Fjárhagsskýrslur

Prófjöfnuður, efnahagsreikningur, rekstrarreikningur og aðalbók í rauntíma

Fjárhagsskýrslur draga saman fjárhagsstöðu og afkomu fyrirtækisins beint úr bókhaldinu. Þú finnur síðuna undir Bókhald > Fjárhagsskýrslur; til að sjá hana þarftu lesheimild í bókhaldi. Síðan heitir Fjárhagsskýrslur (fyrirsögn efst á síðunni) og skiptist í fjóra flipa: Prófjöfnuður, Efnahagsreikningur, Rekstrarreikningur og Aðalbók. Allar skýrslurnar eru reiknaðar í rauntíma — það er ekkert að vista eða bóka hér, þú velur bara dagsetningu eða tímabil og skýrslan uppfærist sjálfkrafa.

Allar fjórar skýrslurnar telja eingöngu bókaðar færslur (staða „Bókað"). Drög og óbókaðar dagbókarfærslur birtast ekki og ógiltar færslur telja aldrei með. Ólíkt síðunni Bókhald > Prófjöfnuður er hér enginn rofi til að taka óbókaðar dagbækur með. Ef tala vantar í skýrslu er líklegasta skýringin sú að viðkomandi færsla sé enn í drögum í Færslubók/Dagbók og hafi ekki verið bókuð.

Formlegur ársreikningur (þ.m.t. sjóðstreymi) er á sérstakri síðu, „Ársreikningur". Þessi síða snýst um rauntíma-yfirlitsskýrslurnar fjórar sem þú notar til daglegs eftirlits, villuleitar og tímabilsuppgjörs. Ekkert á þessari síðu er sent til RSK — skattframtal er unnið á síðunni Framtal og virðisaukaskattsskil á síðunni Virðisaukaskattur.

Stækka

Fjárhagsskýrslur: flipar fyrir Prófjöfnuð, Efnahagsreikning, Rekstrarreikning og Aðalbók

Flipi	Hvað hann sýnir	Tímaval
Prófjöfnuður	Allir lyklar með hreyfingu: Debet, Kredit og Staða uppsafnað að valinni dagsetningu	Ein dagsetning (staða per dag)
Efnahagsreikningur	Fjárhagsstaða: Eignir = Skuldir + Eigið fé, uppsafnað að valinni dagsetningu	Ein dagsetning (staða per dag)
Rekstrarreikningur	Tekjur og gjöld á tímabilinu og hreinn hagnaður/tap	Tímabil (frá–til)
Aðalbók	Allir lyklar með sundurliðuðum hreyfingum og hlaupandi stöðu	Tímabil (frá–til, valfrjálst)

Flipi 1 — Prófjöfnuður

Prófjöfnuður listar alla lykla úr lyklaskránni sem eiga einhverja hreyfingu að valinni dagsetningu — líka óvirka lykla sem eiga færslur. Efst er dagsetningarval („Dagsetning:") sem sjálfgefið stendur á deginum í dag. Staðan er reiknuð uppsafnað til og með þeim degi: hafi reikningsár verið flutt með árslokayfirfærslu byrjar talningin við upphafsstöðu síðasta flutta reikningsárs á eða fyrir valinni dagsetningu (fyrri ár eru þá ekki tvítalin), annars frá fyrstu færslu. Aðeins lyklar sem eiga debet eða kredit birtast — lyklar án hreyfingar eru faldir.

Dálkur	Lýsing
Reikningsnúmer	Lyklanúmer úr lyklaskránni (t.d. 1100).
Reikningsheiti	Heiti lykils.
Tegund	Tegund lykils sem blár merkimiði: Eign, Skuld, Eigið fé, Tekjur eða Gjöld.
Debet	Samtala allra debet-hreyfinga lykilsins. Sýnd í grænu; núll birtist sem „-".
Kredit	Samtala allra kredit-hreyfinga lykilsins. Sýnd í rauðu; núll birtist sem „-".
Staða	Nettóstaða: Eign og Gjöld = Debet − Kredit, aðrir = Kredit − Debet. Neikvæð staða sýnd í rauðu.

Efst yfir töflunni birtist stöðuborði: grænn „Prófjöfnuður í jafnvægi" ef samtala debet = samtala kredit, eða rauður „Jafnvægisvilla" með mismuninum (heildar-debet − heildar-kredit) ef þær stemma ekki. Jafnvægisvilla þýðir að einhver bókun er ekki í jafnvægi (debet ≠ kredit) — þá þarf að finna og laga viðkomandi færslu.

Neðst er samtölurönd („Samtals") sem sýnir heildar-debet og heildar-kredit. Auk þess styður taflan Excel-stíl val: smelltu á tölu í Debet- eða Kredit-dálki og hún velst; neðst birtist blá rönd „Valið (n):" með hlekknum „Hreinsa val", samtölu valinna debet-talna, samtölu valinna kredit-talna og — í Stöðu-dálknum — mismuninum (debet − kredit), grænum ef hann er 0. Þetta er handhægt til að leggja saman valda lykla án reiknivélar. Valið hreinsast þegar skýrslan hleðst aftur (t.d. þegar þú breytir dagsetningu).

Flipi 2 — Efnahagsreikningur

Efnahagsreikningur sýnir fjárhagsstöðu fyrirtækisins á tilteknum degi (dagsetningarval efst, sjálfgefið í dag). Staðan er uppsöfnuð að þeim degi, með sömu reglu um flutt reikningsár og í Prófjöfnuði. Skjárinn skiptist í tvo dálka: Eignir vinstra megin, og Skuldir og Eigið fé hægra megin, hvort í sínu spjaldi. Hvert spjald hefur dálkana Númer, Reikningur og Staða. Aðeins lyklar með stöðu sem er ekki núll birtast.

Hluti	Lýsing
Eignir	Lyklar af tegund Eign (bankareikningar, viðskiptakröfur, birgðir, fastafjármunir). Staða = Debet − Kredit. Undir töflunni: „Eignir samtals".
Skuldir	Lyklar af tegund Skuld (viðskiptaskuldir, VSK-skuld, lán). Staða = Kredit − Debet. Undir: „Skuldir samtals".
Eigið fé	Lyklar af tegund Eigið fé (hlutafé, óráðstafað eigið fé). Staða = Kredit − Debet. Auk þess birtist lína án lyklanúmers, „Rekstrarniðurstaða tímabils (óráðstafað)", þegar tekju- og gjaldalyklar bera hagnað eða tap sem árslokayfirfærsla hefur ekki enn fært á eigið fé (Tekjur − Gjöld). Undir: „Eigið fé samtals".
Skuldir og eigið fé samtals	Neðsta samtalan hægra megin: Skuldir samtals + Eigið fé samtals. Á að vera jöfn Eignum samtals.

Efnahagsreikningur verður alltaf að standast jöfnuna Eignir = Skuldir + Eigið fé. Ef hann stemmar birtist grænn borði „Efnahagsreikningur í jafnvægi" með tölunum; ef ekki birtist rauður borði „Jafnvægisvilla í efnahagsreikningi". Þar sem óráðstöfuð rekstrarniðurstaða er reiknuð inn í eigið fé þarf ekki að loka árinu til að efnahagurinn stemmi innan ársins. Ójafnvægi þýðir að bókaðar færslur eru ekki í jafnvægi (debet ≠ kredit) — Prófjöfnuður á sama degi sýnir þá jafnvægisvillu líka. Rangt flokkaður lykill (t.d. efnahagslykill skráður sem Gjöld) veldur ekki ójafnvægi heldur birtir upphæðina á röngum stað, t.d. inni í rekstrarniðurstöðunni.

Hver eignahluti, skuldahluti og eiginfjárhluti styður sama Excel-stíl val og Prófjöfnuður: smelltu á tölur í Stöðu-dálki til að leggja þær saman; neðst birtist „Valið (n):" með summu og „Hreinsa val".

Flipi 3 — Rekstrarreikningur

Rekstrarreikningur sýnir tekjur og gjöld yfir valið tímabil (tímabilsval „Tímabil:" efst, frá–til; sjálfgefið er líðandi mánuður). Reikningurinn skiptist í tvo hluta, Tekjur og Gjöld, hvorn með sinni töflu (dálkar: Reikningur og Upphæð — lyklar birtast með heiti, án lyklanúmers) og samtölurönd. Aðeins lyklar þar sem upphæð tímabilsins er ekki núll birtast. Neðst birtist niðurstaðan sem áberandi spjald.

Hluti	Lýsing
Tekjur	Lyklar af tegund Tekjur með hreyfingu á tímabilinu. Upphæð = Kredit − Debet. Samtala: „Tekjur samtals".
Gjöld	Lyklar af tegund Gjöld með hreyfingu á tímabilinu. Upphæð = Debet − Kredit. Samtala: „Gjöld samtals".
Niðurstaða	Spjald neðst: Hagnaður (grænt, með +) ef Tekjur samtals > Gjöld samtals, annars Tap (rauð tala með −). Talan er Tekjur samtals − Gjöld samtals.

Rekstrarreikningurinn sleppir lokafærslu árslokayfirfærslunnar, sem núllar tekju- og gjaldalyklana í lok árs — þess vegna sýnir lokað reikningsár áfram raunverulegan hagnað eða tap. Hreinn hagnaður eða tap er sú afkoma sem á endanum færist í eigið fé: þar til árinu er lokað birtist hún í efnahagsreikningi sem línan „Rekstrarniðurstaða tímabils (óráðstafað)", og eftir árslokayfirfærslu situr hún á eiginfjárlykli.

Flipi 4 — Aðalbók

Aðalbók (general ledger) sýnir allar bókaðar hreyfingar, sundurliðaðar eftir lyklum. Hver lykill birtist sem samanbrjótanleg lína (accordion) — smelltu á hana til að opna og sjá hverja einustu færslulínu að baki lyklinum ásamt hlaupandi stöðu. Aðeins einn lykill er opinn í einu.

Reitur	Lýsing
Leitarreitur	Reitur efst til vinstri: „Leita að reikningi…". Síar listann eftir lyklanúmeri eða heiti lykils jafnóðum og þú skrifar.
Tímabil (frá–til)	Tímabilsval efst til hægri. Valfrjálst — sé það autt nær aðalbókin yfir allar bókaðar færslur frá upphafi (það getur tekið nokkra stund hjá fyrirtæki með mikið bókhald).
Lykilhaus	Í hverri accordion-línu: lyklanúmer, heiti, tegund (blár merkimiði) og fjöldi færslulína á lyklinum í sviga, t.d. „(12 færslur)".
Færslutafla	Dálkar: Dagsetning, Færslunúmer, Lýsing (lýsing línunnar), Debet, Kredit og Staða (hlaupandi staða eftir hverja línu). Aðalbókin sýnir sjálfa hlaupandi stöðuna í Stöðu-dálknum — hún birtir ekki sérstaka opnunar- eða lokastöðu-borða fyrir tímabilið.

Hlaupandi staða í aðalbók er reiknuð eftir tegund lykils: fyrir Eignir og Gjöld leggst Debet − Kredit við, fyrir Skuldir, Eigið fé og Tekjur leggst Kredit − Debet við. Hún byrjar í 0 við upphaf valins tímabils og sýnir því hreyfingu innan tímabilsins, ekki stöðu lykilsins — nema tímabilið hefjist á fyrsta degi reikningsárs með fluttum upphafsstöðum (þá er upphafsstöðulínan fyrsta línan) eða ekkert tímabil sé valið. Hlaupandi staðan núllstillist líka við hverja flutta upphafsstöðu árslokayfirfærslu, svo fyrra ár leggist ekki ofan á nýja árið. Viltu sjá upphafsstöðu, hreyfingu og lokastöðu tímabils hlið við hlið skaltu nota síðuna Bókhald > Prófjöfnuður. Dagsetning hverrar línu er línu-dagsetningin þegar hún er sett, annars dagsetning færsluhaussins. Finnist engar færslur á völdu tímabili — eða passi enginn lykill við leitina — birtist upplýsingaborði „Engar færslur fundust".

Opna Fjárhagsskýrslur

Farðu í Bókhald > Fjárhagsskýrslur. Síðan opnast á flipanum Prófjöfnuður.

Velja flipa

Smelltu á flipa efst: Prófjöfnuður, Efnahagsreikningur, Rekstrarreikningur eða Aðalbók, eftir því hvað þú vilt skoða.

Velja dagsetningu eða tímabil

Prófjöfnuður og Efnahagsreikningur nota eina dagsetningu („Dagsetning:", sjálfgefið í dag). Rekstrarreikningur og Aðalbók nota tímabil frá–til. Skýrslan endurhleðst sjálfkrafa við hverja breytingu.

Skoða jafnvægi

Í Prófjöfnuði og Efnahagsreikningi les þú stöðuborðann efst: grænn = í jafnvægi, rauður = jafnvægisvilla. Lagaðu undirliggjandi bókun ef villa er.

Leggja saman valdar tölur (valfrjálst)

Í Prófjöfnuði og Efnahagsreikningi getur þú smellt á einstakar tölur til að velja þær; samtala valinna talna birtist neðst ásamt hlekknum „Hreinsa val".

Rekja hreyfingar (Aðalbók)

Í Aðalbók leitarðu að lykli eða flettir að honum, smellir á línuna til að opna hana og skoðar hverja einustu færslulínu og hlaupandi stöðu að baki lyklinum.

Efst til hægri í hverjum flipa (í Aðalbók við hlið tímabilsvalsins) eru hnapparnir Excel og PDF. Þeir sækja skýrsluna eins og hún er á skjánum, með völdu tímabili eða dagsetningu og leitinni í Aðalbók. Excel-skjalið hefur haus með heiti fyrirtækis, tímabili og síum, upphæðir sem tölur sem Excel getur lagt saman og samtölulínu neðst. PDF-skjalið er A4 með sama haus, upphæðum með tveimur aukastöfum og blaðsíðutali, á tungumálinu sem þú notar í kerfinu.

Skýrsla	Svarar spurningunni	Notkunardæmi
Rekstrarreikningur	Hversu mikinn hagnað eða tap gerði fyrirtækið á tímabilinu?	Mánaðarlegt uppgjör, eftirlit með afkomu
Efnahagsreikningur	Hver er fjárhagsstaða fyrirtækisins á tilteknum degi?	Lánsumsókn, árslokun
Prófjöfnuður	Er bókhaldið í jafnvægi og hvaða lyklar hreyfðust?	Villuleit, tímabilsuppgjör
Aðalbók	Hvaða hreyfingar liggja að baki hverjum lykli?	Endurskoðun, rakning færslna

Tegund lykils	Merkimiði	Útreikningur stöðu
ASSET	Eign	Debet − Kredit
EXPENSE	Gjöld	Debet − Kredit
LIABILITY	Skuld	Kredit − Debet
EQUITY	Eigið fé	Kredit − Debet
REVENUE	Tekjur	Kredit − Debet

Fjárhagsskýrslur eru aðeins eins áreiðanlegar og gögnin í bókhaldinu. Gakktu úr skugga um að allar færslur séu bókaðar (ekki drög) og að tímabilið sé rétt lokað áður en formlegar skýrslur eru sendar til ytri aðila. Óbókaðar færslur birtast aldrei í þessum skýrslum.

Tengdar síður