Verkstæðisborðið
Hvernig verkstæðisviðbótin hjálpar þér frá móttöku bíls til reiknings, og hvað er á verkstæðisborðinu.
Þú færð hana hjá PayGo, en ekki í stillingunum, og þá birtist hópurinn Viðbætur í hliðarvalmyndinni.
Verkstæði (viðbót)
Yfirlit
Verkstæði er sérmódúll (viðbót) fyrir bifreiðaverkstæði sem birtist aðeins hjá fyrirtækjum sem hafa viðbótina virka. Hún heldur utan um allt ferlið: móttöku bíls, stafræna ástandsskoðun (DVI — „Digital Vehicle Inspection"), tilboð og samþykki viðskiptavinar, sjálfa viðgerðina með verkklukku, og loks reikning.
Aðalsíðan er verkstæðisborðið á /dashboard/modules/workshop, og þaðan er siglt í Dagatal, Ökutæki, Skýrslur og Stillingar.
Verkstæðisborðið
Borðið er Kanban-sýn: dálkarnir eru workflow-stig (t.d. „Móttekið", „Í vinnslu", „Tilbúið") sem þú skilgreinir sjálf/ur í Stillingum, og hver verkbeiðni er spjald sem þú dregur milli stiga. Borðið endurhleðst sjálfkrafa á 30 sekúndna fresti svo það virkar sem lifandi skjár á gólfinu.
Efst eru fjórir mælikvarðar: Bílar í húsi, Bíður samþykkis >2 klst, Á eftir áætlun og Tæknar að störfum (yfirlit yfir tæknimenn sem eru með verkklukku í gangi, sést þegar bendillinn er yfir).
Efst er leitarreitur sem síar á bílnúmer eða nafn viðskiptavinar, og hnapparnir „Dagatal", „Ökutæki", „Stillingar", „Skýrslur" og „Ný verkbeiðni". Spjöld sem passa ekki við neitt núverandi stig lenda í rauðum dálki „Án stigs".
Fyrsta stigið (lægsta röðunargildið) fær líka dálk fyrir dagsins bókanir — sjá kaflann um Dagatal.
Ný verkbeiðni
Smelltu á „Ný verkbeiðni" til að opna glugga þar sem þú slærð inn bílnúmer. Finnist bíllinn þegar í kerfinu er hann valinn beint; annars getur þú smellt á „Skrá nýtt ökutæki" og fyllt út tegund, módel og viðskiptavin í sama glugga. Hakið „Viðskiptavinur bíður á staðnum" merkir verkbeiðnina sérstaklega á borðinu svo starfsfólk sjái að beðið er eftir bílnum.
Verkbeiðnin (RO)
Þegar þú opnar verkbeiðni af borðinu birtist hliðarspjald með þremur flipum: Verkliðir, Skoðun og Skilaboð.
Verkliðir eru samþykkis- og verðeiningin á verkbeiðninni — hver verkliður hefur stöðu (Drög → Ráðlagt → Bíður samþykkis → Samþykkt/Hafnað/Frestað → Í vinnslu → Lokið) og verðlínur af gerðinni Vinna, Varahlutur eða Annað. Línur má bæta við handvirkt, úr vöruvali, eða — ef Verkstæði er tengt TecDoc/TecRMI — beint úr ytri varahluta-/viðgerðartímaleit.
Skoðun sýnir niðurstöður DVI-ástandsskoðunar (sjá næsta kafla) og leyfir að búa til verklið beint úr gulri eða rauðri niðurstöðu með hnappinum „Búa til verklið".
Skilaboð er tvíátta spjallþráður við viðskiptavininn, tengdur sama hlekk og hann fær sendan.
Senda skýrslu og tilboð
Hnappurinn „Senda skýrslu + tilboð" sendir SMS á viðskiptavininn með hlekk á opinbera, innskráningarlausa síðu þar sem hann sér skoðunarniðurstöður og getur samþykkt eða hafnað hverjum verklið fyrir sig (með undirskrift, valfrjálst). Staða birtist aftur í verkbeiðninni sem „Sent {dagsetning}" og, þegar viðskiptavinur opnar hlekkinn, „Séð {dagsetning}".
Reikningur
Hnappurinn „Stofna reikning" reikningsfærir samþykkta og kláraða verkliði með línum. Stofnist fleiri en einn reikningur (t.d. vegna tryggingaskiptingar) birtast allir reikningsnúmerin í staðfestingu.
Ástandsskoðun (DVI)
Sjálf skoðunin er framkvæmd í tæknaviðmóti verkstæðisins (spjaldtölva/sími á gólfinu), ekki á þessari skrifstofusíðu — en niðurstöðurnar birtast og eru yfirfarnar í flipanum Skoðun á verkbeiðninni. Hver liður fær ástand Í lagi (grænt), Athuga (gult), Bilun (rautt) eða Á ekki við, með myndum/myndböndum og athugasemd. Ráðgjafi getur falið lið fyrir viðskiptavini og búið til verklið beint úr gulum/rauðum niðurstöðum.
Skoðunarsniðmátin sjálf (hvaða liðir eru skoðaðir) eru stillt í Stillingar → Skoðunarsniðmát.
Ökutæki
Síðan „Ökutæki" (/dashboard/modules/workshop/vehicles) listar öll skráð ökutæki með leit á bílnúmer, tegund eða módel. Á hverju ökutæki má opna nánari síðu með viðgerðarsögu (fyrri verkbeiðnir), frestuðum verkum, og tveimur viðbótartengingum:
- Uppfæra úr ökutækjaskrá — sækir tegund, módel, árgerð, VIN o.fl. sjálfkrafa frá ytri ökutækjaskrá (ef sú tenging er virk fyrir fyrirtækið) og sýnir forskoðun áður en breytingar eru vistaðar.
- Tengja við TecDoc — leitar að réttu TecDoc KType fyrir bílinn svo varahluta- og viðgerðartímaleit úr TecDoc/TecRMI virki á verkbeiðnum þessa bíls.
Dagatal og bókanir
„Dagatal" sýnir bókanir í dags- eða vikusýn, dálkaskipt eftir tæknimanni. Bókanir koma annaðhvort frá starfsfólki sem bókar beint í dagatalinu, eða frá opinberri vefbókunarsíðu sem viðskiptavinir geta notað án innskráningar (sjá Stillingar → Bókanir fyrir að virkja hana).
Hver bókun hefur stöðu: Óstaðfest, Staðfest, Mætt, Ekki mætt eða Hætt við. Þegar bíllinn mætir smellirðu á „Móttaka → verkbeiðni" sem breytir bókuninni sjálfkrafa í verkbeiðni á borðinu.
Skýrslur (KPI-mælaborð)
Síðan „Skýrslur" sýnir rekstrarmælikvarða verkstæðisins fyrir valið tímabil, með samanburði við jafnlangt fyrra tímabil:
- ARO — meðalverðmæti reikningsfærðrar verkbeiðni.
- Bílafjöldi á tímabilinu.
- Samþykkishlutfall — hlutfall sendra verkliða sem viðskiptavinir samþykktu, bæði í fjölda og krónum.
- Virkur vinnutaxti (ELR) — raunverulegt tímagjald sem næst.
- Skilvirkni tækna — súlurit sem ber saman selda tíma og skráða (verkklukku) tíma per tæknimann.
- Endurheimt frestaðra verka — hlutfall frestaðra/hafnaðra verka sem voru síðar samþykkt eða reikningsfærð.
- Skoðunarhlutfall, sendingarhlutfall skoðana og meðalfjöldi mynda per skoðun — ferlismælikvarðar fyrir DVI-vinnuna sjálfa.
Stillingar
Síðan „Stillingar" hefur fimm flipa:
- Workflow-stig — búa til, endurraða og eyða dálkunum á borðinu, hver með lit og valfrjálsu SMS-i sem sendist viðskiptavini þegar bíllinn færist í stigið (t.d. „Bíllinn þinn {bílnúmer} er kominn í {stig}").
- Verksniðmát — fyrirfram skilgreindar línusamsetningar (t.d. „Olíuskipti") sem flýta fyrir skráningu verkliða; hvert sniðmát má merkja „Sýnilegt í vefbókun" svo viðskiptavinir geti valið það beint í bókunarferlinu.
- Skoðunarsniðmát — hvaða liðir eru í ástandsskoðuninni, með röðun, staðalathugasemdum og lágmarksfjölda mynda fyrir gular/rauðar niðurstöður.
- Bókanir — opnunartímar, afkastageta (fjöldi samhliða plássa), hvort vefbókanir staðfestist sjálfkrafa, áminningar-SMS, og slóðin (slug) fyrir opinberu vefbókunarsíðuna.
- Tengingar — yfirlit yfir ytri tengingar (ökutækjaskrá, TecDoc, TecRMI) sem PayGo stillir miðlægt, og sjálfgefið tímagjald sem notað er þegar viðgerðartíma er bætt á verklið úr TecRMI.
Opinberar síður fyrir viðskiptavini
Tvær síður krefjast engrar innskráningar og eru auðkenndar með tilviljunarkenndum hlekk (token) eða slóð (slug), ekki auðkenniskerfi notenda:
- Skoðun og samþykki — viðskiptavinur sér skoðunarniðurstöður, verkliði og getur samþykkt/hafnað hverjum lið, auk þess að spjalla við verkstæðið.
- Vefbókun — þriggja skrefa ferli (þjónusta → tími → upplýsingar) þar sem viðskiptavinur bókar tíma sjálf/ur, ef vefbókun er virkjuð í Stillingum → Bókanir.
Tengsl við aðrar einingar
Verkbeiðni tengist alltaf viðskiptavini og reikningsfærist sem venjulegur sölureikningur — reikningurinn fylgir sömu reglum og aðrir reikningar í kerfinu (rafræn sending, VSK o.fl.). Varahlutalínur á verkliðum má velja beint úr vörulistanum, og tæknamenn sem úthlutað er verkum og mæld er skilvirkni þeirra á eru skráðir sem starfsmenn. Verkklukka tækna er sjálfstæð KPI-mæling fyrir verkstæðið og tengist ekki launakerfinu.
