Yfirlit innborgana
Hvar greiðslur viðskiptavina eru, hvað spjöldin og dálkarnir sýna, hvernig á að sía og leggja saman upphæðir, og hvernig ranglega skráð greiðsla er bakfærð.
Þú gefur upp ástæðu, og kerfið varar þig við ef bakfærslan snertir innborgun eða bankakröfu.
Greiðslur
Greiðslur er yfirlitssíða yfir allar innborganir sem viðskiptavinir hafa greitt upp í sölureikninga. Hver greiðsla ber greiðslunúmer, tengist einum viðskiptavini og einum greiðslumáta, og er úthlutað á einn eða fleiri reikninga. Þegar greiðsla er skráð uppfærist staða viðkomandi reiknings sjálfkrafa og bókhaldsfærsla myndast.
Þessi síða er fyrst og fremst skoðunar- og leitarsíða: hér sérðu allar greiðslur, leitar og síar, flytur út í Excel og getur bakfært greiðslur sem skráðar voru ranglega. Sjálf skráning greiðslu fer venjulega fram inni á reikningnum með hnappnum „Skrá greiðslu", eða sjálfvirkt í gegnum POS, bankatengingu eða kröfu í heimabanka.
Síðan er opnuð í valmyndinni undir Innheimta → Innborganir.
Lykiltölur efst á síðunni
Efst birtast fjögur samantektarspjöld sem reiknast út frá þeim greiðslum sem núverandi síur skila:
- Heildargreiðslur — samtala allra greiðslna í listanum, birt í krónum (t.d. 1.024 kr.). Bakfærðar greiðslur teljast ekki með.
- Greitt í dag — greiðslur með dagsetningu í dag, auk krafna í bið frá í dag eða í gær sem bíða lokaúrvinnslu. Bakfærðar greiðslur teljast ekki með.
- Greitt í mánuði — samtala greiðslna frá fyrsta degi líðandi mánaðar. Bakfærðar greiðslur teljast ekki með.
- Í afstemmingu — fjöldi greiðslna sem eru í stöðunni „Í bið" (bíða staðfestingar eða afstemmingar).
Efst á síðunni
Yfir listanum stendur fyrirsögnin Greiðslur og undir henni fjöldi greiðslna (t.d. „24 greiðslur"). Hægra megin er einn hnappur:
- Flytja út í Excel — flytur allar greiðslur (eins og þær eru síaðar) út í Excel-skjal sem heitir greidslur_ÁÁÁÁ-MM-DD.xlsx. Skjalið inniheldur dálkana Dagsetning, Greiðslunúmer, Viðskiptavinur, Upphæð, Gjaldmiðill, Greiðslumáti, Bankareikning, Staða, Reikningar, Tilvísun og Athugasemdir.
Síur
Í spjaldinu Síur er hægt að þrengja listann. Efst í hægra horni spjaldsins er hnappurinn Hreinsa sem núllstillir allar síur (dagsetningin fer aftur í síðustu 30 daga). Neðst er aðalhnappurinn Leita sem sækir greiðslur miðað við valdar síur.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Dagsetning frá/til | Tímabil greiðsludagsetningar. Sjálfgefið síðustu 30 dagar. Snið DD.MM.ÁÁÁÁ. | Nei |
| Viðskiptavinur | Fellilisti með leit — sía eftir einum viðskiptavini. Sjálfgefið „Allir viðskiptavinir". | Nei |
| Greiðslumáti | Fellilisti yfir greiðslumáta (t.d. millifærsla, kort, reiðufé). Sjálfgefið „Allir greiðslumátar". | Nei |
| Staða | Ein af stöðunum Greitt, Afstemmt, Í bið eða Bakfært. Sjálfgefið „Allar". | Nei |
| Leit | Frítextaleit eftir greiðslunúmeri, tilvísun, reikningsnúmeri eða viðskiptavini. Leitar sjálfkrafa 0,5 sek eftir innslátt. | Nei |
Dálkar í listanum
Greiðslutaflan er með breiðum lárettum skrun (rennur til hliðar á litlum skjá). Aftasti dálkurinn með aðgerðum er fastur hægra megin.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Dagsetning | Greiðsludagsetning. Hægt að raða hækkandi/lækkandi með smelli á dálkahaus. | — |
| Greiðslunúmer | Auðkenni greiðslu (t.d. PMT-…). Klukku-tákn við hlið númers merkir sögufærslu sem hefur ekki bókhaldsleg áhrif í PayGo. | — |
| Viðskiptavinur | Nafn viðskiptavinar sem greiðslan tilheyrir. | — |
| Upphæð | Fjárhæð greiðslu í réttum gjaldmiðli. Hægt að velja frumur til að leggja saman (sjá ábendingu neðar). Raðanlegt. | — |
| Greiðslumáti | Heiti greiðslumáta greiðslunnar. | — |
| Bankareikning | Nafn bankareiknings sem greiðslan barst á, eða „-" ef enginn er skráður. | — |
| Staða | Litamerkt staða greiðslu (sjá stöðutöflu að neðan). | — |
| Reikningar | Reikningur/reikningar sem greiðslunni var úthlutað á. Smellanlegir tenglar opna reikninginn. Fleiri en tveir birtast sem „…+N til viðbótar". | — |
| Tilvísun | Tilvísun greiðslu (t.d. færslulýsing eða kröfunúmer), eða „-". | — |
| (aðgerðir) | Þrír-punktar valmyndarhnappur lengst til hægri (fastur dálkur). Opnar aðgerðir fyrir línuna. | — |
Röðun og síðuskipting
- Raða má eftir Dagsetningu og Upphæð með smelli á dálkahausinn.
- Neðst má velja fjölda á síðu: 10, 20 (sjálfgefið), 50 eða 100.
- Fótur töflunnar sýnir „Samtals ÁÁ greiðslur" og samtölu upphæða á núverandi síðu.
- Ef engar greiðslur finnast birtist skilaboðið „Engar greiðslur fundust".
Aðgerðir á línu
Þrír-punktar hnappurinn lengst til hægri opnar valmynd með aðgerðum sem eiga við stöðu greiðslunnar:
- Skoða — ætlað að opna nánari upplýsingar greiðslunnar, en sérstök greiðslusíða er ekki enn tilbúin. Þegar smellt er á valið birtast skilaboðin „Greiðslusíða ekki enn tilbúin".
- Bakfæra — birtist aðeins þegar greiðslan er Greitt eða Afstemmt. Rautt val sem bakfærir greiðsluna. Valið vantar þegar greiðslan er á reikningi sem hefur verið kreditfærður — full kreditfærsla færði greiðsluna á inneign viðskiptavinar og hún er leiðrétt þar (sjá Inneignir).
| Greiðslustaða | Litur | Merking |
|---|---|---|
| Greitt | Grænn | Greiðsla skráð og bókuð (CLEARED). Hægt að bakfæra. |
| Afstemmt | Blár | Greiðsla afstemmd við bankahreyfingu (RECONCILED). Hægt að bakfæra. |
| Í bið | Appelsínugulur | Greiðsla eða krafa bíður staðfestingar/lokaúrvinnslu (PENDING). |
| Bakfært | Rauður | Greiðsla hefur verið bakfærð (VOID). Bókhaldsfærslur afturkallaðar. |
Finndu greiðsluna í listanum (nýttu síur eða leit). Aðeins greiðslur í stöðunni „Greitt" eða „Afstemmt" er hægt að bakfæra — annars birtast skilaboð um að aðeins greiddar eða afstemmdar greiðslur megi bakfæra.
Smelltu á þrír-punktar hnappinn lengst til hægri á línunni og veldu rauða valið „Bakfæra". Staðfestingargluggi opnast með fyrirsögninni „Bakfæra greiðslu <greiðslunúmer>".
Glugginn sýnir viðvörun um að bakfærslan afturkalli bókhaldsfærslur og uppfæri reikningsstöðu, ásamt yfirliti: viðskiptavinur, upphæð, dagsetning og greiðslumáti. Auk þess geta birst sérstakar tilkynningar eftir því hvað greiðslan snertir (sjá næsta kafla).
Sláðu inn ástæðu bakfærslu í reitinn „Ástæða bakfærslu" (skylda, að hámarki 500 stafir). Ef reiturinn er tómur birtist villuboð og ekki er hægt að halda áfram.
Smelltu á rauða hnappinn „Bakfæra" (eða „Hætta við" til að hætta). Greiðslan fær stöðuna „Bakfært", mótfærsla myndast í bókhaldi og staða tengdra reikninga uppfærist. Staðfestingarskilaboð birtast: „Greiðsla <greiðslunúmer> hefur verið bakfærð".
Viðvaranir í bakfærslugluggann
Áður en þú staðfestir sækir kerfið forskoðun á áhrifum bakfærslunnar og sýnir þær tilkynningar sem eiga við:
- Innborgunarreikningur — ef greiðslan var á innborgunarreikningi fyrir pöntun stendur að bakfærslan geri hann ógreiddan aftur. Hafi hann þegar verið dreginn frá lokareikningi er bætt við að viðskiptavinurinn skuldi upphæðina aftur.
- Bankakrafa — hafi greiðslan fellt niður eða lækkað bankakröfu stendur að krafan hafi verið felld niður eða lækkuð við greiðsluna og að þú þurfir að stofna nýja kröfu ef innheimta á aftur.
- Greiðsla af innborgun — kom greiðslan af innborgun (ráðstöfun fyrirframgreiðslu) stendur að bakfærslan skili upphæðinni á innborgunina.
Hlutagreiðslur, margir reikningar og ofgreiðsla
- Hlutagreiðsla: Ef aðeins hluti reiknings er greiddur verður hann „Að hluta" og eftirstöðvar sjást áfram á reikningnum.
- Margir reikningar: Ein greiðsla getur verið úthlutuð á fleiri en einn reikning. Í dálknum „Reikningar" birtast allt að tveir tengdir reikningar sem smellanlegir tenglar. Séu reikningarnir þrír eða fleiri birtist fyrsta reikningsnúmerið sem venjulegur (ósmellanlegur) texti með „+N til viðbótar" aftan við.
- Ofgreiðsla: Ef greitt er umfram eftirstöðvar reiknings verður mismunurinn að inneign hjá viðskiptavini.
- Kreditreikningar: Fyrir kreditreikninga (neikvæða) er greiðslan neikvæð (endurgreiðsla) og debet/kredit í bókhaldsfærslunni víxlast.
