Bókhaldsyfirlit

Lestu formerkið aðeins af Eignum. Eignir eru birtar með formerki, svo neikvæð tala (t.d. vegna yfirdreginnar bankainnstæðu) sést strax. Skuldir og Eigið fé eru hins vegar alltaf birt án formerkis: sé eigið fé neikvætt (uppsafnað tap, debetstaða á eigið-fé lyklum) birtist það samt sem jákvæð græn tala á spjaldinu. Staðfestu formerkið í Prófjöfnuði eða efnahagsreikningi undir Fjárhagsskýrslum áður en þú dregur ályktanir af spjöldunum.

Spjöldin þrjú — Eignir, Skuldir og Eigið fé — taka ekki mið af síunum fyrir neðan. Þau sýna alltaf uppsafnaða stöðu allra bókaðra færslna, óháð því hvaða dagsetningarbil eða stöðu þú velur — og engin dagsetningarmörk eru sett, svo bókaðar færslur með framtíðardagsetningu teljast líka með. (Hafi árslokayfirfærsla verið keyrð er reiknað frá síðustu fluttu upphafsstöðu, sem gefur sömu stöðu.) Færslur samtals hegðar sér öfugt: sá teljari fylgir stöðusíunni og dagsetningarbilinu (en ekki leitarreitnum). Ef dagsetningarbil er valið og tölurnar virðast ekki stemma við listann er þetta skýringin.

Búastu ekki við að spjöldin þrjú stemmi hvert við annað. Grunnjafna bókhaldsins er Eignir = Skuldir + Eigið fé + (Tekjur − Gjöld), en spjöldin sýna aðeins fyrstu þrjá liðina — tekju- og gjaldalyklar eru hvergi með. Afkoma ársins situr því utan þeirra þar til henni er lokað yfir á eigið fé við áramót. Það er fullkomlega eðlilegt að sjá t.d. háar eignir á móti eigin fé upp á 0 kr. í nýju fyrirtæki, og það er ekki merki um færslu í ójafnvægi (kerfið leyfir slíka færslu hreinlega ekki að verða til). Viltu sjá raunverulegt jafnvægi debets og kredits? Notaðu Prófjöfnuð undir Fjárhagsskýrslum, sem tekur alla lykla með.

Aðeins handbókaðar færslur má ógilda hér. Færslur sem undirkerfi bókaði sjálfvirkt — t.d. sölureikningar og kreditreikningar, greiðslur og innborganir, bankakröfur og bankafærslur, útgjöld, VSK-uppgjör, aðflutningsskýrslur, lán, eignaskrá og upphafsstöður — sýna „Ógilda" gráa (óvirka). Haltu músinni yfir henni til að sjá skýringuna „Þessi færsla var bókuð sjálfvirkt og bakfærist í [kerfi] — aðeins handbókaðar dagbókarfærslur má bakfæra hér." Bakfærðu slíka færslu í kerfinu sem bókaði hana; annars yrði fjárhagsfærslan ógild en undirbókin (t.d. lánið eða greiðslan) stæði óbreytt. Kerfið hafnar líka slíkri ógildingu á þjóninum.

Aðeins er hægt að bóka færslur sem eru í drögum — annars birtast skilaboðin „Færsla hefur þegar verið bókuð". Eftir bókun telur færslan strax með í Eignum, Skuldum og Eigið fé og birtist í fjárhagsskýrslum.

Bókun er stöðvuð ef bókhaldstímabil dagsetningarinnar er lokað. Þá birtast skilaboðin „Ekki er hægt að bóka færslur í lokað tímabil". Athugað er bæði dagsetning færslunnar og dagsetning hverrar línu sem ber eigin dagsetningu, og færslan má ekki spanna fleiri en eitt reikningsár („Dagbókarfærsla má ekki spanna fleiri en eitt reikningsár…"). Finnist ekkert tímabil yfirhöfuð fyrir dagsetninguna reynir kerfið fyrst að stofna yfirstandandi og næsta fjárhagsár sjálfkrafa, en tekst það ekki birtast skilaboðin „Ekkert opið fjarhagstímabil fannst fyrir þessa dagsetningu". Sömu athuganir eru þegar gerðar þegar ný færsla er vistuð. Sjá Bókhaldstímabil til að opna tímabil aftur.

VSK-læsing. Snertir færslan VSK — þ.e. VSK-lykil eða tekjulykil með útskatti — og lendir dagsetning hennar í VSK-tímabili sem er læst (VSK-skýrslu skilað til RSK eða VSK-uppgjör bókað í fjárhag), fer það eftir VSK-læsingarhami fyrirtækisins hvað gerist. Haminn velur notandi með stillingaheimild með tannhjólinu á VSK-síðunni („VSK-stillingar"):

• Læsa (sjálfgefið): Notandi með heimild til VSK-leiðréttinga (accounting:vat-override) fær gluggann „Tímabil læst — [tímabil] [ár]" og verður að skrá Ástæðu (a.m.k. 5 stafi) og smella á „Bóka sem leiðréttingu". Færslan er þá merkt sem leiðrétting á tímabilið, birtist á VSK-síðunni, og skila þarf leiðréttingarskýrslu til Skattsins. Notandi án heimildarinnar fær aðeins skýringarglugga og færslan er ekki bókuð.
• Aðeins vara við: Færslan er bókuð og merkt sjálfkrafa sem leiðrétting á tímabilið.
• Slökkt: Engin VSK-læsing.

Lokað bókhaldstímabil er alltaf athugað fyrst og verður ekki yfirstigið, hvaða hamur sem er valinn.

„Eyða" er aðeins í boði fyrir drög (DRAFT). Þegar færsla hefur verið bókuð er hún hluti af formlegu bókhaldi og verður ekki eydd — aðeins ógilt. Þetta tryggir að bókhaldið sé rekjanlegt og að fylgiskjalsnúmer haldist samfelld.

Ógilding lýtur sömu tímabilslæsingu og bókun: sé bókhaldstímabil færsludagsetningarinnar lokað hafnar kerfið ógildingunni með skilaboðunum „Ekki er hægt að bóka færslur í lokað tímabil". Þú þarft því að opna tímabilið aftur (Stillingar → Bókhald → Bókhaldstímabil) áður en hægt er að ógilda gamla færslu. Ógilding fylgir einnig VSK-læsingu eins og bókun: dagsetning færslunnar og hverrar línu er borin við hana. Í hamnum „Læsa" er ógildingu í skiluðu eða uppgerðu VSK-tímabili hafnað nema notandinn hafi heimild til VSK-leiðréttinga (accounting:vat-override); í hamnum „Aðeins vara við" er færslan ógilt og merkt „Leiðrétting VSK“; sé læsingin slökkt breytist ekkert. Við ógildingu eru áhrif færslunnar á stöður lyklanna bakfærð.

Ógilding breytir upprunalega tímabilinu og fer ekki í gegnum VSK-læsinguna. Ógildir þú handbókaða færslu með VSK-línum í VSK-tímabili sem þegar hefur verið skilað breytast VSK-tölur þess tímabils án leiðréttingarmerkis — þá þarf að skila leiðréttingarskýrslu til Skattsins. Sé færslan eignfærð í eignaskrá hafnar kerfið ógildingunni („Bókunin er eignfærð á … — fjarlægðu eignfærsluna í eignakerfinu (Eignaskrá) fyrst").