Verkbeiðnir - Yfirlit

Vettvangsþjónusta: verkbeiðnir, dagatal og skýrslur

Verkbeiðnahlutinn (Field Service Management, FSM) heldur utan um alla vettvangsvinnu fyrirtækisins — viðgerðir, uppsetningar, viðhald og útköll. Hann skiptist í fjögur svæði sem vinna saman: Verkbeiðnir (aðallistinn), Tímabókanir (dagatal með bókunum og tímaskipulagi), Skýrslur verkbeiðna (tímaskráningar og lyklatölur) og Stillingar verkbeiðna. Þrjú fyrstu finnur þú í hliðarvalmyndinni undir Verk & þjónusta; stillingarnar eru undir Stillingar → Verk & þjónusta → Stillingar verkbeiðna. Þegar þú opnar Verkbeiðnir úr valmyndinni ferðu beint á verkbeiðnalistann (/dashboard/fsm vísar á /dashboard/fsm/work-orders).

Þessi síða er yfirlit yfir allan verkbeiðnahlutann. Hún útskýrir hvernig svæðin fjögur tengjast, hvaða dálkar, síur og aðgerðir eru í boði á hverjum stað, og hvað hver staða þýðir. Nánari leiðbeiningar um að stofna og reikningsfæra einstakar verkbeiðnir eru á hjálparsíðunni um verkbeiðnir sjálfar.

Svæði	Hvað það er
Verkbeiðnir (Verk & þjónusta → Verkbeiðnir)	Aðallistinn yfir allar verkbeiðnir með stöðu, tæknimönnum, forgangi, áætlunum og aðgerðum. Sjálfgefið eru „Lokið" og „Afturkallað" faldar.
Tímabókanir (Verk & þjónusta → Tímabókanir)	Bókanir á dagatali (Vika/Mánuður) — dragðu, breyttu lengd og skipuleggðu vinnu tæknimanna án árekstra.
Skýrslur verkbeiðna (Verk & þjónusta → Skýrslur verkbeiðna)	Tímaskráningar, lyklatölur (KPI), hitakort og útflutningur í Excel/PDF. Aðeins stjórnendur og yfirmenn með undirmenn sjá liðinn.
Stillingar verkbeiðna (Stillingar → Verk & þjónusta → Stillingar verkbeiðna)	Tímagjöld (nafngreind verð á klst.), úthlutun tímagjalda á starfsmenn og tegundir verka. Bókunartími (vinnutími, sjálfgefin lengd) er aftur á móti stilltur í tannhjólsskúffunni „Stillingar bókunar" á Tímabókunum.

Stækka

Tímabókanir — skipuleggðu vinnu tæknimanna eftir viku eða mánuði

Verkbeiðnalistinn

Verkbeiðnalistinn er miðja hlutans. Efst er fyrirsögnin Verkbeiðnir og hnappurinn Ný verkbeiðni sem opnar stofnunargluggann. Fyrir neðan er tölfræðirönd sem sýnir fjölda verkbeiðna eftir stöðu (smelltu á reit til að sía listann á þá stöðu, smelltu aftur til að hætta að sía), síuspjald og loks taflan sjálf.

Stækka

Verkbeiðnalistinn — tölfræðirönd, síur og tafla; opnast beint úr Verk & þjónusta → Verkbeiðnir

Tölfræðireitur	Hvað hann telur
Nýjar	Verkbeiðnir í stöðunni „Ný verkbeiðni" sem enn hafa ekki verið úthlutað.
Úthlutað	Verkbeiðnir sem búið er að úthluta á tæknimann en vinna er ekki hafin.
Í vinnslu	Verkbeiðnir sem verið er að vinna í núna.
Í bið	Verkbeiðnir sem eru stöðvaðar tímabundið (t.d. beðið eftir varahlutum).
Reikningsfæra	Verkbeiðnir sem er lokið og bíða reikningsfærslu.
Lokið	Verkbeiðnir sem er lokið.

Sjálfgefið birtir listinn EKKI verkbeiðnir í stöðunum „Lokið", „Reikningsfært" og „Afturkallað" — hann sýnir aðeins opin verk (textinn yfir töflunni segir „Sýni opnar verkbeiðnir (lokið, reikningsfært og afturkallað falið)"). Veldu þá stöðu sérstaklega í síunni Staða til að sjá kláruð, reikningsfærð eða afturkölluð verk.

Sía / leitarreitur	Lýsing
Birta eyddar	Gátreitur í síuspjaldinu. Þegar hann er hakaður birtast líka verkbeiðnir sem hefur verið eytt (merktar með rauðum „Eytt"-merkimiða).
Leita: númer, viðskiptavinur, sími, kennitala, lýsing…	Frjáls textaleit.
Staða (sjálfgefið: opnar)	Fellilisti með öllum stöðum: Ný verkbeiðni, Úthlutað, Í vinnslu, Reikningsfæra, Reikningsfært, Í bið, Lokið, Afturkallað. „Allar stöður" hreinsar síuna.
Forgangur	Lítill, Venjulegur, Mikill eða Brýnn. „Allir forgangar" hreinsar síuna.
Leita að viðskiptavini...	Leitar að viðskiptavini (byrjar að leita eftir 2 stafi) og síar listann á hann.
Tæknimaður	Fellilisti yfir virka starfsmenn til að sía á úthlutaðan tæknimann.
Áætlað frá – Áætlað til	Dagsetningabil (snið DD.MM.ÁÁÁÁ) sem síar eftir áætluðum dögum.

Dálkar töflunnar

Taflan styður sérsniðna dálka — smelltu á dálkastillingarnar efst hægra megin í töflunni til að fela, sýna eða endurraða dálkum. Val þitt vistast í vafranum. Hnappur endurstillir í sjálfgefið útlit. Að smella á línu (eða á augntáknið) opnar smáatriðasíðu verkbeiðninnar.

Dálkur	Lýsing
Verkbeiðni nr.	Raðnúmer verkbeiðninnar, sýnt sem #123.
(Bókunartákn)	Dagatalstákn birtist ef verkbeiðnin er bókuð; yfir músina sýnir dagsetningu, tíma og staðsetningu bókunar.
Viðskiptavinur	Nafn viðskiptavinar.
Tæknimenn	Allir úthlutaðir tæknimenn, aðgreindir með kommu.
Tegund verks	Tegund verksins (t.d. viðgerð, uppsetning).
Staða	Stöðumerki í lit. Rauður „Eytt"-miði bætist við ef verkbeiðninni hefur verið eytt.
Forgangur	Forgangsmerki í lit.
Áætluð dagsetning	Áætluð upphafsdagsetning verksins. Liðin dagsetning á opinni verkbeiðni er rauð og dagsetning dagsins appelsínugul með „Í dag"-merki.
Óskast unnið fyrir	Áætluð lokadagsetning / frestur.
Staðsetning	Þjónustustaður (heimilisfang verksins).
Áætlaðar klst.	Áætlaður fjöldi vinnustunda.
Áætlaður kostnaður	Áætluð upphæð, t.d. 45.000 kr.
Skráðir tímar	Samtala raunverulega skráðra vinnustunda úr tímafærslum. Textinn verður rauður ef skráðar stundir fara umfram áætlaðar klukkustundir, og snúnings-tákn birtist ef tímamælir er í gangi á verkbeiðninni.
Lýsing	Stutt lýsing (HTML hreinsað í hreinan texta).
Stofnað	Dagsetning þegar verkbeiðnin var stofnuð.

Aðgerðir í línu

Yst til hægri er fastur dálkurinn Aðgerðir. Fyrir virkar verkbeiðnir birtast augntákn (opna) og rautt eyðutákn (afturkalla). Fyrir eyddar verkbeiðnir birtist í staðinn ör-tákn til að endurheimta.

Opna verkbeiðni

Smelltu á augntáknið eða á línuna sjálfa til að fara á smáatriðasíðu verkbeiðninnar þar sem þú sérð allt, skráir tíma og efni og reikningsfærir.

Afturkalla verkbeiðni

Smelltu á rauða eyðutáknið. Staðfestingargluggi spyr „Afturkalla verkbeiðni?" — verkbeiðnin fer þá í stöðuna „Afturkallað". Ýttu á „Afturkalla" til að staðfesta eða „Hætta við".

Endurheimta eydda verkbeiðni

Hakaðu fyrst í „Birta eyddar", finndu verkbeiðnina og smelltu á endurheimtartáknið (ör). Þá birtist tilkynningin „Verkbeiðni endurheimt".

Staða	Litur	Merking
Ný verkbeiðni	Blár	Nýstofnuð, ekki úthlutað.
Úthlutað	Blágrænn	Úthlutað á tæknimann, vinna ekki hafin.
Í vinnslu	Í vinnslu (blár)	Verið að vinna verkið núna.
Reikningsfæra	Fjólublár	Verki lokið og tilbúið til reikningsfærslu.
Reikningsfært	Bleikur (magenta)	Reikningur hefur verið gerður.
Í bið	Gulur (viðvörun)	Stöðvað tímabundið.
Lokið	Grænn	Verki lokið að fullu.
Afturkallað	Rauður (villa)	Hætt við verkbeiðnina.

Forgangur	Litur	Merking
Lítill	Grár	Litlar tímakröfur.
Venjulegur	Blár	Sjálfgefinn forgangur.
Mikill	Appelsínugulur	Þarf að klárast fljótt.
Brýnn	Rauður	Neyðar-/útkallsverk.

Dagatal

Dagatalið (/dashboard/fsm/schedule) sýnir bókanir á myndrænan hátt með FullCalendar. Efst velur þú starfsmann í síunni Allir starfsmenn, stofnar nýja bókun með Ný bókun og opnar bókunarstillingar með tannhjólstákninu. Fyrir neðan skiptir þú milli sýnanna Vika og Mánuður.

Stofna bókun á auðum tíma

Dragðu yfir tímabil á dagatalinu eða smelltu á „Ný bókun". Bókunargluggi opnast með forfylltum upphafs- og lokatíma.

Færa bókun til

Dragðu bókun á annan tíma eða dag. Kerfið vistar strax og birtir „Bókun uppfærð". Ef eitthvað klikkar færist bókunin til baka.

Breyta lengd bókunar

Dragðu í neðri brún bókunar til að lengja eða stytta hana; nýja lengdin (í mínútum) er reiknuð og vistuð sjálfkrafa.

Opna og breyta bókun

Smelltu á bókun til að opna bókunargluggann og breyta upplýsingum hennar.

Staða bókunar	Litur á dagatali
Pending (í bið eftir staðfestingu)	Appelsínugulur
Confirmed (staðfest)	Blár
In Progress (í vinnslu)	Blár
Completed (lokið)	Grænn
Cancelled (afturkallað)	Grár
No Show (mætti ekki)	Rauður

Bókunarstillingar

Tannhjólstáknið opnar skúffuna Stillingar bókunar hægra megin. Þar stillir þú hvernig tímadagatalið hegðar sér. Smelltu á Vista til að staðfesta eða Hætta við.

Reitur	Lýsing	Skylda
Sjálfgefin lengd bókunar (mínútur)	Lengd nýrra bókana, 15–480 mín í 15 mín þrepum.	Nei
Bil milli tímahólfa (mínútur)	Hversu þéttar tímalínur dagatalsins eru, 5–120 mín.	Nei
Vinnutími - upphaf	Klukkan sem dagatalið byrjar að sýna (t.d. 08:00).	Nei
Vinnutími - lok	Klukkan sem dagatalið endar (t.d. 17:00).	Nei
Hámark dagar fram í tímann	Hversu langt fram í tímann má bóka, 1–365 dagar.	Nei
Leyfa tvöfaldabókun	Rofi. Ef kveikt má bóka fleiri en eina bókun á sama tíma.	Nei
Sjálfvirk staðfesting	Rofi. Ef kveikt fá nýjar bókanir sjálfkrafa stöðuna staðfest.	Nei

Verkbeiðni sem er tengd bókun sýnir dagatalstákn í listanum. Þannig sérðu í fljótu bragði hvaða verk eru komin á dagatal og hver eiga eftir að vera tímasett.

Skýrslur — Tímaskráningar

Skýrslusvæðið (/dashboard/fsm/reports) tekur saman allar tímaskráningar tæknimanna og sýnir lyklatölur, hitakort, dagslínurit og sundurliðaða töflu. Aðgangur er takmarkaður: aðeins kerfisstjórar (TENANT_ADMIN) og yfirmenn sjá skýrslurnar — aðrir fá skilaboðin „Aðgangur bannaður".

Sía	Lýsing
Tímabil	Dagsetningabil með flýtihnöppum: Þessi vika, Þessi mánuður, Síðasti mánuður, Síðustu 30 dagar.
Starfsmenn	Fjölval — sýnir alla starfsmenn (líka þá sem eru ekki PayGo-notendur).
Tegund vinnu	Fjölval: Vinna á verkstæði, Vinna á staðnum, Ráðgjöf, Akstur, Annað.
Viðskiptavinur	Leit að viðskiptavini til að sía á hann.
Gjaldfært	Allt / Gjaldfært / Ógjaldfært.

Lyklatala (KPI)	Merking
Heildarklst	Samtala allra skráðra vinnustunda á tímabilinu.
Gjaldfært	Hlutfall stunda sem eru gjaldfærðar (%).
Gjaldfærð upphæð	Samtala gjaldfærðra upphæða, t.d. 1.024 kr. Aðeins kerfisstjórinn (TENANT_ADMIN) sér þennan reit.
Starfsmenn	Fjöldi starfsmanna með skráðar færslur.
Færslur	Heildarfjöldi tímafærslna.

Uppfæra

Sækir skýrsluna aftur miðað við valdar síur.

Sækja Excel

Flytur sundurliðunina út í Excel-skjal (.xlsx). Óvirkt ef engar færslur eru.

Sækja PDF

Býr til PDF af skýrslunni. Óvirkt ef engar færslur eru.

Dálkur í sundurliðun	Lýsing
Dags.	Dagsetning færslunnar.
Starfsmaður	Nafn tæknimanns.
Verkbeiðni	Númer tengdrar verkbeiðni.
Viðskiptavinur	Nafn viðskiptavinar.
Heimilisfang	Þjónustustaður.
Lýsing	Lýsing á vinnu (fullur texti við að fara yfir).
Tegund	Tegund vinnu (verkstæði, staðurinn, ráðgjöf, akstur, annað).
Klst	Fjöldi stunda með einum aukastaf.
Gjaldfært	Grænt „Gjaldfært"-merki eða grátt „Ógjaldfært".
Gjaldfærð upphæð	Upphæð sem má gjaldfæra fyrir færsluna. Aðeins kerfisstjórinn sér dálkinn; yfirmenn sjá hann ekki og hann fylgir ekki með í Excel-útflutningi þeirra (tímagjalds- og upphæðardálkar falla þá út).

Auk töflunnar birtir skýrslan hitakort (starfsmenn × dagar, litastyrkur eftir fjölda stunda) og dagslínurit yfir heildarstundir per dag, svo auðvelt sé að sjá álagstoppa.

Haltu stöðu verkbeiðna og tímaskráningum uppfærðum. Dagatalið, tölfræðiröndin og skýrslurnar byggja allar á sömu gögnum — ef staða er ekki rétt endurspegla lyklatölur og hitakort ekki raunverulega framvindu.

Sjá nánar á hjálparsíðunum um verkbeiðnir (pantanir) og verktilboð, þar sem farið er ítarlega í hvernig einstakar verkbeiðnir eru stofnaðar, tímaskráðar, úthlutaðar og reikningsfærðar.

Tengdar síður