Tilkynningastillingar

Stjórnaðu push-, tölvupóst- og SMS-tilkynningum fyrir hvern notanda og hverja atburðategund í fyrirtækinu

Stækka

Tilkynningafylkið með kortinu „Pantanir" efst: notendur í röðum (nafn og netfang) og atburðategundir í dálkum. Bjöllurnar eru grænar (push sjálfgefið kveikt) og umslögin grá (tölvupóstur sjálfgefið slökktur). Hér sést enginn SMS-takki, enda er SMS ekki virkt fyrir þetta fyrirtæki — reitirnir sýna þá aðeins tvo takka.

Á síðunni Tilkynningar stýrir stjórnandi fyrirtækisins því hvaða notendur fá tilkynningar um hvaða atburði — og eftir hvaða leið. Síðan sýnir eitt fylki (matrix) þar sem hver röð er notandi og hver dálkur er ákveðin atburðategund. Á hverjum reit eru smellitakkar sem kveikja eða slökkva á tilkynningu fyrir viðkomandi notanda og atburð. Þetta gerir stjórnanda kleift að stilla nákvæmlega hver fær hvað, í stað þess að treysta á að hver notandi stilli sig sjálfur.

Þessi síða er stjórnendasíða. Þú þarft heimildina settings:write bæði til að skoða fylkið og til að breyta stillingum (fylkið sýnir netfang og símanúmer allra notenda). Notendur með hlutverkið TENANT_ADMIN hafa þessa heimild sjálfkrafa. Í sýnishornsfyrirtækinu (Demo Company) er síðan lokuð prufunotendum og sýnir þar engar atburðategundir. Almennir notendur stýra sínum eigin tilkynningum á prófílsíðunni sinni.

Þrjár tilkynningaleiðir (rásir) eru í boði fyrir hvern atburð:

Push (bjalla) — tilkynning birtist inni í PayGo (bjöllutáknið uppi í hægra horni) og sem push-skilaboð í appinu.
Tölvupóstur (umslag) — tilkynningin er send á netfang notandans.
SMS (skilaboð) — tilkynningin er send sem smáskilaboð á farsíma notandans. Þessi rás birtist aðeins þegar hún er möguleg (sjá að neðan) og SMS-sendingar kosta.

Sjálfgefið er push kveikt, tölvupóstur slökktur og SMS slökkt fyrir alla notendur og alla atburði. Þú breytir aðeins því sem víkur frá þessu — allt annað situr á sjálfgefnu gildi þar til þú smellir.

Uppbygging síðunnar

Þú finnur síðuna undir Stillingar → Fyrirtækið → Tilkynningar í hliðarvalmyndinni (slóð /dashboard/settings/notifications). Efst er fyrirsögnin Tilkynningar með undirtitlinum „Stjórna tilkynningum notenda". Fyrir neðan raðast eitt kort (Card) fyrir hvern atburðaflokk. Hvert kort ber tákn bjöllu og heiti flokksins, og inniheldur töflu með öllum virkum notendum fyrirtækisins sem raðir og atburðategundum flokksins sem dálka.

Flokkur (lykill)	Heiti korts	Lýsing
orders	Pantanir	Nýjar pantanir úr sölurásum (WooCommerce, Shopify, vefverslun, mínar síður).
helpdesk	Þjónustumál	Ný þjónustumál og svör frá viðskiptavinum.
inventory	Birgðir	Aðvaranir tengdar birgðum, t.d. geymsluþol.
system	Kerfi	Kerfisatburðir, t.d. birgja- og viðskiptavinaáminningar.
accounting	Bókhald	Bókhaldsatburðir, t.d. skráð útgjöld og kröfur á eindaga.
procurement	Innkaup	Innkaupabeiðnir — mótteknar og samþykktar — og sjálfvirkar endurpantanir.

Kerfið þekkir fleiri atburðaflokka en þá sex sem hafa íslenskt kortaheiti — nánar tiltekið sölukerfi, launakerfi, frí og leyfi, hugmyndabanka, mínar síður, verkefnaborð, og verkstæði. Í stjórnendafylkinu birtist alltaf kort fyrir hvern þekktan flokk — óháð því hvort einingin er virk hjá fyrirtækinu — og heiti korts fyrir flokka án íslensks heitis sýnir lyklinn eins og hann er. Innihald flokka getur breyst eftir því sem nýir atburðir bætast við kerfið.

Fylkið sjálft

Fyrsti dálkur hverrar töflu heitir Notandi og sýnir nafn notandans (feitletrað) og netfang hans fyrir neðan í gráum lit. Aðeins virkir notendur birtast — notendur sem hefur verið slökkt á sjást ekki. Röðum er raðað eftir nafni í íslenskri stafrófsröð.

Hver dálkur á eftir Notanda-dálkinum er ein atburðategund innan flokksins. Fyrirsögn dálksins er íslenskt heiti atburðarins (t.d. „Ný pöntun - WooCommerce"). Í hverjum reit fylkisins eru smellitakkarnir sem stjórna tilkynningum fyrir þann notanda og þann atburð.

Takki	Tákn	Rás	Litur þegar kveikt	Sjálfgefið
Bjalla	BellOutlined	Push-tilkynning	Grænn	Kveikt
Umslag	MailOutlined	Tölvupóststilkynning	Blár	Slökkt
Skilaboð	MessageOutlined	SMS-tilkynning	Grár/dökkgrár	Slökkt (og aðeins sýnilegur ef við á)

Þegar slökkt er á rás verður takkinn ljósgrár. Þegar kveikt er á honum fær hann sinn lit og ramma: græna fyrir push, bláa fyrir tölvupóst og dökkgráa fyrir SMS. Þannig sérðu strax af litnum hvaða rásir eru virkar fyrir hvern reit.

Push-tilkynning (bjalla)

Bjöllutáknið stýrir push-/bjöllutilkynningum. Þegar þú heldur músinni yfir takkann birtist skýring: „Kveikja á push-tilkynningu" þegar slökkt er, og „Slökkva á push-tilkynningu" þegar kveikt er. Push er sjálfgefið kveikt — þessi rás tryggir að notandinn sjái atburðinn inni í kerfinu.

Tölvupóststilkynning (umslag)

Umslagstáknið stýrir tölvupósti. Skýringin er „Kveikja á tölvupóststilkynningu" þegar slökkt er, og „Slökkva á tölvupóststilkynningu" þegar kveikt er. Tölvupóstur er sjálfgefið slökktur. Kveiktu á honum fyrir mikilvæga atburði sem notandinn má alls ekki missa af, jafnvel þótt hann sé ekki inni í kerfinu.

SMS-tilkynning (skilaboð)

Skilaboðatáknið stýrir SMS. Skýringin minnir alltaf á kostnaðinn: „Kveikja á SMS-tilkynningu (SMS sendingar kosta)" þegar slökkt er, og „Slökkva á SMS-tilkynningu (SMS sendingar kosta)" þegar kveikt er. SMS er sjálfgefið slökkt.

SMS-takkinn birtist aðeins þegar tvennt er uppfyllt í einu: (a) SMS er virkt fyrir fyrirtækið í fyrirtækjastillingum, OG (b) notandinn er með gilt íslenskt farsímanúmer skráð. Ef annaðhvort skilyrðið vantar sést enginn SMS-takki í reitum þess notanda — aðeins bjalla og umslag.

Skilyrði fyrir SMS-takka	Nánar
SMS virkt fyrir fyrirtækið	Kveikja þarf á SMS í fyrirtækjastillingum (Twilio). Ef slökkt er á SMS fyrir allt fyrirtækið sést SMS-takkinn hvergi.
Gilt íslenskt farsímanúmer	Númerið verður að vera 7 tölustafir sem byrja á 6, 7 eða 8 (t.d. 6XX XXXX), eða sama númer með +354 forskeyti. Bil og bandstrik eru hunsuð við mat.

Dæmi um gild númer: 6XXXXXX, 7XXXXXX, 8XXXXXX eða +3546XXXXXX. Númer sem byrja á öðrum tölustöfum, fastlínunúmer eða erlend númer teljast ekki gild fyrir SMS og fá því engan SMS-takka.

Hvað þarf til að SMS virki

Kveiktu á SMS fyrir fyrirtækið

Farðu í fyrirtækjastillingar og virkjaðu SMS-sendingar (Twilio). Á meðan slökkt er á SMS fyrir fyrirtækið sést enginn SMS-takki í tilkynningafylkinu.

Skráðu farsímanúmer á notandann

Farðu á Starfsmenn-síðuna og gakktu úr skugga um að notandinn sé með gilt íslenskt farsímanúmer skráð (7 stafir sem byrja á 6/7/8, eða með +354). Án númers birtist enginn SMS-takki fyrir þann notanda.

Kveiktu á SMS fyrir atburðinn

Þegar bæði skilyrðin eru uppfyllt birtist skilaboðatáknið í reitunum. Smelltu á það til að kveikja á SMS fyrir þann notanda og þann atburð. Mundu að hver SMS-sending kostar.

Að breyta stillingu — samstundis vistun

Finndu réttan flokk og atburð

Skrunaðu að kortinu fyrir viðeigandi atburðaflokk og finndu dálkinn með atburðategundinni sem þú vilt stilla.

Finndu réttan notanda

Finndu röðina með nafni og netfangi notandans í Notandi-dálkinum.

Smelltu á rásartakkann

Smelltu á bjölluna (push), umslagið (tölvupóstur) eða skilaboðin (SMS) í reitnum. Takkinn skiptir strax um lit til að sýna nýju stöðuna.

Vistast sjálfkrafa

Það er enginn „Vista"-takki. Hver smellur vistast strax. Á meðan vistun stendur snýst takkinn (loading) og hunsar frekari smelli þar til hann klárar.

Breytingar nota bjartsýna uppfærslu (optimistic update): takkinn breytist strax um leið og þú smellir, og vistun fer fram í bakgrunni. Þú þarft ekki að bíða á milli smella á ólíka reiti.

Ef vistun mistekst birtist villuskilaboðið „Gat ekki uppfært stillingu" og takkinn hoppar til baka í fyrri stöðu. Reyndu þá aftur. Ef síðan nær ekki að sækja stillingarnar í upphafi birtist „Gat ekki sótt tilkynningastillingar".

Sjálfgefin hegðun nýrra atburða og notenda

Þegar nýr notandi bætist við fyrirtækið, eða nýr atburður bætist við kerfið, gilda sjálfgefnu gildin þar til þú breytir þeim: push kveikt, tölvupóstur slökktur og SMS slökkt. Engin stillingaröð er búin til í grunni fyrr en þú smellir í fyrsta sinn — fram að því les kerfið bara sjálfgefnu gildin. Það þýðir að nýir notendur fá strax push-/bjöllutilkynningar um atburði sem þeir hafa aðgang að, án nokkurra aðgerða af þinni hálfu.

Tilkynning berst notanda aðeins ef hann hefur aðgang að viðeigandi einingu (module). Til dæmis fá aðeins notendur með aðgang að pöntunum tilkynningar úr Pantanir-flokknum. Notendur með hlutverkið TENANT_ADMIN fá allar tilkynningar óháð einingaaðgangi. Þótt takki sé kveiktur í fylkinu berst tilkynningin því aðeins ef notandinn hefur réttindin á bak við flokkinn.

Tvær sértækar reglur ganga framar einingaaðgangi. Greiðslutilkynningar („Greiðsla móttekin á reikning", „Fyrirframgreiðsla móttekin á pöntun", „Fyrirframgreiðsla notuð á reikning") berast aðeins notendum með hlutverkið TENANT_ADMIN eða Bókhaldari — auk sölumannsins sem bókaði reikninginn, ef hann er með rásina kveikta. „Ný skráning á mínar síður" berst aðeins TENANT_ADMIN. Atburður sem ekki er skráður í kerfinu berst engum.

Yfirlit yfir atburðategundir

Eftirfarandi atburðir eru til í kerfinu. Þeir sem tilheyra flokkunum sex með íslensku kortaheiti birtast undir þeim heitum; aðrir birtast undir sínum flokki eftir því sem við á.

Flokkur	Atburður (heiti í dálki)
Pantanir	Ný pöntun - WooCommerce
Pantanir	Ný pöntun - Shopify
Pantanir	Ný pöntun - Vefverslun
Pantanir	Ný pöntun - Mínar síður
Þjónustumál	Nýtt þjónustumál
Þjónustumál	Svar frá viðskiptavini
Birgðir	Geymsluþolsaðvörun
Kerfi	Birgjaáminning
Kerfi	Viðskiptavinaáminning
Bókhald	Útgjöld skráð
Bókhald	Krafa á eindaga í dag
Innkaup	Innkaupabeiðni móttekin
Innkaup	Innkaupabeiðni samþykkt
Innkaup	Sjálfvirk endurpöntun stofnuð
Innkaup	Sjálfvirk endurpöntun: vöru vantar birgja

Til viðbótar þekkir kerfið atburði úr sjö flokkum: Sölukerfi („Greiðsla móttekin á reikning", „Fyrirframgreiðsla móttekin á pöntun", „Fyrirframgreiðsla notuð á reikning", „Greiðsla móttekin á áskrifaða sölupöntun", „Vara í bið komin á lager"), Launakerfi („Ný leyfis-/veikindabeiðni", „Leyfisbeiðni breytt"), Frí og leyfi („Leyfisbeiðni samþykkt", „Leyfisbeiðni hafnað"), Hugmyndabanki („Ný hugmynd send inn", „Ný athugasemd við hugmynd"), Mínar síður („Ný skráning á mínar síður"), Verkefnaborð („Taggaður í athugasemd"), Verkstæði („Skoðun kláruð", „Viðskiptavinur samþykkti/hafnaði", „Skilaboð frá viðskiptavini", „Ný bókunarbeiðni"). Kort fyrir alla þessa flokka birtast í stjórnendafylkinu; hvort tilkynning berst í raun ræðst svo af einingaaðgangi notandans (sjá hér að neðan).

Ábendingar

Notaðu tölvupóst fyrir mikilvæga atburði sem má ekki missa af (t.d. nýjar pantanir eða þjónustumál) svo notandinn fái þá jafnvel þegar hann er ekki inni í kerfinu.

Haltu SMS í lágmarki — hver sending kostar. Notaðu SMS aðeins fyrir allra brýnustu atburðina og aðeins fyrir þá notendur sem raunverulega þurfa tafarlausa tilkynningu í síma.

Þar sem stjórnandi stýrir stillingum fyrir hvern notanda fyrir sig geturðu sniðið tilkynningar að hlutverki hvers og eins — t.d. látið bókara fá tölvupóst um bókhaldsatburði en sölufólk push um nýjar pantanir.

Tengdar síður

Fyrri síða

Afsláttarkóðar

Næsta síða

Þjónustuborð – stillingar