Færslubók
Hvar allar bókhaldsfærslurnar eru, hvernig á að leita og sía, hvað tegundir, stöður og Ítaratriði sýna, hvernig færsla er opnuð, og hvaða færslur má bakfæra hér.
Færslubók
Færslubók
Færslubókin (Bókhald > Færslubók) sýnir allar bókhaldsfærslur í kerfinu á einum stað — bæði þær sem verða til sjálfkrafa (t.d. úr sölureikningum, greiðslum, útgjöldum, bankafærslum, kortauppgjörum, lánum, eignaskrá og VSK-uppgjöri) og handvirkar færslur sem skráðar eru í dagbók. Þetta er heildarskrá yfir alla fjárhagslega hreyfingu fyrirtækisins og aðalstaðurinn til að fletta upp, skoða og prenta einstakar færslur — og bakfæra handbókaðar færslur.
Hver færsla fær einkvæmt færslunúmer (t.d. JE-2026-00123) og er merkt með tegund (uppruna) og stöðu. Debet og kredit hverrar færslu eiga alltaf að standast á — kerfið sýnir „Í jafnvægi" eða „Ekki í jafnvægi" þegar færsla er opnuð. Í töflunni birtast nýjustu færslurnar efst (raðað eftir stofntíma, lækkandi).
Leit og síur — Efst á síðunni er röð af leitar- og síureitum sem vinna saman (allar virkar síur eru sameinaðar). Þegar þú breytir leit, skjalanúmeri, tegund eða „Bókað af" fer listinn aftur á fyrstu blaðsíðu:
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Leita eftir númeri eða lýsingu… | Frítextaleit sem leitar bæði í færslunúmeri og lýsingu (hluti af orði dugar). Listinn uppfærist um leið og þú hættir að slá inn. | Nei |
| Skjalanúmer | Hlutaleit í númeri fylgiskjalsins sem færslan tilheyrir — gagnlegt til að finna færslu út frá fylgiskjali sem bókað var í dagbók. | Nei |
| Upphafsdagur – Lokadagur | Dagsetningabil (snið DD.MM.ÁÁÁÁ). Sýnir aðeins færslur með færsludagsetningu innan bilsins. | Nei |
| Tegund | Fellilisti til að sía eftir uppruna færslu (Sölureikningur, Kreditreikningur, Útgjöld, Greiðsla, Handbókuð, Lánaafborgun, Afskriftir o.s.frv.). Sían tekur aðeins nákvæmlega þá tegund — bakfærslur hennar („Bakf. …") fylgja ekki með. Hægt að hreinsa. | Nei |
| Bókað af | Fellilisti með samstarfsfólki — sýnir færslur sem viðkomandi notandi stofnaði. Hægt að leita í listanum. | Nei |
| Ítaratriði | Rofi sem bætir við aukadálkum í töfluna: „Stofnað", „Bakfærsla á" og „Bakfært með". | Nei |
Töfludálkar — Taflan sýnir eina línu á hverja bókhaldsfærslu. Neðst birtist „Samtals X dagbókafærslur" ásamt blaðsíðuvali (10, 20, 50 eða 100 færslur á síðu; sjálfgefið 20). Dálkarnir „Stofnað", „Bakfærsla á" og „Bakfært með" birtast aðeins þegar kveikt er á „Ítaratriði"-rofanum. Hnappurinn Excel undir síunum sækir allar færslur síunnar (ekki aðeins síðuna á skjánum; mest 50.000) í XLSX-skjal: númer, dagsetningu, lýsingu, tegund, stöðu, debet, kredit og „Bókað af", með samtöluröð og síunum í hausnum.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Númer | Einkvæmt færslunúmer (fast vinstra megin á breiðum skjá). | — |
| Dags | Færsludagsetning (DD.MM.ÁÁÁÁ). Hægt að raða eftir þessum dálki. | — |
| Stofnað | Hvenær færslan var stofnuð, með klukkustund (DD.MM.ÁÁÁÁ HH:mm). Sýnist aðeins með „Ítaratriði". Hægt að raða. | — |
| Lýsing | Textalýsing á færslunni (stytt ef löng). | — |
| Tegund | Uppruni færslunnar sem litamerkt merki. Fyrir sölureikninga, kreditreikninga og útgjöld (og bakfærslur þeirra) er merkið hlekkur beint á upprunaskjalið. | — |
| Staða | Stöðumerki færslunnar (Bókað / Drög / Ógilt). Ef færslan var bókuð inn í VSK-læst tímabil birtist þar einnig merkið „Leiðrétting VSK <tímabil>" (sjá neðar). | — |
| Upphæð | Heildarupphæð færslunnar (debetsamtala), á sniðinu 1.024 kr. Röðun eftir þessum dálki raðar aðeins færslunum á blaðsíðunni sem er sýnd. | — |
| Bókað af | Notandinn sem stofnaði og bókaði færsluna. Sýnir „-" ef færslan er ekki bókuð (drög). | — |
| Bakfærsla á | Ef þetta er bakfærsla: hlekkur á upprunalegu færsluna sem hún núllar út. Sýnist aðeins með „Ítaratriði". | — |
| Bakfært með | Ef þessi færsla hefur verið bakfærð: hlekkur á bakfærandi færsluna. Sýnist aðeins með „Ítaratriði". | — |
| Aðgerðir | Hnappar fyrir hverja línu (fastir hægra megin): Skoða (augntákn), Prenta (prentaratákn) og Sækja PDF (niðurhalstákn). | — |
Tegundir færslna — „Tegund"-dálkurinn sýnir uppruna hverrar færslu með litamerki. Bakfærslur fá „Bakf."-forskeyti og eldrautt (volcano) merki. Helstu tegundir:
| Tegund | Litur | Uppruni |
|---|---|---|
| Sölureikningur | Blár | Sjálfvirk færsla við útgáfu sölureiknings (hlekkur á Söluborð). |
| Kreditreikningur | Rauður | Sjálfvirk færsla við útgáfu kreditreiknings (hlekkur á kreditreikninga). |
| Útgjöld | Appelsínugulur | Færsla úr útgjaldakerfinu (hlekkur á útgjaldið). |
| Útgjaldagreiðsla | Appelsínugulur | Færsla þegar útgjald er greitt. |
| Greiðsla | Grænn | Færsla þegar greiðsla er skráð á reikning. |
| Fyrirframgreiðsla | Blágrænn (cyan) | Færsla vegna fyrirframgreiðslu viðskiptavinar. |
| Handbókuð | Fjólublár | Handvirk færsla skráð í dagbók. Eina tegundin sem má bakfæra í færslubókinni. |
| Inneign viðskiptav. | Grænn | Inneignarfærsla viðskiptavinar. |
| Innri millifærsla | Blágrænn (cyan) | Millifærsla milli banka-/sjóðsreikninga. |
| Bankakrafa | Gull | Færsla úr bankakröfum. |
| Bankafærsla | Dökkblár (geekblue) | Færsla úr bankasamskiptum. |
| Uppgjör | Gull | Bókun kortauppgjörs (Bókhald > Kortauppgjör). |
| Lánaafborgun / Útborgun láns / Verðbætur | Eldrautt (volcano) | Færslur úr lánakerfinu (Bókhald > Lán). |
| Eignakaup / Afskriftir / Leiðrétting eignar / Gjaldfærsla eignalínu / Sala/niðurlagning eignar | Límónugrænn (lime) | Færslur úr eignakerfinu (Bókhald > Eignaskrá). Bakfærslur þeirra heita „Bakf. eignafærsla". |
| Bakf. … | Eldrautt (volcano) | Bakfærsla (mótfærsla) á samsvarandi tegund. |
| Annað (kerfiskóði) | Grár | Færslur af öðrum uppruna, t.d. VSK-uppgjör, birtast með gráu merki sem sýnir kerfiskóða upprunans. |
Staða færslu — Staðan sést bæði í „Staða"-dálki töflunnar og þegar færslan er opnuð:
| Staða | Litur | Merking |
|---|---|---|
| Bókað | Grænn | Færslan er bókuð og hefur áhrif á fjárhaginn. Handbókaða færslu má bakfæra hér; sjálfvirkar færslur bakfærast í upprunakerfinu. |
| Drög | Grár (default) | Færslan er óbókuð drög og hefur ekki áhrif á fjárhagsstöðuna enn. |
| Ógilt | Rauður | Færslan hefur verið ógilt. |
Merkið „Leiðrétting VSK <tímabil>" — Eldrautt merki með viðvörunartákni, t.d. „Leiðrétting VSK Júlí–Ágúst 2026", birtist við hlið stöðunnar í töflunni og við færslunúmerið í færsluglugganum. Það þýðir að færslan var bókuð inn í VSK-læst tímabil — tímabil þar sem VSK-skýrslu hefur verið skilað til RSK eða VSK-uppgjör bókað. Haltu bendlinum yfir merkinu til að sjá ástæðuna, hver bókaði og hvenær. Slík færsla birtist einnig sem leiðrétting á VSK-síðunni (Bókhald > Virðisaukaskattur) og fyrir tímabilið þarf að skila leiðréttingarskýrslu til Skattsins. Sama regla gildir þegar bókuð færsla er ógilt, því ógilding fellir færsluna út á upprunalegum dagsetningum hennar: dagsetning færslunnar og hverrar línu er borin við VSK-læsinguna. Í hamnum „Læsa" er ógildingunni hafnað nema notandinn hafi heimild til VSK-leiðréttinga (accounting:vat-override); í hamnum „Aðeins vara við" er færslan ógilt og merkt „Leiðrétting VSK <tímabil>"; sé læsingin slökkt breytist ekkert. Fjárhagstímabil færsluhaussins og allra lína þarf einnig að vera opið.
Farðu í Bókhald > Færslubók. Þar birtist tafla með öllum bókhaldsfærslum, nýjustu efst.
Notaðu leitarreitinn (númer/lýsing), skjalanúmer, dagsetningabil, „Tegund" og „Bókað af" til að þrengja listann. Síurnar vinna saman.
Rofinn bætir við dálkunum „Stofnað" (með tíma), „Bakfærsla á" og „Bakfært með" svo þú sérð tengsl bakfærslna beint í listanum. Smelltu á færslunúmer í þeim dálkum til að opna viðkomandi færslu.
Smelltu á augntáknið í „Aðgerðir" til að opna færsluna. Þar sjást allar debet- og kredit-línur, fylgiskjöl, samtölur og jafnvægi.
Notaðu prentara- eða niðurhalstáknið í „Aðgerðir". Ef fylgiskjöl eru til staðar spyr kerfið við prentun hvort prenta eigi með PDF-fylgiskjölum („Já, með fylgiskjölum") eða aðeins færsluna („Nei, aðeins færslu"). Við niðurhal (Sækja PDF) eru öll fylgiskjöl tekin sjálfkrafa með ef þau eru til staðar (án fyrirspurnar).
Færsluglugginn (Dagbókafærsla) — Þegar þú smellir á augntáknið opnast gluggi með fullum upplýsingum um færsluna. Í titlinum er færslunúmerið (og merkið „Leiðrétting VSK …" ef við á). Efst er upplýsingablokk með þessum reitum:
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Dagsetning | Færsludagsetning. | — |
| Staða | Bókað / Drög / Ógilt með viðeigandi litamerki og tákni. | — |
| Lýsing | Textalýsing færslunnar. | — |
| Tegund | Uppruni færslunnar (t.d. Sölureikningur, Handbókuð, Afskriftir). | — |
| Bókað | Dagsetning bókunar (ef bókað). | — |
| Bókað af | Nafn notanda. Fyrir sölureikninga, kreditreikninga og útgjöld birtist „Kerfisfærsla (nafn)" því færslan varð til sjálfkrafa. | — |
| Bakfærsla á | Hlekkur á upprunalegu færsluna (ef þetta er bakfærsla). | — |
| Bakfært með | Hlekkur á bakfærandi færsluna (ef þessi færsla hefur verið bakfærð). | — |
Undir upplýsingablokkinni er taflan Færslulínur sem sýnir hverja debet-/kredit-línu. Dálkurinn „Dags." birtist aðeins ef línur hafa eigin dagsetningu og „Skjalanúmer" aðeins ef línur eru með fylgiskjalsnúmer:
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| # | Línunúmer. | — |
| Dags. | Dagsetning línunnar (birtist aðeins ef línur hafa eigin dagsetningu). | — |
| Skjalanúmer | Fylgiskjalsnúmer línu, grænmerkt. Ef PDF-fylgiskjal er tengt birtist rautt PDF-tákn sem opnar skjalið í nýjum flipa. | — |
| Lykill | Bókhaldslykill: lyklanúmer og heiti lykils. | — |
| Lýsing | Lýsing línunnar. Ef línan er tengd aðila birtist hann undir lýsingunni: „Lánadrottinn: <nafn>", „Skuldunautur: <nafn>" eða „Eign: <heiti>". | — |
| Debet | Debetupphæð (1.024 kr.), eða „-" ef engin. | — |
| Kredit | Kreditupphæð (1.024 kr.), eða „-" ef engin. | — |
Neðst í glugganum eru þrjár samtölur: Debet samtals (blátt), Kredit samtals (grænt) og Jafnvægi — sem sýnir „Í jafnvægi" með grænum haka ef debet = kredit, annars „Ekki í jafnvægi" rautt. Í fæti gluggans eru aðgerðahnappar.
| Hnappur | Aðgerð | Skilyrði |
|---|---|---|
| Bakfæra færslu | Opnar bakfærsluglugga sem stofnar mótfærslu er núllar færsluna út. | Birtist aðeins við stöðuna „Bókað". Virkur aðeins fyrir handbókaðar færslur (og bakfærslur þeirra). Óvirkur, með skýringu þegar bendlinum er haldið yfir, ef færslan hefur þegar verið bakfærð eða var bókuð sjálfvirkt — skýringin segir í hvaða kerfi á að bakfæra hana. |
| Afrita í nýja dagbók | Opnar Dagbók með afrituðum línum úr þessari færslu til að stofna nýja. Ef viðhengi eru til staðar spyr kerfið hvort afrita eigi viðhengin líka („Já, afrita viðhengi" / „Nei, aðeins línur"). | Alltaf í boði þegar færsla er opin. |
| Prenta | Prentar færsluna. Ef fylgiskjöl eru til staðar spyr kerfið hvort prenta eigi með PDF-fylgiskjölum eða aðeins færsluna. | Alltaf í boði þegar færsla er opin. |
Opnaðu bókaða handbókaða færslu og smelltu á „Bakfæra færslu". Glugginn „Bakfæra færslu" sýnir hvaða dagsetningu bakfærslan fær. Staðfestu með „Bakfæra".
Sjálfgefið speglar bakfærslan upprunalegu færsluna: hver lína fær sömu dagsetningu og upprunalega línan og færslan sjálf elstu dagsetninguna — dagsetningin er þá ekki valin. Ef eitthvert upprunalegt bókhaldstímabil er lokað birtist viðvörunin „Upprunalegt tímabil er lokað" og þú verður að velja dagsetningu í opnu tímabili (sjálfgefið dagurinn í dag); þá bókast ÖLL bakfærslan (allar línur) á þann dag.
Kerfið stofnar nýja bókaða mótfærslu þar sem debet og kredit eru víxluð svo áhrifin núllast út. Lýsing hennar hefst á „Bakfærsla:" og tegundin verður „Bakf. handbókuð". Dálkarnir „Bakfærsla á" (á nýju færslunni) og „Bakfært með" (á upprunalegu) halda utan um tenginguna.
Lendir bakfærsla sem snertir VSK — með línu á VSK-lykli eða á tekjulykli með útskatti — í VSK-læstu tímabili opnast glugginn „Tímabil læst — <tímabil> <ár>". Notandi með heimild til VSK-leiðréttinga skráir ástæðu (a.m.k. 5 stafir) og velur „Bóka sem leiðréttingu" — bakfærslan fær þá merkið „Leiðrétting VSK <tímabil>". Án heimildar er bakfærslan ekki bókuð. Ef VSK-læsingin er stillt á „Aðeins vara við" bókast hún án glugga og fær merkið sjálfkrafa. Bakfærsla sem snertir hvorugt bókast eins og venjulega, án glugga og án merkis.
Til að endurskrá svipaða færslu, opnaðu hana og smelltu á „Afrita í nýja dagbók". Þú kemst þá á Dagbók með sömu línur útfylltar. Veldu hvort afrita eigi viðhengi ef við á.
