Breyta pöntun og breytingasaga
Á pöntunarsíðunni (/dashboard/orders/[id]) er hægt að breyta pöntuninni beint í línutöflunni. Þetta flæði kemur í staðinn fyrir gamla verklagið þar sem þurfti að fella niður línu og stofna sérstaka viðbótarpöntun til að leiðrétta magn eða verð. Núna smellirðu einfaldlega á línu, breytir henni og vistar — allt í einni aðgerð.
Hver einasta breyting er skráð sem viðburður í breytingasögu pöntunarinnar. Allar breytingar sem vistaðar eru í sömu aðgerð fá sama hópauðkenni (change_set_id) og birtast því sem ein færsla í tímalínunni. Þannig verður til fullkomin endurskoðunarslóð (audit trail): hver breytti hverju, úr hvaða gildi í hvaða gildi, og hvenær.
Hvenær er hægt að breyta? Breyting er leyfð í öllum stöðum pöntunar NEMA tveimur: Niðurfellt (cancelled) og Reikningsfært (invoiced). Þegar pöntun er í annarri hvorri þessara staða er línutaflan skrifvarin og engir breytingahnappar birtast. Reyni maður að kalla á breytingaþjónustuna beint hafnar hún með skilaboðunum „Ekki er hægt að breyta pöntun sem er aflýst eða fullreikningsfærð'.
Til viðbótar má aðeins breyta línum sem tilheyra þessari pöntun (línur af gerðinni „Núverandi'). Línur sem koma frá aðalpöntun (parent) þegar horft er úr viðbótarpöntun eru ekki breytanlegar héðan.
| Staða pöntunar | Má breyta línum? | Skýring |
|---|---|---|
| Drög / Í vinnslu / o.fl. | Já | Fullt breytingaflæði virkt |
| Niðurfellt (cancelled) | Nei | Línutafla skrifvarin, engir hnappar |
| Reikningsfært (invoiced) | Nei | Læst — nota þarf inneign/kreditreikning |
| Aðalpöntunarlína (parent) | Nei | Ekki breytanleg úr viðbótarpöntun |
Innan breytingargluggans gilda þrjár lykilreglur um hvað má breyta á hverri línu, allt eftir því hversu langt línan er komin í afgreiðslu:
| Reitur | Regla | Nánar |
|---|---|---|
| Magn | Aldrei lægra en max(afhent magn, reikningsfært magn) | Ekki hægt að „taka til baka' það sem þegar er afhent eða reikningsfært |
| Einingarverð | Aðeins þegar reikningsfært magn = 0 | Verðbreyting læst um leið og lína er reikningsfærð að hluta eða öllu leyti |
| Afsláttur % | Aðeins þegar reikningsfært magn = 0 | Sama regla og einingarverð |
| VSK % | Fylgir vörunni — sýnt en ekki breytt inline | VSK-hlutfall ræðst af vörunni, eins og á sölutorginu |
| Lýsing | Alltaf breytanleg innan gluggans | Textareitur á línunni |
| Undirtexti | Alltaf breytanlegur innan gluggans | Aukatexti undir aðallýsingu |
| Vöruhús / lager | Ekki breytanlegt í línu-ritlinum | Bakendinn/API-ið styður vöruhúsaskipti (warehouse_changed) en línu-ritillinn birtir engan vöruhúsa-val — því er ekki hægt að breyta vöruhúsi línu innan gluggans |
Að opna línu til breytingar er einfalt: smelltu á línuna í töflunni „Línur pöntunar'. Á breytanlegum línum breytist bendillinn í hönd (pointer) þegar farið er yfir línuna, sem gefur til kynna að hún sé smellanleg.
Smelltu einhvers staðar á línuröðina (utan hnappa og innsláttarreita). Línan opnast í breytingarham og reitirnir verða að innsláttarreitum.
Ekki er hægt að hafa tvær línur í breytingu samtímis. Smellirðu á aðra línu meðan ein er í breytingu færðu fyrst spurningu um hvort vista eigi breytingarnar á fyrri línunni.
Sláðu inn nýtt magn, verð, afslátt, lýsingu eða undirtexta. Samtölureiturinn („Samtals') endurreiknast jafnóðum meðan þú slærð inn, svo þú sérð áhrifin strax.
Smelltu á græna hakið (✓ „Vista') eða ýttu á Enter í reit. Rauða krossins (✕ „Henda breytingum') hendir breytingunum án vistunar.
Reitir í línutöflunni. Þegar lína er í breytingarham verða eftirfarandi dálkar að innsláttarreitum. Aðrir dálkar (Afh. magn, Reikn. magn, Samtals) eru aðeins til sýnis og reiknast út frá gildunum.
| Dálkur | Gerð | Breytanlegt? |
|---|---|---|
| Vara / Lýsing | Textareitur | Já — alltaf |
| Undirtexti | Textasvæði (opnast úr skjalatákni) | Já — alltaf |
| Magn | Tölureitur með lágmarki | Já — niður að afhentu/reikningsfærðu |
| Afh. magn | Tala (til sýnis) | Nei — sýnir afhent magn |
| Reikn. magn | Tala (til sýnis) | Nei — sýnir reikningsfært magn |
| Einingarverð | Tölureitur | Já — ef reikn. magn = 0 og verð ekki læst |
| Afsl. % | Tölureitur (0–100) | Já — ef reikn. magn = 0 |
| VSK % | Tala (til sýnis) | Nei — fylgir vörunni |
| Kostn.verð | Tala (sést aðeins með rofanum „Sýna framlegð") | Ekki í línuham — en smellir á gildið til að opna gluggann „Breyta kostnaðarverði" (sýnir framlegð jafnóðum). Leyft ef línan er frítextalína, varan leyfir handvirkt kostnaðarverð eða línan hefur ekkert kostnaðarverð; kostnaður úr FIFO-birgðum er læstur |
| Samtals | Reiknað (til sýnis) | Nei — endurreiknast jafnóðum |
Setja afslátt á allar línur. Hnappurinn „Setja afslátt" fyrir ofan línutöfluna setur sama afslátt á allar vörulínur pöntunarinnar í einni aðgerð og samtölur uppfærast strax. Þú velur hvort núverandi afsláttur á línum standi (afslátturinn fer þá aðeins á línur án afsláttar) eða sé yfirskrifaður á öllum línum. Reikningsfærðar línur, línur án vöru og skilalínur breytast ekki — glugginn segir hversu margar línur fá afsláttinn. Hnappurinn er óvirkur meðan lína er í breytingu eða ef engin lína má fá afslátt.
Undirtexti. Við hlið lýsingarreitsins er skjalatákn. Ef línan hefur þegar undirtexta er táknið blátt og verkfærisábending segir „Hefur undirtexta — smelltu til að breyta'. Ef enginn undirtexti er til staðar er táknið grátt og ábendingin segir „Bæta við undirtexta'. Smellur opnar lítinn glugga („Undirtexti') með textasvæði.
Virkt magn vs. hrátt magn. Breytingaglugginn sýnir og tekur alltaf við *virku* magni, þ.e. quantity − cancelledQuantity (pantað magn að frádregnu því sem búið er að fella niður). Þú þarft aldrei að hugsa um niðurfelldu einingarnar — þú vinnur bara með þá tölu sem er raunverulega í gildi.
Bakendinn þýðir svo breytinguna yfir í geymslureitina á eftirfarandi hátt, svo bókhaldið og lagerinn haldist rétt:
| Breyting á virku magni (A → B) | Þýðing í geymslu | Viðburður |
|---|---|---|
| B > A (hækkun) | quantity += (B − A) | quantity_changed (Magn breytt) |
| B < A (lækkun) | cancelledQuantity += (A − B) | quantity_changed (Magn breytt) |
| B = 0 (öll línan felld inline) | cancelledQuantity += (A − 0) | quantity_changed (Magn breytt) — full lína felld (item_removed) verður aðeins til við „Afturkalla' |
Bæta við nýrri línu. Neðst undir línutöflunni er grænn hnappur „Bæta við línu' (birtist aðeins þegar pöntunin er hvorki niðurfelld né reikningsfærð). Hann opnar innsláttarsvæði fyrir nýja línu með öllum reitum á einni línu.
Græni hnappurinn opnar drög að nýrri línu í ljósgráum kassa neðan við töfluna.
Notaðu vöruleitina („Leita að vöru…') til að velja skráða vöru — þá fyllast verð, VSK, kostnaðarverð og lýsing sjálfkrafa. Þú getur líka sleppt vöru og slegið inn fría lýsingu í Lýsingar-reitinn.
Sláðu inn Magn, Ein.verð án VSK (eða Ein.verð m. VSK — kerfið reiknar hitt), Afsl. % og eftir atvikum Kostn.verð. Samtala og framlegð birtast strax.
Smelltu á græna hakið (✓ „Vista'). Rauða krossins („Henda') lokar drögunum án þess að vista. Vel heppnuð vistun sýnir skilaboðin „Lína bætt við'.
| Reitur í nýrri línu | Lýsing |
|---|---|
| Vara | Vöruleit („Leita að vöru…') — fyllir verð/VSK/kostnað/lýsingu sjálfkrafa |
| Lýsing | Frjáls texti (skylda ef engin vara valin) |
| Magn | Fjöldi eininga — má vera neikvæður (mínus/skilalína), en aldrei núll |
| Ein.verð án VSK | Einingarverð án virðisaukaskatts |
| Ein.verð m. VSK | Einingarverð með VSK — kerfið bakreiknar verð án VSK |
| Afsl. % | Afsláttur 0–100% |
| Kostn.verð | Kostnaðarverð (læst ef varan reiknar það sjálf) |
| Samtals | Reiknuð upphæð með og án VSK (til sýnis) |
Að vista og hætta við. Þú getur vistað línubreytingu á tvo vegu: með því að smella á græna hakið (✓ „Vista') eða með því að ýta á Enter í einhverjum reit. Ef þú smellir á rauða krossinn (✕ „Henda breytingum') er breytingunum hent og línan lokast óbreytt.
Ef þú smellir út fyrir línuna sem er í breytingu (t.d. á aðra línu eða annars staðar á síðuna) og til eru óvistaðar breytingar birtist staðfestingargluggi:
Staðfestingargluggi opnast þegar smellt er út fyrir línu með óvistuðum breytingum.
Hnappurinn „Vista' vistar breytingarnar (sama og græna hakið).
Hnappurinn „Henda breytingum' lokar línunni og hendir öllum óvistuðum breytingum.
Þegar á að nota skilaflæðið í staðinn. Ef viðskiptavinur skilar vöru sem þegar hefur verið afhent á EKKI að lækka magnið í breytingarhamnum — glugginn hafnar hvort eð er magnlækkun undir afhent magn. Í staðinn eru tvær sértækar aðgerðir í aðgerðadálki línunnar:
| Aðgerð | Tákn / hnappur | Hvenær birtist hún |
|---|---|---|
| Afturkalla vörulínu | „Afturkalla' (rautt) | Þegar til er óafhent/óreikningsfært magn sem má fella niður |
| Skila afhentri vöru | „Skila' | Þegar til er afhent magn sem enn er óskilað |
Skilalínu má líka búa til beint í línutöflunni með neikvæðu magni (mínuslína) þegar það á við. Bakendinn passar að slík lína taki ekkert frá á lager og að ekki sé skilað meiru en var afhent og óskilað — annars birtist „Ekki hægt að skila X af línu … — aðeins Y afhent og óskilað.'.
Breytingasaga. Neðar á pöntunarsíðunni er kort merkt „Breytingasaga' (með fjölda breytinga í sviga, t.d. „Breytingasaga (12)'). Þar birtist heildartímalína allra breytinga á pöntuninni, hópuð eftir vistun (change_set_id) svo hver vistun er ein færsla. Ef engar breytingar hafa verið gerðar stendur „Engar breytingar skráðar'.
| Dálkur | Efni |
|---|---|
| Tími | Dagsetning og tími breytingar (DD.MM.YYYY HH:mm) |
| Notandi | Nafn þess sem gerði breytinguna (eða „Kerfið' ef sjálfvirkt) |
| Lína | Lýsing/SKU vörulínunnar sem breytingin á við |
| Breyting | Tegund breytingar með tákni (t.d. „Magn breytt') |
| Áður | Gildi fyrir breytingu |
| Eftir | Gildi eftir breytingu |
| Ástæða | Valfrjáls ástæða/skýring sem fylgdi breytingunni |
Hvað er skráð í hverjum viðburði. Hver breytingaviðburður geymir nákvæmlega hvað breyttist. Grunnreitirnir eru:
| Reitur | Innihald |
|---|---|
| event_type | Tegund viðburðar (t.d. quantity_changed, price_changed) |
| field | Hvaða reitur breyttist (t.d. quantity, unitPrice) — tómt fyrir línu bætta við/fjarlægða |
| old_value | Fyrra gildi (JSON) — heil línumynd fyrir nýja/fjarlægða línu |
| new_value | Nýtt gildi (JSON) |
| reason | Valfrjáls ástæða/skýring |
| change_set_id | Hópauðkenni — allar breytingar úr sömu vistun deila því |
| user_id | Notandinn sem gerði breytinguna |
| created_at | Tímastimpill |
Í línutöflunni fá breyttar línur merkingu í Pöntun-dálknum: gulur miði „Breytt' ef eitthvað var breytt á línunni eftir að pöntunin var stofnuð, og grænn miði „Viðbót' ef línan var bætt við síðar. Þessi merking uppfærist sjálfkrafa eftir hverja vistun.
Tegundir breytinga sem birtast í sögunni. Hver viðburðategund hefur eigin íslenskt heiti og tákn í tímalínunni:
| Tegund (kerfi) | Heiti í sögu | Tákn | Hvenær |
|---|---|---|---|
| item_added | Ný lína | ⊕ | Ný lína bætt við |
| item_removed | Lína fjarlægð | ⊖ | Lína felld að fullu með „Afturkalla' (ekki með því að setja magn í 0 inline) |
| quantity_changed | Magn breytt | ↻ | Virku magni breytt (án þess að fella línu) |
| price_changed | Verð breytt | ↻ | Einingarverði breytt |
| discount_changed | Afsláttur breyttur | ↻ | Afsláttarprósentu breytt |
| tax_rate_changed | VSK breyttur | ↻ | VSK-hlutfalli breytt |
| description_changed | Lýsing breytt | ↻ | Lýsingu eða undirtexta breytt |
| warehouse_changed | Vöruhús breytt | ↻ | Vöruhúsi/lager línunnar breytt |
| header_changed | Hausupplýsingar breyttar | ↻ | Reit á haus pöntunar breytt |
| Hausreitur (field) | Heiti í sögu |
|---|---|
| orderDate | Pöntunardagur |
| deliveryDate | Afhendingardagur |
| shippingAddress | Sendingaheimilis |
| notes | Athugasemd |
| reference | Tilvísun |
Áhrif breytinga á pöntunina. Þegar breyting er vistuð endurreiknar kerfið sjálfkrafa:
| Þáttur | Hvað gerist |
|---|---|
| Samtölur pöntunar | Heildarupphæð, VSK og nettó endurreiknast út frá nýju línunum |
| Frátekt á lager | Frátekt vörunnar (reservation) hækkar/lækkar í takt við virkt magn |
| Vöruhúsafrátekt | Færist milli vöruhúsa ef vöruhúsi línu er breytt um API — vöruhús er þó ekki breytanlegt í línu-ritlinum |
| Afhendingarstaða | Staða pöntunar uppfærist (updateOrderStatus) eftir breytingu |
| Merkingar á línum | „Breytt'/„Viðbót'-miðar uppfærast í Pöntun-dálknum |
| Breytingafjöldi | Talan í „Breytingasaga (N)' hækkar |
Af hverju eru sumar breytingar læstar? Þegar lína hefur verið afhent má ekki lækka magnið undir afhent magn, því varan er þegar farin af lager — það þarf skilaflæði til að vinda ofan af því. Þegar lína hefur verið reikningsfærð má hvorki breyta verði né afslætti, því reikningur hefur þegar verið gefinn út með þeim tölum; leiðrétting eftir það krefst inneignar/kreditreiknings.
Hagnýt ráð. Notaðu réttu leiðina fyrir hvert tilvik svo bókhald og lager haldist rétt:
| Aðstæður | Rétt leið |
|---|---|
| Rangt magn slegið inn áður en afhent | Breyta magni beint í línu |
| Rangt verð áður en reikningsfært | Breyta einingarverði/afslætti í línu |
| Röng lýsing eða undirtexti | Breyta lýsingu í línu (alltaf leyft) |
| Bæta þarf vöru á pöntunina | Nota „Bæta við línu' |
| Viðskiptavinur skilar afhentri vöru | Nota skilaflæðið („Skila') → RETURN + inneign |
| Fella þarf óafhenta línu | Nota „Afturkalla' eða setja magn í 0 |