Innheimtuaðvaranir

Sjálfvirkar áminningar um ógreidda reikninga

Á síðunni Innheimtuaðvaranir (Stillingar → Innheimta & banki → Innheimtuaðvaranir) stillir þú sjálfvirkar tölvupóst-áminningar sem kerfið sendir viðskiptavinum um ógreiddar kröfur. Áminningar eru bundnar við bankakröfur — reikningur án virkrar kröfu fær enga áminningu. Kerfið getur sent eina áminningu á eindaga (eindagaáminning) og allt að þrjár áminningar á tilteknum dagafjölda eftir eindaga. Ef krafan er tengd reikningi fylgir PDF-afrit af honum með póstinum; kröfur án reiknings (t.d. kröfur vegna pantana) fá áminningu án viðhengis. Síðan er aðeins í valmynd stjórnenda fyrirtækisins.

Áminningarnar eru eingöngu tölvupóstur. Þær leggja hvorki gjöld né vexti á kröfuna, breyta henni ekki í bankanum og stofna engar bókhaldsfærslur.

Síðan skiptist í þrennt: efst er upplýsingaborði („Um innheimtuaðvaranir") sem útskýrir kerfið, í miðjunni er spjaldið Stillingar þar sem þú kveikir á áminningum og stillir tímasetningar, og neðst er spjaldið Nýlegar tilkynningar með sögu yfir sendar áminningar. Efst til hægri er hnappurinn Endurhlaða sem sækir bæði stillingar og sögu upp á nýtt.

Stækka

Innheimtuaðvaranir: stillingar og saga sendra tilkynninga

Sjálfvirka keyrslan fer fram daglega kl. 10:00 að íslenskum tíma (Atlantic/Reykjavik). Þá eru eindagaáminningar sendar fyrir kröfur sem eru á eindaga þann dag, og áminningar eftir eindaga fyrir kröfur þar sem eindaginn var fyrir nákvæmlega stilltum dagafjölda (t.d. fyrir 7 eða 14 dögum). Áminning sem missir af sínum degi (t.d. af því að slökkt var á áminningum þann dag) er ekki send síðar.

Spjaldið „Stillingar"

Hér stjórnar þú öllum tímasetningum. Tveir rofar ráða ferðinni og eru óháðir hvor öðrum: aðalrofinn Virkja innheimtuaðvaranir stýrir áminningum eftir eindaga, og rofinn Senda áminningu á eindaga stýrir eindagaáminningunni.

Reitur	Lýsing	Skylda
Virkja innheimtuaðvaranir	Aðalrofi (Virkt/Óvirkt) fyrir 1./2./3. áminningu eftir eindaga. Þegar slökkt er á honum eru engar áminningar eftir eindaga sendar, reitirnir fyrir 1./2./3. áminningu verða óvirkir og hnappurinn „Prófa núna" líka. Eindagaáminningin fer ekki eftir þessum rofa.	Nei
Senda áminningu á eindaga	Rofi (Já/Nei) fyrir eindagaáminningu sem sendist í keyrslunni kl. 10:00 á sjálfan eindagann. Virkar óháð aðalrofanum.	Nei
1. áminning	Dagafjöldi eftir eindaga fyrir fyrstu áminningu (sjálfgefið 7). Heil tala á bilinu 1–365.	Já
2. áminning	Dagafjöldi eftir eindaga fyrir aðra áminningu (sjálfgefið 14). Heil tala á bilinu 1–365.	Já
3. áminning (valfrjálst)	Dagafjöldi eftir eindaga fyrir þriðju áminningu (1–365). Skildu reitinn eftir tóman til að slökkva á þriðju áminningu.	Nei

Sé slökkt á aðalrofanum „Virkja innheimtuaðvaranir" en kveikt á „Senda áminningu á eindaga" fá viðskiptavinir samt eindagaáminningu. Til að stöðva allar sjálfvirkar áminningar þarf að slökkva á báðum rofunum og vista.

Kveiktu á áminningum

Settu rofann „Virkja innheimtuaðvaranir" á Virkt. Þetta opnar dagafjöldareitina og virkjar „Prófa núna".

Veldu eindagaáminningu

Stilltu „Senda áminningu á eindaga" á Já ef þú vilt að viðskiptavinur fái póst kl. 10:00 á sjálfan eindagann, eða Nei til að sleppa henni.

Stilltu dagafjölda

Settu dagafjölda fyrir 1. áminningu (t.d. 7 dagar) og 2. áminningu (t.d. 14 dagar). Bættu við 3. áminningu ef þörf krefur, annars láttu reitinn vera tóman.

Vista

Smelltu á „Vista stillingar". Hnappurinn verður grænn og sýnir „Vistað" og skilaboðin „Stillingar vistaðar" birtast.

Keyra strax (valfrjálst)

Smelltu á „Prófa núna" til að keyra áminningar dagsins samstundis. Þetta sendir raunverulega pósta til viðskiptavina og niðurstaðan bætist í söguna neðst.

Hnappurinn Prófa núna er ekki prufusending: hann keyrir sömu rökvísi og daglega keyrslan, aðeins fyrir þitt fyrirtæki, og sendir raunverulega pósta á viðskiptavini vegna krafna sem eiga áminningu í dag. Hann sendir ekki áminningar sem misstu af sínum degi. Áminning sem þegar var send í dag er ekki send aftur.

Skilaboð eftir „Prófa núna"	Merking
„1 tilkynning send" / „N tilkynningar sendar"	Svona margar áminningar voru sendar.
„Engar kröfur fundust sem þurfa tilkynningu"	Kröfur fundust en var sleppt — viðskiptavinurinn er undanskilinn eða áminning var send á reikninginn síðustu 24 klst.
„Engar tilkynningar sendar"	Engin krafa á áminningu í dag, eða sending mistókst. Skoðaðu söguna neðst og netföng viðskiptavina.

Spjaldið „Nýlegar tilkynningar"

Taflan sýnir 20 nýjustu áminningarnar (sendar og misheppnaðar), nýjustu efst, 10 í hverri síðu. Hnappurinn Endurhlaða efst í horni spjaldsins sækir söguna aftur. Sé engin saga til birtist textinn „Engar tilkynningar sendar enn". Handvirkar áminningar sem sendar eru af reikningi birtast hér líka.

Reitur	Lýsing	Skylda
Dagsetning	Dagurinn sem áminningin var keyrð/send (á íslensku sniði).	—
Tegund	Tegund áminningar sem litamerkt merki: Eindagi (appelsínugult) eða 1./2./3. áminning (blátt).	—
Krafa	Reikningsnúmer kröfunnar eða kröfunúmer ef reikningsnúmer vantar.	—
Netfang	Netfangið sem áminningin var send á (netfang viðskiptavinar eða reiknings).	—
Staða	Grænt merki „Sent" ef tókst, rautt „Mistókst" ef ekki. Bentu á merkið til að sjá villuboð fyrir misheppnaða sendingu.	—

Tegundir áminninga

Í sögunni birtast þessar tegundir:

Tegund	Litur	Merking
Eindagi	Appelsínugult	Áminning send á sjálfan eindaga kröfunnar („á eindaga í dag").
1. áminning	Blátt	Fyrsta áminning eftir eindaga, á stilltum dagafjölda (t.d. 7 dögum eftir eindaga).
2. áminning	Blátt	Önnur áminning eftir eindaga, á stilltum dagafjölda (t.d. 14 dögum eftir eindaga).
3. áminning	Blátt	Þriðja og síðasta áminning eftir eindaga (valfrjáls, aðeins ef stillt).
MANUAL	Blátt	Handvirk áminning send með „Senda greiðsluáminningu" af reikningi (sjá neðar).

Staða áminningar er annaðhvort grænt merki Sent (tókst að senda) eða rautt merki Mistókst (sending tölvupóstsins brást, t.d. villa hjá póstþjóni). Bentu á rauða merkið til að sjá nákvæm villuboð. Ath.: finnist ekkert netfang fyrir kröfuna er engin áminning send og það er ekki skráð í söguna — gakktu því úr skugga um að viðskiptavinir hafi netfang.

Hvaða kröfur fá áminningu?

Sjálfvirk áminning er aðeins send fyrir bankakröfu sem uppfyllir öll eftirfarandi skilyrði:

Krafan er virk (staðan ACTIVE).
Greiðslustaða er hvorki „Greitt" né „Felld niður".
Eftirstöðvar eru hærri en núll.
Eindagi kröfunnar er annaðhvort í dag (eindagaáminning) eða fyrir nákvæmlega stilltum dagafjölda (áminning eftir eindaga).
Viðskiptavinurinn er ekki undanskilinn (sjá „Undanþágur á einstaka viðskiptavini").

Kerfið forðast tvítekningar: sama tegund áminningar er aldrei send tvisvar fyrir sömu kröfu sama dag. Auk þess gildir 24 klst. kælitími — hafi einhver áminning (sjálfvirk eða handvirk) verið send með árangri á reikninginn (eða kröfuna, sé hún án reiknings) síðustu 24 klukkustundir sleppir sjálfvirka keyrslan næstu áminningu svo viðskiptavinur fái ekki marga pósta í röð. Sú áminning er ekki send síðar.

Netfang er valið sjálfkrafa: fyrst er reynt netfang viðskiptavinar, og ef það vantar er notað netfangið sem skráð er á reikningnum sjálfum. Finnist hvorugt er engin áminning send.

Undanþágur á einstaka viðskiptavini

Hægt er að stýra áminningum fyrir hvern viðskiptavin sérstaklega. Opnaðu viðskiptavininn (Sala → Viðskiptavinir), farðu í flipann Innheimtuaðvaranir, veldu gildi fyrir hvern þátt og smelltu á Vista stillingar. Sjálfgefið fylgir viðskiptavinur stillingum fyrirtækisins.

Reitur	Lýsing	Skylda
Allar innheimtuaðvaranir	Nota sjálfgefið / Kveikt / Slökkt. „Slökkt" stöðvar áminningar eftir eindaga til viðskiptavinarins og gerir hina tvo reitina óvirka. Eindagaáminningin fer eftir reitnum „Eindagaáminning" (sjá viðvörun hér að neðan).	Nei
Eindagaáminning	Nota sjálfgefið / Kveikt / Slökkt. „Slökkt" stöðvar eindagaáminningu til þessa viðskiptavinar.	Nei
Áminningar eftir eindaga	Nota sjálfgefið / Kveikt / Slökkt. „Slökkt" stöðvar 1./2./3. áminningu eftir eindaga til þessa viðskiptavinar.	Nei

Til að undanskilja viðskiptavin frá öllum sjálfvirkum áminningum skaltu fyrst velja Slökkt í „Eindagaáminning" og síðan Slökkt í „Allar innheimtuaðvaranir", og vista. Sé „Allar innheimtuaðvaranir" sett á Slökkt meðan „Eindagaáminning" er á „Nota sjálfgefið" fær viðskiptavinurinn áfram eindagaáminningu, sé hún virk hjá fyrirtækinu.

Gildið Nota sjálfgefið þýðir að viðskiptavinurinn fer eftir stillingum fyrirtækisins á þessari síðu. Kveikt getur ekki hnekkt því ef slökkt er á viðkomandi áminningu hjá fyrirtækinu. Veldu Slökkt aðeins ef þú vilt beinlínis undanskilja tiltekinn viðskiptavin (t.d. stóran samningsaðila sem sér um greiðslur sjálfur).

Handvirka áminningin Senda greiðsluáminningu er á sölureikningnum sjálfum (Sala → Sölureikningar → opna reikning, hlutinn „Krafa í netbanka") og er aðskilin frá sjálfvirku keyrslunni. Hún fer framhjá stillingum á þessari síðu og undanþágum viðskiptavinar (þar sem um beina aðgerð notanda er að ræða) en virðir sama 24 klst. kælitíma. Hnappurinn birtist aðeins þegar krafan er hvorki greidd né felld niður, eindagi bæði reikningsins og kröfunnar er liðinn og reikningurinn er ekki sögufærsla.

Áminningar berast aðeins vegna virkra bankakrafna. Stofnaðu kröfu fyrir reikninginn (hnappurinn „Senda kröfu í heimabanka" í hlutanum „Krafa í netbanka" á reikningnum) svo áminningar fari af stað. Reikningur án kröfu fær enga sjálfvirka áminningu, óháð stillingum hér.

Áminningarpósturinn

Tölvupósturinn er sendur í nafni fyrirtækisins með haus þess (nafn og lógó) og appelsínugulum áherslulit. Í honum eru greiðsluupplýsingar: viðskiptavinur, reikningsnúmer, gjalddagi, eindagi, heildarupphæð og eftirstöðvar, ásamt kröfunúmeri og kennitölu kröfuhafa. PDF-afrit af reikningnum er hengt við (t.d. „reikningur-1024.pdf") ef krafan er tengd reikningi; takist ekki að búa PDF-skjalið til er pósturinn sendur án þess. Pósturinn er á tungumáli viðskiptavinarins (íslensku eða ensku). Efnislínan er t.d. „Áminning frá [fyrirtæki] - Reikningur [nr] á eindaga í dag - [viðskiptavinur]" fyrir eindagaáminningu og „Áminning frá [fyrirtæki] - Ógreiddur reikningur [nr] - [viðskiptavinur]" fyrir áminningar eftir eindaga.

Til að senda áminningarpósta þarf tölvupóstur að vera rétt uppsettur fyrir fyrirtækið. Svarnetfangið (reply-to) er sett á netfang fyrirtækisins þannig að svör viðskiptavina berist beint til ykkar.

Tengdar síður