Innkaupabeiðnir

Innkaupabeiðnir eru notaðar þegar biðja þarf um vörur eða þjónustu áður en keypt er. Beiðni er skráð, fer í gegnum samþykktarferli og þegar hún er samþykkt breytir kerfið henni sjálfkrafa í eina eða fleiri innkaupapantanir — eina á hvern birgi. Hægt er að tengja beiðni við viðskiptavin, sölupöntun eða verkbeiðni þegar innkaupin eru vegna tiltekinnar sölu eða verks, þannig að kostnaðurinn haldist í samhengi. Síðan er líka hægt að skrá kaup sem þegar hafa farið fram (t.d. keypt úti í búð) beint sem „keypt" beiðni.

Síðan opnast á Innkaup & útgjöld → Innkaupabeiðnir. Efst eru þrjú lykiltöluspjöld: Heildarfjöldi beiðna, Í bið (gult) og Samþykkt í dag (grænt). Fyrir neðan er leitarreitur, síurofar og aðaltaflan. Aðgangur krefst heimildarinnar procurement:read til að skoða (og til að eyða þínum eigin beiðnum í bið), procurement:write til að stofna, samþykkja og hafna, og procurement:delete (eða procurement:*/*) til að eyða beiðnum annarra.

Aðgerðahnappar efst á síðu: „Skrá kaup" (opnar flýtiglugga fyrir kaup sem þegar hafa átt sér stað) og „Ný beiðni" (opnar heila stofnunarsíðu). Í leitarreitnum („Leita að beiðninúmeri eða starfsmanni...") er hægt að leita eftir beiðninúmeri, umbeðanda, viðskiptavini, birgi, verkbeiðninúmeri og viðskiptavini verkbeiðni.

Raðaðgerðir í töflunni. Á hverri línu birtast táknhnappar eftir stöðu beiðnar (heiti þeirra birtist þegar sveimað er yfir). Smellur á línuna sjálfa (eða á augnhnappinn) opnar beiðnina.

Stofna nýja beiðni (Ný beiðni). Þetta er heil síða með þremur hlutum: haus með hnöppunum „Til baka" og „Vista beiðni", spjaldið „Upplýsingar" og spjaldið „Vörur".

Skrá kaup (flýtiskráning). Hnappurinn „Skrá kaup" er fyrir kaup sem hafa þegar farið fram — t.d. þegar starfsmaður keypti eitthvað úti í bæ. Þetta stofnar beiðni sem er strax frágengin (staða Keypt) svo ekki þarf að fara í gegnum samþykkt. Beiðninúmerið á að setja á reikninginn frá birgi svo kerfið geti parað þau saman síðar.

Smáatriðasíða beiðnar. Þegar smellt er á beiðni opnast síða með haus (hnappar fara eftir stöðu), spjaldinu „Upplýsingar um beiðni", töflunni „Vörur" með áætlaðri heildarupphæð, og spjaldinu „Tengd útgjöld" sem sýnir útgjaldafærslur sem hafa verið paraðar við beiðnina. Í spjaldinu „Upplýsingar um beiðni" birtist einnig Samþykkt af og Dagsetning samþykktar þegar beiðnin hefur verið samþykkt.

Samþykktarferlið (Samþykkja og búa til pantanir). Þegar beiðni Í bið er samþykkt opnast gluggi þar sem valinn er birgi fyrir hverja vörulínu. Birgjar sem skráðir eru á vöruna birtast með verði — bæði í erlendum gjaldmiðli og umreiknað í ISK á gildandi gengi. Aðalbirgir vörunnar er forvalinn sjálfkrafa.