Sölupantanir

Sölupantanir eru pantanir frá viðskiptavinum sem haldið er utan um áður en (eða á meðan) reikningur er gefinn út. Þær henta þegar taka þarf vörur til úr lager, afhenda síðar eða senda í mörgum hlutum, eða þegar innheimta á fyrirframgreiðslu áður en afhent er. Hver pöntun heldur utan um þrjár aðskildar víddir — framvindu, afhendingu og reikningsfærslu — auk greiðslustöðu, og geymir fulla sögu allra breytinga.

Þessi síða (Sölupantanir) er listayfirlit yfir allar pantanir. Sjálf pöntunin er stofnuð á Söluborðinu — þegar smellt er á „Ný pöntun" opnast söluborðið. Þegar smellt er á pöntun í listanum opnast ítarleg pöntunarsíða þar sem öll vinnsla fer fram.

Fjögur samantektarspjöld birtast efst og gefa fljótlega yfirsýn:

• Heildarfjöldi — fjöldi virkra pantana.
• Heildarvirði — samanlögð fjárhæð pantana (t.d. 1.024 kr.).
• Í vinnslu — fjöldi pantana sem eru í vinnslu.
• Afhentar — fjöldi pantana sem búið er að afhenda.

Yfir töflunni er síuspjald með eftirfarandi valkostum:

Hægt er að raða eftir flestum dálkum með því að smella á fyrirsögnina. Sjálfgefið raðast listinn eftir dagsetningu, nýjasta efst.

Hver pöntun hefur aðskildar stöður sem geta þróast óháð hver annarri. Litir fylgja stöðluðum merkjalitum kerfisins.

Þegar pöntun er opnuð birtast aðgerðahnappar efst til hægri. Hvaða hnappar sjást ræðst af stöðu pöntunar:

• Til baka / Til baka á söluborð — fer aftur í listann eða á söluborðið eftir því hvaðan komið var.
• Staðfesta pöntun — birtist aðeins meðan pöntun er „Í bið". Staðfestir pöntunina (skref sem verður að taka áður en hægt er að afhenda eða reikningsfæra).
• Búa til afhendingarseðil — birtist þegar eitthvað er eftir að afhenda. Óvirkt þar til pöntun hefur verið staðfest.
• Búa til reikning — birtist þegar eitthvað er eftir að reikningsfæra. Óvirkt þar til pöntun hefur verið staðfest.
• Búa til samning — sést ef þú hefur heimild til að skrifa samninga. Opnar töframann (sniðmát, breytur, forskoðun) sem býr til samning úr pöntuninni; sjá Samningar.
• Senda í tölvupósti — sendir pöntunina á viðskiptavin sem PDF.
• Prenta — prentar pöntun. Fellilisti gefur „Prenta án verða" og „Sækja PDF".
• Fella niður — fellir pöntunina niður (rauður hnappur). Er afhent eða að hluta afhent birtist áminning um að skila þurfi vörunum á lager fyrst. Ekki í boði á reikningsfærðri pöntun.
• Skila vörum — birtist þegar pöntun er afhent að hluta eða að fullu; skilar afhentum vörum aftur á lager.
• Fella niður eftirstöðvar — rauður hnappur á pöntun sem er að hluta reikningsfærð (eða fullreikningsfærð með ónotaða innborgun). Fellir niður það sem ekki var afhent/reikningsfært; umfram innborgun færist á inneign viðskiptavinar, ógreidd krafa er felld niður og ófrádregnar eftirstöðvar innborgunarreikninga eru kreditfærðar. Ástæða er valfrjáls.

Upplýsingaspjald pöntunar

Efsta spjaldið sýnir yfirlit yfir pöntunina með merkjum fyrir afhendingu, reikningsfærslu og greiðslu. Reitir eru m.a.:

Vörulínutafla pöntunar

Aðaltaflan sýnir allar vörulínur. Fullkallaðar (afturkallaðar) línur eru faldar en varðveittar í breytingasögu. Fyrir ofan töfluna eru hnapparnir „Setja afslátt" (sami afsláttur á allar línur í einu — veldu hvort núverandi afsláttur standi eða sé yfirskrifaður; reikningsfærðar línur, línur án vöru og skilalínur breytast ekki) og rofinn „Sýna framlegð". Dálkar eru:

Glugginn heldur utan um sendinguna og getur um leið stofnað reikning og kröfu í banka. Sé pöntunin frá vefverslun er flutningsvalið forútfyllt.

Reikningur — glugginn „Búa til reikning"

Innborganir og bankakröfur

Spjaldið Innborganir heldur utan um fyrirframgreiðslur á pöntunina. Þar er hnappurinn „Taka við innborgun" (aðeins á aðalpöntun meðan innborganir eru leyfðar). Innborganir eru alltaf skráðar á aðalpöntunina, ekki á viðbótarpantanir.

Bankakröfur birtast sem borðar með kröfunúmeri og stöðu: Greidd, Hlutgreidd, Virk eða Í bið. Meðan krafan er ógreidd má Breyta henni eða Fella út, og hún sýnir hvort „Má greiða inn á kröfu" eða ekki.

Innborgunarreikningar

Sumir viðskiptavinir (t.d. opinberir aðilar) verða að fá reikning fyrir innborgun. Innborgunarreikningur er venjulegur VSK-reikningur með titlinum „Reikningur – innborgun"; hann bókast á fyrirframgreiðslur (4405) og útskatt, ekki tekjur.

• Greitt fyrst: á móttekinni innborgun í spjaldinu Innborganir er aðgerðin „Bóka innborgunarreikning" — reikningurinn er gefinn út og innborgunin jöfnuð á hann strax.
• Reikningur fyrst: „Gefa út innborgunarreikning" (upphæð eða hlutfall af pöntun, með vali á gjalddaga og eindaga og rofa fyrir bankakröfu), þakið við heild pöntunar. Á bankakröfu í spjaldinu er líka hnappurinn „Gefa út innborgunarreikning", sem gefur reikninginn út og tengir kröfuna við hann. Dálkurinn „Ófrádregið" sýnir hvað á eftir að draga frá lokareikningi eða kreditfæra. Hann er greiddur eins og hver annar reikningur. Sé opin bankakrafa á pöntuninni án reiknings er hún endurtengd á nýja reikninginn (ógreidd, sömu upphæðar) eða felld út — sé krafan í greiðsluferli eða þegar greidd án þess að greiðslan sé skráð innborgun er útgáfu hafnað; skrá þá greiðsluna sem innborgun og nota „Bóka innborgunarreikning" í staðinn. Berist greiðslan sem innborgun á pöntunina má „Jafna á innborgunarreikning".
• Frádráttur: reikningur af pöntuninni dregur innborgunarreikninga frá sjálfkrafa (hægt að haka af einstaka reikninga í reikningsglugganum), upp að upphæð reikningsins; afgangurinn flyst á næsta reikning.
• Minni vinna eða verki hætt: „Kreditfæra eftirstöðvar" býr til kreditreikning fyrir það sem ekki var dregið frá; hafi hann verið greiddur fer ofgreiðslan á inneign viðskiptavinar. „Fella niður eftirstöðvar" á pöntuninni kreditfærir opna innborgunarreikninga sjálfkrafa; að fella pöntunina alveg niður er hafnað meðan innborgunarreikningur á eftirstöðvar.
• Þök: þrjár leiðir, ólík hegðun. Innborgun er hafnað fari hún umfram heild pöntunar að teknu tilliti til innborgana, opinna innborgunarreikninga og krafna sem þegar eru í greiðslu — skrá þá greiðsluna á innborgunarreikninginn í staðinn. Bankakrafa er hafnað á sömu forsendum, að auki með útistandandi kröfur, en aðeins þegar eitthvað er þegar skráð á pöntunina; á hreinni vefverslunarpöntun án nokkurrar skráningar er upphæðin þess í stað skorin niður við eftirstöðvarnar. Kortagreiðsla í posa er hafnað fyrir áritun aðeins þegar opinn innborgunarreikningur nær þegar yfir pöntunina — annars er kortagreiðslu ekki hafnað. Undantekning fyrir allar leiðir: peningar sem þegar hafa verið teknir (lokið kortaáritun eða bankastaðfest krafa) eru alltaf skráðir, með viðvörun ef þak fer yfir.
• VSK af innborgunarreikningum telur til veltu í VSK-skýrslunni eftir þrepi, og rafrænir reikningar (Peppol) vísa í innborgunarreikninginn (BillingReference) á frádráttarlínunum.

Breyta pöntun í staðnum

Þú breytir pöntun beint í vörulínutöflunni — smellir á línu, lagfærir magn, verð, afslátt, VSK, lýsingu eða undirtexta og vistar með grænu ✓ (eða hendir með rauðu ✕). Í stað þess að fella niður línu og búa til viðaukapöntun heldur kerfið sjálfkrafa utan um allar breytingar.

• Læsingar: Ekki er hægt að lækka magn niður fyrir það sem þegar er afhent/reikningsfært, og verð/afsláttur læsist þegar lína hefur verið reikningsfærð (eða varan er verðlæst).
• Breytingasaga: Sérstakt spjald sýnir sögu allra breytinga (hvað breyttist, hvenær og af hverjum), með teljara á fjölda breytinga í fyrirsögninni.
• Saga (atburðaskrá): Tímalína sem sameinar alla atburði pöntunar — stofnun, tölvupósta, afhendingarseðla, reikninga, fyrirframgreiðslur, athugasemdir, viðhengi, sendingar og niðurfellingu.

Afturkalla vörulínu

Hnappurinn „Afturkalla" á vörulínu (aðeins ef ekki er allt afhent/reikningsfært) opnar glugga „Afturkalla vörulínu". Þar sést Heildarmagn, Afturkallað, Afhent/Reikningsfært og Tiltækt til afturköllunar. Þú velur Magn til afturköllunar og skráir Ástæðu afturköllunar, og staðfestir með „Afturkalla".

Skila afhentri vöru

Hafi vara þegar verið afhent þarf fyrst að skila henni á lager. Hnappurinn „Skila" á línu (eða „Skila vörum" efst) opnar gluggann „Skila vörum af pöntun" með dálkunum Lýsing, Afhent, Áður skilað og Skila magn, auk frjáls Ástæðu-reits og gátreitsins „Bóka móttöku skila strax (vara aftur inn á lager)". Neðst sést Skila-fjárhæð. Hnappurinn heitir „Bæta skila-línu við" eða „Skila og bóka móttöku" eftir vali.

Fella niður pöntun

Hnappurinn „Fella niður" fellir pöntunina niður. Ef pöntun er afhent (að hluta eða að fullu) birtist fyrst áminning um að skila þurfi vörunum á lager áður en niðurfelling verður virk. Sé innborgun á pöntuninni spyr kerfið hvort færa eigi hana á inneign viðskiptavinar um leið og pöntunin er felld niður. Niðurfelldar pantanir fá merkið „Niðurfellt" og eru faldar úr listanum nema kveikt sé á „Sýna niðurfelldar".

Tengd skjöl á pöntunarsíðu

• Skráðar sendingar — sendingar sem hafa verið forskráðar en ekki tengdar afhendingarseðli. Hnappur „Skrá nýja sendingu"; hægt að sækja miða.
• Afhendingarseðlar — listi (Afhendingarseðilsnr., Afhendingardag, Fjöldi vara, Fjöldi pakka, Sending) með aðgerðunum Skoða og Prenta afhendingarseðil.
• Tengdir sölureikningar — reikningar sem stofnaðir hafa verið úr pöntuninni (Reikningsnr., Dagsetning, Staða) með möguleika á Kreditreikningi.

Afhendingar í bið (backorders)

Síðan „Afhendingar í bið" (aðgengileg m.a. af Söluborði) sýnir allar pantaðar vörulínur sem eftir á að afhenda — það sem viðskiptavinur bíður eftir. Taflan sýnir Vöru, Pöntun, Viðskiptavin, pantað Magn, Afhent, Vantar (það sem eftir stendur), Lagerstöðu (Til á lager eða Ekki til) og dagsetningu. Þegar vara sem vantaði er komin aftur á lager sést það strax í dálknum Lagerstaða. „Taka af lista" fjarlægir línu af biðlistanum.