Stimpilklukka

Stimpilklukka (slóðin /dashboard/time-clock, undir Starfsfólk → Stimpilklukka í valmyndinni) er sjálfsþjónusta starfsmanna til að skrá vinnutíma með einum smelli. Stimpla má líka inn og út úr klukkutákninu í haus mælaborðsins og í farsímaappinu (/mobile/time-clock, undir „Meira"). Hver vakt hefur innstimplun og útstimplun, og innan hennar má vinna á verkbeiðnum svo það sjáist hvað var unnið. Valmyndarliðurinn er opinn öllum notendum, en stimpilklukkuna getur aðeins sá notað sem er tengdur starfsmanni í fyrirtækinu.

Stimpla inn og út

Smelltu á græna hnappinn „Stimpla inn" á stöðukortinu efst á síðunni, eða á klukkutáknið í haus mælaborðsins — þá opnast sama stöðukort í glugga. Við innstimplun má (valkvætt) velja verkbeiðni úr leitanlegum fellilista yfir opnar verkbeiðnir („Veldu verkbeiðni (valkvætt)"); sé engin valin er einfaldlega stimplað inn án tengingar við verk. Meðan vaktin er opin sýnir kortið liðinn tíma sem tifar á sekúndu og hvenær stimplað var inn, og í haus mælaborðsins birtist grænt merki „Stimplaður inn" með sama teljara. Rauði hnappurinn „Stimpla út" lokar vaktinni.

Verk innan vinnudags

Sé verkbeiðni valin við innstimplun byrjar tímamælir á henni samhliða vaktinni og kortið sýnir „Vinn núna á …". Hnappurinn „Skipta um verk" opnar glugga þar sem þú skráir lýsingu á fyrra verki (skylda) og velur nýtt verk. Hnappurinn „Hætta á verki" stöðvar tímamælinn á verkinu án þess að stimpla þig út úr vaktinni (líka með skyldulýsingu). Sé ekkert verk í gangi á opinni vakt birtist fellilisti til að byrja á verkbeiðni. Þannig má vinna á nokkrum verkum í sömu vaktinni og hvert þeirra fær sína eigin tímamælingu og lýsingu.

Verkbeiðnavalið birtist aðeins þeim sem hafa skrifheimild á verkbeiðnir — aðrir stimpla sig inn og út án verks. Sértu þegar með tímamæli í gangi á verkbeiðni annars staðar í kerfinu þarf að stöðva hann áður en byrjað er á verki í stimpilklukkunni.

Mínir tímar og Yfirfarið

Fyrir neðan stöðukortið er mánaðarval og tafla með einni röð á dag: Dagur, Inn, Út, Samtals, Verk (litlar flögur eins og „WO-2026-00012 · 1:30" fyrir hvern verktíma dagsins), Lýsing (athugasemd vaktar og lýsingar verktíma) og Staða. Á þröngum skjá falla dálkarnir Verk og Lýsing út og á síma birtist hver dagur sem spjald. Séu fleiri en ein vakt sama dag leggjast þær saman í eina röð (Inn = fyrsta innstimplun, Út = síðasta útstimplun). Opin vakt sýnir merkið „Opin vakt" í dálkinum Út. Noti fyrirtækið hlé kemur Viðvera, Hlé og Nettó í stað Samtals (sjá „Hlé" hér neðar). Rofinn „Sýna eyddar vaktir" við hlið mánaðarvalsins sýnir líka eyddar vaktir, merktar „Eytt"; hann er sjálfgefið slökktur og vistast ekki milli heimsókna.

Smellur á röð opnar gluggann „Breyta vakt" fyrir (fyrstu) vakt dagsins: þar má laga inn- og útstimplun og athugasemd, og undir „Verktímar innan vaktar" breyta lýsingu, byrjun og enda hvers verktíma (hver verktími er vistaður með sínum eigin „Vista"-hnappi). Lýsing verktíma má ekki vera tóm og verktími verður að liggja innan vaktarinnar. Hnappurinn „Eyða vakt" eyðir vaktinni eftir staðfestingu — verktímar hennar halda sér á verkbeiðninni en missa tenginguna við vaktina. Hnappurinn „Bæta við vakt" skráir vakt handvirkt með inn- og útstimplun, t.d. hafi stimplun gleymst.

Skrá verkbeiðni á vakt eftir á

Hafi gleymst að velja verkbeiðni meðan unnið var má skrá hana eftir á á lokaða vakt. Í glugganum „Breyta vakt" birtist hlutinn „Skrá verkbeiðni": veldu verkbeiðni úr fellilista yfir opnar verkbeiðnir, stilltu byrjun og endi (sjálfgefið inn- og útstimplun vaktarinnar), skrifaðu lýsingu (skylda) og smelltu á „Skrá verkbeiðni". Inn- og útstimplun vaktarinnar breytist ekki við þetta. Verktíminn verður að liggja innan vaktarinnar og má ekki skarast við aðra verktíma hennar (verktímar mega liggja hver á eftir öðrum). Undir „Verktímar innan vaktar" má síðan skipta um verkbeiðni, laga tíma og lýsingu eða eyða verktíma (eftir staðfestingu); verktíma sem er í gangi er ekki hægt að eyða. Verktími sem hefur verið færður á pöntun eða reikning er merktur „Reikningsfært" og er aðeins til sýnis. Skráningin krefst skrifheimildar á verkbeiðnir — líka fyrir stjórnendur á „Tímar starfsfólks" — og er ekki í boði á opinni vakt, læstum degi eða eyddri vakt.

Stjórnendur: Tímar starfsfólks og tímaskýrsla

Síðan „Tímar starfsfólks" (/dashboard/time-clock/employees, undir Starfsfólk í valmyndinni) birtist stjórnendum fyrirtækisins og notendum með lesheimild í launum. Efst er mánaðarval og rofinn „Sýna eyddar vaktir", og þar fyrir neðan þrír flipar: „Yfirlit", „Tímaskýrsla" og „Í vinnu núna". Flipinn „Yfirlit" sýnir töflu per starfsmann: Starfsmaður, Tímagrunnur launa (Vaktartími eða Verkbeiðnatímar, sjá „Tímagrunnur launa" hér neðar), Dagar, Samtals (lokaðar vaktir; Viðvera, Hlé og Nettó ef fyrirtækið notar hlé), Verktímar, Yfirfarið (fjöldi yfirfarinna vakta af öllum vöktum, t.d. „12/15"), Samþykki (t.d. „12/14 samþykkt"), Opin vakt og dálkarnir Óúthlutað, Nýting og Vinnutímareglur (sjá „Vinnutímareglur og fjarvistir"). Í töflunni eru virkir starfsmenn sem eru tengdir notanda, auk allra sem eiga vaktir á tímabilinu.

Flipinn „Tímaskýrsla" sýnir mánuðinn sem eina línu á hverja vakt, raðað eftir starfsmanni og tíma: Starfsmaður, Dagur, Inn, Út, Samtals (Viðvera, Hlé og Nettó ef fyrirtækið notar hlé), Verktímar, Verk (flögur með verkbeiðnanúmeri og tíma), Lýsing (athugasemd vaktar og lýsingar verktíma), Staða og Samþykki. Þar má sía á einn starfsmann eða skoða alla, sýna aðeins „Ósamþykkt" vaktir með rofa, prenta skýrsluna, sækja hana sem PDF og flytja hana út (CSV). Þegar starfsmaður er valinn birtist líka Breytingasaga hans fyrir tímabilið. Eyddar vaktir fara aldrei í CSV, óháð rofanum „Sýna eyddar vaktir". Í CSV-skránni eru tímar í mínútum, verkbeiðnanúmerin í einum dálki og athugasemd vaktarinnar sem lýsing.

Hlé

Hvernig hlé (matartími, kaffitímar) eru meðhöndluð er stillt fyrir fyrirtækið undir Stillingar → Laun → Launastillingar (kaflinn Stimpilklukka): Engin hlé (ekkert dregst frá), Sjálfvirkur frádráttur (t.d. 30 mín. ólaunað hlé á vöktum lengri en 6 klst.), Stimpla hlé (starfsmaður ýtir á „Hlé" og „Ljúka hléi" á stöðukortinu) eða Hvort tveggja (stimpluð hlé gilda, en sjálfvirki frádrátturinn ef þau eru styttri — aldrei dregið frá tvisvar). Í glugganum „Breyta vakt" má bæta við, laga eða eyða hléi á lokaðri vakt og merkja það greitt (dregst þá ekki frá), og haka við „Ekkert hlé tekið" til að sleppa sjálfvirka frádrættinum. Dagtaflan sýnir þá Viðveru, Hlé og Nettó.

Samþykki stjórnanda

Vaktir fara aðeins í laun eftir að stjórnandi (eða yfirmaður starfsmannsins) hefur samþykkt þær á „Tímar starfsfólks" — ein og ein, eða allar lokaðar vaktir starfsmanns í einu með „Samþykkja tímabil", sem varar fyrst við óyfirförnum, löngum og hléalausum vöktum. Enginn samþykkir eigin vaktir. Breyti starfsmaður tímum, hléum eða verkhlutum samþykktrar vaktar fellur samþykkið niður; breytingar stjórnanda halda því og eru skráðar í breytingasögu. Vaktir sem hófust fyrir tímamörk samþykktar (launastillingar stimpilklukku) teljast samþykktar, svo eldri tímar falla ekki úr launum.

Tímagrunnur launa

Fyrir hvern starfsmann er valið hvaðan greiddir tímar koma við innflutning í Tímaskráningu — aldrei hvort tveggja, svo sami tími greiðist ekki tvisvar: Vaktartími (stimpilklukka) = samþykktar vaktir, nettó eftir hlé (verkbeiðnatímar fara þá aðeins á reikninga), eða Verkbeiðnatímar = skráðir tímar á verkbeiðnum (verktímar innan vaktar aðeins ef vaktin er samþykkt). Breytist vakt eftir innflutning varar launakeyrslan við því.

Vinnutímareglur og fjarvistir

Stimpilklukkan ber vaktirnar saman við hvíldartímaákvæði laga nr. 46/1980 og birtir viðvaranir — þær hindra aldrei stimplun, samþykki né launakeyrslu og enginn frítökuréttur er reiknaður sjálfkrafa:

• Dagleg hvíld styttri en 11 klst. samfellt innan sólarhrings, eða vinnulota lengri en 13 klst.
• Enginn vikulegur frídagur: stimplað inn fleiri en 6 daga í röð.
• Vikumeðaltal yfir 48 klst. (nettó) á völdu tímabili.
• Vakt án hlés lengri en mörk sjálfvirks frádráttar (aðeins ef fyrirtækið notar hlé).
• Vakt á samþykktri fjarvist — heilsdags orlof eða veikindi sama dag, svo ekki sé greitt tvisvar.

Á „Tímar starfsfólks" birtist merki í dálkinum Vinnutímareglur (fjöldi athugasemda og fjarvista, nánar við smell) og lítið viðvörunartákn við daginn í tímaskýrslunni; starfsmaður sér sömu merki lágstemmt í eigin dagtöflu ásamt samþykktum fjarvistum mánaðarins. Sömu atriði birtast sem viðvaranir í launakeyrslunni með tengli á tímaskýrsluna.

Dálkarnir Óúthlutað og Nýting sýna hve mikið af nettó vaktartíma var skráð á verkbeiðnir — óúthlutaður tími er vaktartími sem ekki er á neinu verki (gagnlegt til að finna tíma sem gleymdist að skrá eða rukka). CSV-útflutningur tímaskýrslunnar hefur dálkinn „Óúthlutað (mín.)".

Í vinnu núna og rýmingarlisti

Flipinn „Í vinnu núna" á „Tímar starfsfólks" sýnir hverjir eru innstimplaðir, frá hvenær, hvort þeir eru í hléi og á hvaða verkbeiðni (með viðskiptavini og staðsetningu). Listinn uppfærist sjálfkrafa á mínútu fresti meðan flipinn er opinn. Hnappurinn „Prenta rýmingarlista" prentar listann með auðum reit til að haka við hvern og einn á söfnunarsvæði. Yfirmaður sér aðeins sína beinu undirmenn.

Læsingar og tengsl við laun

Dagur sem fellur innan launakeyrslu starfsmannsins sem er komin í stöðuna samþykkt eða lengra er læstur í stimpilklukkunni — hvorki starfsmaður né stjórnandi getur stimplað, breytt eða eytt á honum fyrr en launakeyrslan er opnuð aftur (lokaða launakeyrslu er ekki hægt að opna aftur). Verktímar sem myndast í stimpilklukkunni eru venjulegar verkbeiðnafærslur: þær sjást á verkbeiðninni og flæða inn í launakerfið með hnappnum „Sækja tíma úr verkbeiðnum" á Tímaskráningu, nákvæmlega eins og aðrir verktímar. Þegar verkhluti hefst fær hann sjálfkrafa tímagjald (sjálfgefinn taxta) starfsmannsins svo hægt sé að rukka tímana á verkbeiðninni; eigi starfsmaðurinn engan taxta er tímagjaldið autt (aldrei 0 kr.) og skrá þarf það á tímann áður en hann er færður á reikning. Stimpilklukkan sjálf sýnir ekki tímagjaldið. Eftir að verktími hefur verið fluttur á pöntun eða reikning er ekki hægt að breyta tímum hans lengur, aðeins lýsingu.

Algengar spurningar

„Þú ert ekki skráð(ur) sem starfsmaður í þessu fyrirtæki…" birtist í stað stöðukortsins — notandinn þinn er ekki tengdur starfsmanni hjá þessu fyrirtæki. Hafðu samband við stjórnanda svo hann tengi þig við starfsmann á Starfsmenn & aðgangur. Klukkutáknið í haus mælaborðsins birtist heldur ekki fyrr en tengingin er komin.