Innkaupapantanir
Innkaupapantanir eru formlegar pantanir sem sendar eru til birgja. Þú getur búið þær til frá grunni, út frá samþykktri innkaupabeiðni eða með því að sameina fleiri drög. Pöntunin gengur í gegnum lífsferil frá Drög yfir í Móttekið, tengist vöruinnhreyfingum (móttöku vara á lager) og útgjaldareikningum frá birgja. Kerfið heldur utan um magn, einingarverð (líka í erlendum gjaldmiðli), sendingarkostnað, afslátt, framvindu móttöku og breytingarsögu hverrar pöntunar.
Yfirlitssíðan sýnir efst þrjú talnaspjöld: Heildarfjöldi pantana (fjöldi sýnilegra pantana miðað við síur), Heildarupphæð (samtala virkra pantana, að undanskildum drögum og afturkölluðum) og Pantanir í mánuði (fjöldi virkra pantana með pöntunardag í yfirstandandi mánuði). Efst hægra megin er hnappurinn Ný pöntun.
| Dálkur | Lýsing |
|---|---|
| Pöntunarnr. | Kerfisúthlutað pöntunarnúmer. Hægt að raða. |
| Birgir | Nafn birgja. Undir birtast athugasemdir og vörulínur sem passa við leit. |
| Pöntunardagur | Dagsetning pöntunar (DD.MM.ÁÁÁÁ). Hægt að raða. |
| Áætluð afhending | Væntanleg afhendingardagsetning, eða „-" ef ekki sett. |
| Staða | Stöðumerki pöntunar. Viðvörunartákn birtist ef pöntun var lokað með vöntun. |
| Útgjöld | Samtala tengdra útgjaldareikninga, með merki Greitt / Ógreitt / Að hluta. „-" ef engin útgjöld tengd. |
| Heildarupphæð | Heildarupphæð pöntunar í ISK (feitletruð, græn). |
| Framvinda | Framvindustika sem sýnir hlutfall móttöku miðað við stöðu og móttekið magn. |
| Aðgerðir | Aðgerðahnappar sem ráðast af stöðu pöntunar (sjá að neðan). |
| Sía / stýring | Hvað hún gerir |
|---|---|
| Leitarreitur | Leitar í pöntunarnúmeri, birgja, athugasemdum, SKU og vöruheiti. |
| Sýna fullmótteknar | Rofi. Sjálfgefið faldar pantanir í stöðunni Móttekið; kveiktu til að sjá þær. |
| Sýna afturkallaðar | Rofi. Sjálfgefið faldar afturkallaðar pantanir; kveiktu til að sjá þær. |
| Staða (dálkasía) | Sía beint á Staða-dálkinum: Drög, Sent, Staðfest, Móttekið, Afturkallað. |
| Röðun | Smelltu á haus Pöntunarnr., Pöntunardagur, Útgjöld eða Heildarupphæð til að raða. |
| Síðustærð | Veljanlegur fjöldi lína á síðu. Neðst stendur „Samtals N pantanir". |
| Röð-aðgerð | Birtist þegar | Áhrif |
|---|---|---|
| Staðfesta (grænt hakmerki) | Staða = Sent | Merkir pöntun sem staðfesta af birgja. |
| Búa til vöruinnhreyfingu (körfutákn) | Sent / Staðfest / Hluta móttekið og framvinda < 100% | Opnar nýja vöruinnhreyfingu tengda pöntuninni. |
| Skoða (auga) | Alltaf | Opnar smáatriðasíðu pöntunar (líka við smell á línuna sjálfa). |
| Sækja .txt (skjaltákn) | Alltaf | Fellilisti: „SKU,magn" eða „magn x SKU" textaskrá til innlestrar hjá birgi. |
| Eyða (rautt ruslafata) | Staða = Drög | Eyðir pöntuninni endanlega (aðeins drög má eyða). |
Að búa til nýja pöntun
Smelltu á Ný pöntun. Efst er hnappurinn Til baka og hægra megin Vista pöntun. Fyrsti hlutinn heitir „Upplýsingar".
Í reitnum Birgir (skylda) velur þú birgja úr fellilista með leit. Ef birgir er ekki til smellirðu á Bæta við nýjum birgi neðst í listanum — það opnar fljótlega skráningu (Nafn birgis er eina skyldan). Vörulínur virkjast fyrst þegar birgir hefur verið valinn; annars stendur „Veldu birgi til að bæta við vörum".
Settu Pöntunardag (skylda, sjálfgefið í dag) og valfrjálsa Áætlaða afhendingu. Þú getur skráð Sendingarkostnað, Afslátt, Afhendingarstað og Athugasemdir.
Notaðu Bæta við vöru til að bæta einni línu í einu, eða Magn innlestur til að líma inn margar línur (t.d. SKU og magn) í einu. Í vörureitnum velur þú vöru; einingarverð fyllist sjálfkrafa út frá birgjaverði eða innkaupsverði vörunnar.
Smelltu á Vista pöntun. Ný pöntun er vistuð í stöðunni Drög og þú ferð beint á smáatriðasíðu hennar.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Birgir | Birgir sem pöntunin er send til. Virkjar vörulínur og birgjaverð. | Já |
| Pöntunardagur | Dagsetning pöntunar (sjálfgefið í dag). | Já |
| Áætluð afhending | Væntanleg afhendingardagsetning. | Nei |
| Sendingarkostnaður | Fastur sendingarkostnaður sem leggst við heildina (ISK). | Nei |
| Afsláttur | Afsláttarupphæð sem dregst frá heildinni (ISK). | Nei |
| Afhendingarstaður | Heimilisfang fyrir afhendingu. | Nei |
| Athugasemdir | Frjáls texti við pöntunina. | Nei |
Hver vörulína hefur eftirfarandi dálka. Erlent verð, gengi og ISK-verð haldast í hendur: breytir þú einum reitnum reiknar kerfið hina sjálfkrafa.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Vara | Vöruval með leit. Smelltu á skjaltáknið til að breyta línunni í textalínu (án vöru, engin lagerhreyfing). | Já* |
| Á leið | Sýnir magn sömu vöru sem er á leið úr öðrum virkum pöntunum. | Sjálfvirkt |
| Á lager | Núverandi magn á lager og „Til taks" (á lager − frátekið). | Sjálfvirkt |
| Magn | Pantað magn (lágmark 1). | Já |
| Gjm. | Gjaldmiðill línunnar (sjálfgefið ISK). | Já |
| Ein.verð (erlent) | Einingarverð í erlendum gjaldmiðli (ef við á). | Nei |
| Gengi | Gengi erlenda gjaldmiðilsins gagnvart ISK. | Nei |
| Ein.verð (ISK) | Einingarverð í íslenskum krónum. Reiknað sjálfkrafa úr erlendu verði × gengi. | Já |
| Samtals (ISK) | Magn × einingarverð (ISK). Reiknað sjálfkrafa. | Sjálfvirkt |
Að breyta pöntun
Aðeins pantanir í stöðunni Drög má breyta. Á smáatriðasíðu draga smellir þú á Breyta — það opnar sömu skráningarsíðu með forútfylltum reitum og vörum. Ef þú skiptir um birgja á pöntun sem er þegar með vörur varar kerfið við: vörurnar eru ef til vill ekki tengdar nýja birgjanum og tengingar við útgjaldaskráningar rofna. Til að leiðrétta pöntun sem er komin lengra þarftu fyrst að færa hana aftur í drög (sjá stöðuaðgerðir).
Lífsferill og stöður
| Staða | Litur | Merking |
|---|---|---|
| Drög | Grátt | Pöntun í vinnslu. Aðeins þessa stöðu má breyta, eyða eða sameina. |
| Sent | Blátt | Pöntun send til birgja. |
| Staðfest | Blágrænt | Birgir hefur staðfest pöntunina. |
| Hluta móttekið | Appelsínugult | Hluti varanna móttekinn (framvinda milli 0 og 100%). Á smáatriðasíðunni stendur „Hluti móttekinn" fyrir sömu stöðu. |
| Móttekið | Grænt | Allar vörur mótteknar. Faldar sjálfgefið í listanum. |
| Afturkallað | Rautt | Pöntun afturkölluð eða sameinuð í aðra. Faldar sjálfgefið í listanum. |
Á drögum: smelltu á Merkja senda á birgja og staðfestu í glugganum „Senda til birgis". Staðan verður Sent.
Þegar birgir hefur staðfest: smelltu á Staðfest af birgja á smáatriðasíðunni (eða á græna hakið á listanum) og staðfestu í glugganum. Staðan verður Staðfest. Aðeins pöntun í stöðunni Sent má staðfesta.
Ef leiðrétta þarf pöntun sem er Sent eða Staðfest (áður en vörur berast): smelltu á Færa aftur í drög. Ekki er hægt að færa móttekna pöntun til baka.
Smelltu á Búa til vöruinnhreyfingu til að skrá móttöku á lager. Staðan verður Hluta móttekið eða Móttekið eftir móttekið magn. Þú getur líka Prentað móttökublað til að nota við móttöku.
Ef pöntun er Hluta móttekið og afgangur berst ekki: smelltu á Loka með vöntun til að ljúka henni og skrá vöntunina (sjá að neðan).
Smáatriðasíða pöntunar
Þegar þú opnar pöntun sérðu kort með Upplýsingum um pöntun (pöntunarnúmer, staða með stöðuaðgerðum, birgir, pöntunardagur, áætluð afhending, búið til af, tengdar innkaupabeiðnir, tengd útgjöld, afhendingarstaður og athugasemdir), þrepamæli, Vörur-töflu með samtölum, og Breytingarsögu (hver breyting á haus, línu og stöðu með gömlu og nýju gildi; línudálkur sýnir hvaða vörulínu breytingin varðar). Pöntun sem kerfið stofnaði vegna sjálfvirkrar endurpöntunar ber merkið „Sjálfvirk endurpöntun" við stöðuna.
| Aðgerð á smáatriðasíðu | Birtist þegar | Áhrif |
|---|---|---|
| Breyta | Staða = Drög | Opnar skráningarsíðu til að breyta pöntun. |
| Sameina við aðra pöntun | Staða = Drög | Sameinar þessa pöntun við önnur drög (magn sömu vöru lagt saman). |
| Sækja PDF | Ekki drög | Sækir pöntunar-PDF á íslensku eða ensku. Óvirkt á drögum. |
| Sækja .txt | Alltaf | Sækir textaskrá („SKU,magn" eða „magn x SKU"). |
| Staðfesta | Staða = Sent | Merkir pöntun sem staðfesta. |
| Búa til vöruinnhreyfingu | Sent / Staðfest / Hluta móttekið, framvinda < 100% | Opnar móttöku vara. |
| Prenta móttökublað | Sent / Staðfest / Hluta móttekið, framvinda < 100% | Prentar móttökublað (goods receipt form). |
| Loka með vöntun | Staða = Hluta móttekið | Lokar pöntun og skráir það sem vantar. |
| Merkja senda á birgja / Staðfest af birgja / Færa aftur í drög | Fer eftir stöðu | Stöðuaðgerðir við hlið stöðumerkisins. |
| Vörudálkur (smáatriði) | Lýsing |
|---|---|
| Vara | SKU / vörunúmer. |
| Vörunr. birgja | Vörunúmer birgjans ef það er annað en SKU. |
| Skráð af | Nafn starfsmanns sem bætti línunni við, eða bláa merkið „Sjálfvirkt" ef kerfið setti hana inn (t.d. sjálfvirk endurpöntun). |
| Lýsing | Heiti eða lýsing línunnar. |
| Magn | Pantað magn. |
| Á leið | Magn á leið úr öðrum virkum pöntunum. |
| Á lager | Á lager og „Til taks" (á lager − frátekið). |
| Gjaldmiðill | Gjaldmiðill línunnar. |
| Verð (erlent) | Einingarverð í erlendum gjaldmiðli (ef við á). |
| Einingarverð (ISK) | Einingarverð í krónum. |
| Móttekið | Móttekið magn (grænt þegar fullmóttekið). |
| Eftir | Magn sem á eftir að berast (grænt = 0, annars appelsínugult). |
| Vöntun | Merki „Gjaldfært" (rautt) eða „Ekki gjaldfært" (appelsínugult) ef línu var lokað með vöntun. |
| Samtals | Heildarverð línunnar. |
Tengja útgjöld
Í reitnum Útgjöld á smáatriðasíðunni tengir þú reikninga frá birgja við pöntunina. Fellilistinn Tengja útgjöld... sýnir útgjöld sama birgja á tímabilinu ±4 mánuðir frá pöntunardegi. Tengd útgjöld birtast sem fjólublá merki með útgjaldanúmeri, dagsetningu og upphæð; smelltu á merkið til að opna útgjaldið eða á krossinn til að aftengja (kerfið spyr „Aftengja útgjöld?" áður). Á listanum sést merkið Greitt (grænt), Ógreitt (rautt) eða Að hluta (appelsínugult) eftir greiðslustöðu tengdra útgjalda.
Sameina pantanir
Á drögum: smelltu á Sameina við aðra pöntun. Aðeins pantanir í stöðunni Drög má sameina.
Veldu aðra pöntun í drögum úr fellilista (sýnir pöntunarnúmer, birgja og upphæð). Ef vara er á báðum pöntunum leggst magnið saman.
Smelltu á Sameina. Þessi pöntun verður merkt sem afturkölluð, vörurnar færast á markpöntunina og tengdar innkaupabeiðnir fylgja með. Ef birgjar eru ólíkir varar kerfið við og allt fer á birgja markpöntunarinnar.
Loka pöntun með vöntun
Þegar hluti pöntunar berst aldrei (staða Hluta móttekið) getur þú lokað henni og skráð hvað vantaði. Í glugganum Loka pöntun með vöntun merkir þú hverja útistandandi línu sem Ekki gjaldfært (vantaði og var ekki rukkað) eða Gjaldfært (var rukkað en barst ekki — kerfið minnir á að hafa samband við birgja). Þú getur skráð athugasemd við hverja línu.
Smelltu á Loka með vöntun. Allar línur með útistandandi magn birtast með dálkunum Vara, Vantar, Tegund og Athugasemd.
Fyrir hverja línu veldu Ekki gjaldfært eða Gjaldfært. Gjaldfærðar vörur sem ekki bárust fá sérstaka viðvörun.
Hakaðu við Búa til innkaupabeiðni á vörur sem vantaði (ekki gjaldfært) til að stofna nýja innkaupabeiðni fyrir vöntunina. Veldu Sami birgir eða Enginn birgir (opin beiðni).
Smelltu á Loka pöntun. Pöntunin lokast, viðvörunarmerki („Lokað með vöntun") birtist á henni, og ef beiðni var búin til má opna hana strax.