Horfðu á þetta · 1:51Launaseðlar í tölvupósti

Launaseðlar í tölvupósti

Sendu launaseðla tímabilsins rafrænt sem PDF beint til starfsmanna og fylgstu með sendingum

Stækka

Spjaldið á lokaðri launakeyrslu, við hlið Bankaskila. Efst er athugasemdin um að keyrslunni sé lokað en launaseðla megi samt senda. Hér er ekkert netfang skráð á launþegana („8 vantar netfang“), svo „Undirbúa sendingu“ er óvirkur

Spjaldið Launaseðlar í tölvupósti gerir þér kleift að senda launaseðil hvers starfsmanns sem PDF-viðhengi í tölvupósti beint úr launakeyrslunni — í stað þess að prenta seðlana eða dreifa þeim handvirkt. Spjaldið er á smáatriðasíðu hverrar launakeyrslu (Laun → Launakeyrslur → keyrsla), við hlið hinna útsendingarspjaldanna: Bankaskil — greiðsluskrá, Skilagreinar til innheimtuaðila og staðgreiðslu til Skattsins.

Sendingin er hópaðgerð: þú velur móttakendur, kerfið býr til PDF-launaseðil fyrir hvern þeirra og sendir hann í tölvupósti. Staða hverrar sendingar er skráð per starfsmann svo þú getir alltaf séð hverjir fengu seðil, hvenær og hvort eitthvað mistókst.

Launaseðla-sending er einungis miðlun seðilsins til starfsmannsins. Hún færir ekkert í bókhald, greiðir engin laun, breytir engum tölum í keyrslunni og skilar engu til yfirvalda. PDF-seðillinn er búinn til úr vistuðum launaseðli keyrslunnar. Útborgun (bankaskrá), staðgreiðsla og skilagreinar til lífeyrissjóða/stéttarfélaga eru aðskilin skref á öðrum spjöldum sömu síðu.

Forsendur

Tvennt þarf að vera í lagi áður en hægt er að senda launaseðla.

Forsenda	Af hverju	Ef hún vantar
Launakeyrslan er bókuð	Kerfið krefst þess að keyrslan sé bókuð í bókhald áður en nokkuð er sent út — launaseðlar jafnt sem bankaskrá, skilagreinar og staðgreiðsla.	Fyrir ofan spjöldin stendur viðvörunin „Bókaðu launakeyrsluna fyrst“ og sendingarhnapparnir eru faldir. Sé reynt að senda engu að síður hafnar kerfið með „Bókaðu launakeyrsluna í bókhald áður en þú sendir hana út.“
Netfang skráð á starfsmann	Kerfið sendir á netfangið sem skráð er á starfsmanninn sjálfan. Án netfangs er ekki hægt að senda.	Starfsmaðurinn fær merkinguna „Vantar netfang“, er ekki hægt að velja hann og hann telst „sleppt“ ef hann lendir í sendingu.

Sendingarhnapparnir (Undirbúa sendingu og Endur-senda misheppnaðar) birtast um leið og keyrslan er bókuð — og haldast líka eftir að henni er lokað. Þegar keyrsla er opnuð aftur (sett aftur í drög) eyðist sendingarsagan ekki: fyrri sendingar sjást áfram í loggnum, en þær teljast ekki lengur „Áður sent“. Eftir að endurreiknuð keyrsla hefur verið bókuð á ný eru því allir með netfang aftur „Tilbúinn“ og forvaldir, svo starfsmenn fái leiðréttan seðil.

Lokuð launakeyrsla

Eftir að launakeyrslu er lokað eru bankaskrá, skilagreinar og staðgreiðsla læst, en launaseðla má enn senda og endursenda — t.d. ef gleymdist að senda þá áður en keyrslunni var lokað. Efst á spjaldinu stendur þá: „Keyrslunni er lokað. Launaseðlar eru sendir úr vistuðum gögnum hennar og engu í keyrslunni er breytt.“ Keyrslan helst í stöðunni Lokað eftir sendinguna.

Þegar þú lokar keyrslu fer kerfið yfir ólokin skref og varar við ef launaseðlar hafa ekki verið sendir öllum sem hafa netfang (skrefið „Launaseðlar sendir í tölvupósti“, t.d. „3 af 8 sendir“). Það er ábending, ekki lás — þú getur lokað samt og sent seðlana síðar.

Yfirlit spjaldsins

Efst á spjaldinu eru tvær tölur sem sýna hversu margir eru sendanlegir, ásamt merkingum ef eitthvað þarfnast athygli.

Þáttur	Lýsing
Starfsmenn alls	Fjöldi launaseðla í keyrslunni — allir sem eiga launaseðil á þessu tímabili.
Með netfang	Fjöldi starfsmanna sem er með skráð netfang og því hægt að senda á. Þetta er sá hópur sem raunverulega er sendanlegur.
Merking „{n} vantar netfang“	Appelsínugul merking birtist aðeins ef einhvern vantar netfang, með fjöldanum. Þessum starfsmönnum verður sleppt.
Merking „{n} áður sent“	Græn merking birtist aðeins ef einhver hefur þegar fengið seðil sinn sendan á tímabilinu.

Efst í hægra horni spjaldsins er hnappurinn Sjá log sem opnar sögu allra sendinga á tímabilinu. Neðst eru aðgerðahnapparnir Undirbúa sendingu og Endur-senda misheppnaðar.

Staða hvers starfsmanns

Þegar þú opnar valgluggann sérðu töflu með starfsmönnunum. Hver lína hefur stöðumerkingu sem segir til um hvort — og af hverju — hægt er að senda.

Merking	Litur	Merking / hvenær
Vantar netfang	Appelsínugul (með viðvörunartákni)	Ekkert netfang er skráð á starfsmanninn. Ekki er hægt að velja hann.
Áður sent	Græn	Starfsmaðurinn hefur fengið launaseðilinn sendan á þessu tímabili. Við hlið merkingarinnar stendur hvenær hann var síðast sendur. Hann er ekki forvalinn, og hann er aðeins sendur aftur ef hakað er við „Senda aftur“.
Tilbúinn	Hlutlaus (grá)	Netfang er til staðar og seðill hefur ekki verið sendur enn. Þessir eru forvaldir og tilbúnir til sendingar.

Þegar valglugginn opnast eru allir sem hafa netfang og hafa ekki þegar fengið sent hakaðir sjálfkrafa. Þú getur svo afvalið eða valið til viðbótar eftir þörfum.

Að velja móttakendur

Smelltu á Undirbúa sendingu til að opna gluggann Velja móttakendur. Þar er hakreiturinn Senda aftur og tafla með dálkunum Starfsmaður, Netfang og Staða, þar sem þú hakar við þá sem eiga að fá seðil.

Opnaðu valgluggann

Smelltu á bláa hnappinn „Undirbúa sendingu“. Hann er óvirkur ef enginn starfsmaður er með netfang (þá er ekkert til að senda).

Yfirfarðu forvalið

Allir með netfang sem hafa ekki þegar fengið sent eru forhakaðir. Starfsmenn án netfangs eru óvirkir í listanum og ekki hægt að haka við þá.

Aðlagaðu valið

Afhakaðu þá sem þú vilt ekki senda til. Textinn í glugganum minnir á: „Smelltu af þeim sem þú vilt ekki senda til. Starfsmenn án netfangs eru ekki valdir.“ Viltu senda „Áður sent“ starfsmanni seðilinn aftur, hakaðu við hann og líka við Senda aftur efst í glugganum.

Sendu

Sendihnappurinn neðst sýnir „Senda til {n} starfsmanna“ með fjölda valinna. Hann er óvirkur ef enginn er valinn. Sé „Senda aftur“ hakað og einhver valinna hefur þegar fengið seðil, spyr kerfið fyrst, t.d. „Senda aftur 2 launaseðla sem þegar hafa verið sendir?“ ásamt „Síðast sent …“, og sendingin fer af stað þegar þú staðfestir með „Senda aftur“.

Kerfið ver gegn tvísendingu: án Senda aftur sleppir það alltaf launaseðlum sem þegar hafa verið sendir, líka þótt hakað sé við þá í listanum eða smellt tvisvar. Séu allir valdir seðlar þegar sendir hafnar kerfið með „Allir valdir launaseðlar hafa þegar verið sendir. Staðfestu endursendingu ef senda á þá aftur.“

Sendingin sjálf

Þegar þú sendir gengur kerfið í gegnum hvern valinn starfsmann, býr til PDF-launaseðil hans og sendir hann í tölvupósti. Að lokinni lotu birtist tilkynning sem tekur saman niðurstöðuna.

Tilkynningin er á forminu „{n} sendir, {n} mistókust, {n} sleppt“ — til dæmis „12 sendir, 1 mistókust, 2 sleppt“. Hafi kerfið sleppt seðlum sem þegar voru sendir bætist við „…, {n} sleppt þar sem þeir voru þegar sendir“. Eftir sendingu uppfærist spjaldið svo að merkingarnar (t.d. „Áður sent“) endurspegli nýju stöðuna.

Í tilkynningunni	Merking
sendir	Launaseðill var búinn til og tölvupóstur sendur.
mistókust	Villa kom upp við sendinguna sjálfa (t.d. póstþjónustan hafnaði skeytinu eða PDF myndaðist ekki). Hægt er að reyna aftur.
sleppt	Ekkert var reynt því netfang vantaði á starfsmanninn.
sleppt þar sem þeir voru þegar sendir	Seðillinn hafði þegar verið sendur og „Senda aftur“ var ekki hakað — ekkert var sent og engin lína skráð í logginn.

Munurinn skiptir máli: sleppt þýðir að ekkert var reynt (vantar netfang), en mistókust þýðir að reynt var að senda en það gekk ekki. Þær línur þarf að fylgja eftir — sjá „Endursending“ hér að neðan.

Staða heildar-lotunnar

Hver sendilota er skráð sem ein færsla í sendingarsögu tímabilsins. Staða lotunnar ræðst af því hvernig einstakar sendingar fóru.

Staða lotu	Hvenær
Tókst (SUCCESS)	Ekkert mistókst og engu var sleppt vegna netfangs — allir sem reynt var að senda á fengu seðil.
Mistókst (FAILED)	Engin sending tókst.
Að hluta (PARTIAL_SUCCESS)	Sumt tókst en annað mistókst eða var sleppt vegna netfangs.

Þegar launaseðill hefur verið sendur og keyrslan er í stöðunni Bókað færist hún í stöðuna Sent — að því gefnu að a.m.k. ein útsendingarlota tímabilsins (launaseðlar, bankaskrá, skilagreinar) hafi tekist að fullu. Á keyrslu sem er þegar Sent eða Lokað breytir sendingin engri stöðu.

Sendingarlog

Smelltu á Sjá log efst á spjaldinu til að opna hliðarspjaldið Email log. Þar er skráð hver einasta sendingartilraun á tímabilinu, nýjustu efst — líka sendingar frá því áður en keyrslan var opnuð aftur — svo hægt sé að staðfesta hverjir fengu seðil og hvenær.

Dálkur	Lýsing
Netfang	Netfangið sem reynt var að senda á (— ef ekkert var skráð).
Staða	Litamerkt staða sendingarinnar (sjá töfluna hér að neðan).
Tími	Dagsetning og tími sendingar (— ef ekkert var sent).
Villa	Villuskilaboð ef eitthvað fór úrskeiðis, annars tómt.

Staða í log	Litur	Merking
SENT	Grænn	Launaseðill sendur.
FAILED	Rauður	Sending mistókst — t.d. „Póstþjónusta hafnaði sendingu“ eða villa við gerð PDF; villan stendur í dálkinum Villa.
SKIPPED_NO_EMAIL	Appelsínugulur	Sleppt því netfang var ekki skráð á starfsmanninn („Netfang ekki skráð á starfsmann“).
PENDING	Grár	Sending hafin en ekki lokið.
BOUNCED	Rauður	Frátekin staða fyrir póst sem skilar sér til baka. Launaseðla-sendingin skráir hana ekki eins og er — póstur sem skoppar til baka eftir afhendingu til póstþjónsins sést því ekki í loggnum.

Endursending

Það eru tvær leiðir til að senda aftur: velja starfsmenn handvirkt í valglugganum, eða nota Endur-senda misheppnaðar sem velur sjálfkrafa þá sem þarf.

Leið	Hvað hún gerir
Handvirk endursending	Opnaðu „Undirbúa sendingu“, hakaðu við Senda aftur og við einstaka starfsmenn (líka þá sem merktir eru „Áður sent“), staðfestu og sendu. Gagnlegt til að senda einum starfsmanni seðil á ný, t.d. ef hann týndi honum.
Endur-senda misheppnaðar	Sendir strax (án valglugga) aftur á alla þar sem síðasta tilraun var „mistókst“ (FAILED) eða „sleppt vegna netfangs“ (SKIPPED_NO_EMAIL). Þeim sem enn vantar netfang er aftur sleppt. Ef enginn þarf endursendingu birtast skilaboðin „Engir launaseðlar þurfa að vera sendir aftur“.

Starfsmenn án netfangs

Starfsmaður án skráðs netfangs birtist með appelsínugulu merkingunni „Vantar netfang“ og er ekki hægt að velja hann.

Skráðu netfangið

Skráðu netfang á starfsmanninn — starfsmenn eru stofnaðir og þeim breytt undir Starfsmenn & aðgangur.

Komdu aftur á spjaldið

Opnaðu launakeyrsluna aftur (eða endurhlaðið síðuna) — starfsmaðurinn birtist nú sem „Tilbúinn“ og er hægt að haka við hann.

Sendu eða endur-sendu

Sendu venjulega, eða notaðu „Endur-senda misheppnaðar“ til að ná í einu til allra sem áður var sleppt vegna netfangs.

Efni tölvupóstsins

Tölvupósturinn er staðlaður texti með launaseðlinum sem PDF-viðhengi, persónugerður með nafni starfsmanns, tímabili og lykiltölum seðilsins. Hann er á tungumáli starfsmannsins: hafi hann notandaaðgang ræður tungumálastilling hans, annars tungumál þess sem sendir. PDF-seðillinn og skráarheitið fylgja sama tungumáli.

Hluti	Innihald
Efnislína	„Launaseðill {tímabil} — {fyrirtæki}“ — t.d. „Launaseðill 2026-06 — Demo Company“.
Sendandi	Nafn fyrirtækisins birtist sem nafn sendanda.
Ávarp	Ávarp á fyrsta nafn starfsmannsins („Sæl/l {fornafn}“).
Meginmál	Stutt kynning ásamt útborgunardegi, heildarlaunum og útborgun, með vísun í meðfylgjandi PDF, undirritað með nafni fyrirtækisins.
Viðhengi	PDF-launaseðill starfsmannsins, skráarheiti á forminu launasedill_{tímabil}_{nafn}.pdf.
Svarnetfang	Netfang fyrirtækisins, sé það skráð, svo að svör starfsmanns berist fyrirtækinu.

Sendingin fer um póstþjónustu PayGo. Texti tölvupóstsins er staðlaður og ekki stillanlegur per fyrirtæki eins og er.

Launaseðlar innihalda viðkvæmar persónuupplýsingar (laun, kennitölu, sundurliðun). Staðfestu að öll netföng séu rétt áður en þú sendir á allan hópinn — rangt netfang gæti þýtt að seðill berist röngum aðila. Yfirfarðu „Með netfang“ töluna og dálkinn Netfang í valglugganum áður en þú smellir á senda.

Réttindi

Aðgerðirnar krefjast launaheimilda. Að skoða lista og log dugir lesheimild, en sending krefst skrifheimildar.

Aðgerð	Heimild sem þarf
Skoða móttakendalista	payroll:read (launalestur)
Skoða email log	payroll:read (launalestur)
Senda launaseðla	payroll:write (launaskrif)
Endur-senda misheppnaðar	payroll:write (launaskrif)

Tengd skref

Launaseðla-sending er eitt af útsendingarskrefum launakeyrslunnar. Hin skrefin — útborgun með bankaskrá (Bankaskil), staðgreiðsla og skilagreinar til lífeyrissjóða og stéttarfélaga — eru aðskilin og hafa engin áhrif á launaseðla-sendinguna. Sjá nánar um keyrsluna sjálfa á síðunni Launakeyrslur.

Tengdar síður

Fyrri síða

Bankaskil (greiðsluskrá)

Næsta síða

Staðgreiðsla — skil til Skattsins (RSK)