Launakeyrslur
Hvað spjöldin, stöðusían og taflan sýna, hvernig ný launakeyrsla er stofnuð, og hvað bíður á keyrslusíðunni, frá launaseðlum til lokunar.
Launakeyrslur
Launatímabil
Launakeyrslur (áður „Launatímabil“) eru tímabilin sem laun eru reiknuð fyrir — venjulega einn almanaksmánuður. Hver keyrsla nær yfir valda launþega og fer í gegnum fast ferli: Reiknað → Samþykkt → Bókað → Sent → Lokað. Ný keyrsla er stofnuð og reiknuð í einu skrefi og lendir í stöðunni Reiknað; staðan Drög kemur upp ef keyrsla er opnuð aftur eða ef útreikningur við stofnun klárast ekki. Síðan er tvískipt: yfirlitslisti yfir allar keyrslur og keyrslusíða hverrar keyrslu þar sem launaseðlar, bókun og öll útsending fara fram.
Yfirlitslistinn
Efst eru fjögur talnaspjöld: Launakeyrslur (fjöldi), Í drögum, Bókað og Heildarútborgun (samtala útborgunar). Spjöldin telja aðeins keyrslurnar sem listinn sýnir hverju sinni, svo þau breytast með stöðusíunni. Bókað telur eingöngu keyrslur í stöðunni Bókað — keyrslur sem eru komnar í Sent eða Lokað eru ekki taldar þar. Undir spjöldunum er stöðusía og svo taflan sjálf.
| Dálkur | Lýsing |
|---|---|
| Tímabil | Heiti keyrslunnar (t.d. 2026-03). Smellanlegt — opnar keyrslusíðuna. Hægt er að raða eftir þessum dálki. |
| Tímabilsdagsetningar | Upphafs- og lokadagur tímabilsins (birtist aðeins á stórum skjá). |
| Útborgunardagur | Dagsetning útborgunar, eða „-“ ef hún er ekki skráð. |
| Staða | Litakóðað stöðumerki keyrslunnar (sjá stöðutöflu neðar). |
| Heildarlaun | Samtala heildarlauna keyrslunnar. |
| Útborgun | Samtala útborgunar — það sem greitt er út til launþega. |
| Aðgerðir | Skoða, Endurreikna (aðeins í stöðunni Reiknað) og Eyða (aðeins í Drögum). |
Stöðusía: fellilisti yfir töflunni með valkostunum Allar stöður, Drög, Reiknað, Samþykkt, Bókað og Skýrslugerð. Ekki er hægt að sía á Sent eða Lokað — veldu þá Allar stöður. Taflan sýnir 12 keyrslur á síðu.
Raðaðgerðir: Skoða opnar keyrslusíðuna, Endurreikna reiknar keyrsluna aftur, og Eyða eyðir keyrslunni ásamt öllum launaseðlum hennar eftir staðfestingu. Aðeins er hægt að eyða keyrslu í Drögum.
Ný launakeyrsla
Smelltu á Ný launakeyrsla efst til hægri. Glugginn Nýtt launatímabil opnast útfylltur fyrir líðandi mánuð: heiti á forminu ÁÁÁÁ-MM, fyrsti og síðasti dagur mánaðarins og útborgunardagur síðasta dag mánaðarins. Ef þú velur annan upphafsdag fyllir kerfið sjálfkrafa út lokadag og útborgunardag (síðasti dagur þess mánaðar) og heiti.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Heiti tímabils | Nafn keyrslunnar, t.d. „2026-03“. | Já |
| Upphafsdagur | Fyrsti dagur tímabilsins. Val á honum fyllir út lokadag, útborgunardag og heiti. | Já |
| Lokadagur | Síðasti dagur tímabilsins. Bókhaldsfærsla keyrslunnar fær þessa dagsetningu. | Já |
| Útborgunardagur | Áætluð útborgun (má vera tómur). | Nei |
| Launþegar | Gátreiturinn „Allir virkir launþegar (N)“ tekur alla virka starfsmenn sem eru skráðir í launakerfið. Taktu hakið af til að velja einstaka launþega í fjölvalslista. | Já |
Yfirfarðu heiti, dagsetningar og útborgunardag. Veldu alla virka launþega eða tiltekna launþega.
Kerfið keyrir þrjú skref í röð sem birtast sem framvindustika: Stofna tímabil → Búa til launaseðla → Reikna laun. Að því loknu birtist „Launakeyrsla stofnuð og reiknuð“ og keyrslan er í stöðunni Reiknað. Ef villa kemur upp í öðru eða þriðja skrefi er keyrslan þegar til og birtist í listanum — opnaðu hana og haltu áfram þaðan.
Smelltu á heiti keyrslunnar til að fara á keyrslusíðuna þar sem yfirferð, samþykkt, bókun og útsending fara fram.
Keyrslusíðan
Efst er stöðumerki og aðgerðahnappar sem breytast eftir stöðu. Þar fyrir neðan koma upplýsingaspjald, kostnaðaryfirlit, ábendingar um taxta (ef einhverjar eru), launaseðlataflan, útsendingarspjöldin og loks lokaspjaldið neðst.
Hnapparnir efst:
- Tímaskráning — opnar tímaskráningarsíðu launa.
- Útflutningur — fellilisti (sjá neðar), birtist þegar keyrslan á launaseðla.
- Bæta við starfsmanni — í Drögum eða Reiknuð.
- Uppbætur — orlofs- og desemberuppbót, virkur í Drögum eða Reiknuð.
- Búa til launaseðla — aðeins í Drögum.
- Reikna laun — virkur í Drögum eða Reiknuð.
- Samþykkja — í stöðunni Reiknað.
- Bóka launakeyrslu (grænn) — þegar keyrslan er samþykkt en óbókuð.
Upplýsingaspjaldið sýnir Tímabil (dagsetningar), Útborgunardag, Stofnað, Starfsmenn (fjöldi launaseðla) og — eftir bókun — Bókhald með hnappi („Dagbókarfærsla …“) sem opnar dagbókarfærslu keyrslunnar.
Heildarkostnaður launagreiðanda
Spjaldið sýnir heildarkostnað launagreiðanda (heildarlaun + launatengd gjöld) með hlutfallastöpli og sundurliðun sem leggst nákvæmlega saman í heildartöluna. Aðeins liðir með upphæð birtast:
- Útborgun — það sem launþegar fá greitt
- Staðgreiðsla — skattur sem haldið er eftir
- Lífeyrir/félagsgjöld starfsm. — lífeyrir, séreign og félagsgjald sem dregið er af launum
- Fyrirframgreiðslur/frádráttur — afborganir fyrirframgreiðslna og annar frádráttur eftir skatt
- Orlof lagt inn á orlofsreikning — orlofsfé launþega sem fá orlof lagt inn
- Mótframlag í lífeyrissjóð — mótframlag launagreiðanda
- Tryggingagjald
- Önnur launatengd gjöld — t.d. sjúkra-, orlofs-, endurhæfingar- og endurmenntunarsjóðir
Ef orlof safnast sem skuldbinding birtist neðst aukalína: Orlofsskuldbinding tímabilsins (safnað).
Launaseðlar (taflan)
Taflan sýnir launaseðla keyrslunnar (20 á síðu). Rofinn Birta ítarlegar tölur efst í horninu bætir við aukadálkum. Neðst er samtölulína. Rauður viðvörunarþríhyrningur við nafn þýðir að stillingar vantar á þann launþega (sjá nánar með því að halda músinni yfir) — það þarf að laga áður en hægt er að samþykkja keyrsluna.
| Dálkur | Lýsing | Ítarlegur? |
|---|---|---|
| Starfsmaður | Nafn og kennitala. Þríhyrningur ef stillingar vantar. | Nei |
| Heildarlaun | Heildarlaun launaseðilsins. | Nei |
| Skattur | Staðgreiðsla eftir persónuafslátt. | Nei |
| Lífeyrir | Lífeyrisframlag launþega. | Nei |
| Séreign | Séreignarsparnaður launþega. | Já |
| Persónuafsl. | Nýttur persónuafsláttur. | Já |
| Mótfr. lífeyrir | Mótframlag launagreiðanda í lífeyrissjóð. | Já |
| Mótfr. séreign | Mótframlag launagreiðanda í séreign. | Já |
| Tryggingagjald | Tryggingagjald launagreiðanda. | Já |
| Félagsgjald | Stéttarfélagsgjald launþega. | Nei |
| Orlof | Orlofsfé tímabilsins og merki um orlofsaðferð: Safnað, Greitt út, Innlögn (nettó) eða Innlögn (brúttó). Orlofsprósentan sést þegar músinni er haldið yfir. | Nei |
| Útborgun | Það sem greitt er út (grænt). | Nei |
| Heildarkostn. | Heildarkostnaður launagreiðanda af launþeganum (blátt). | Já |
| Staða | Staða launaseðilsins (sjá töflu að neðan). | Nei |
| Aðgerðir | Skoða sundurliðun, Breyta launaliðum, Sækja launaseðil (PDF) og Fjarlægja starfsmann. |
| Staða launaseðils | Litur | Merking |
|---|---|---|
| Drög | Grátt | Launaseðill stofnaður, óreiknaður |
| Reiknað | Blátt | Laun reiknuð |
| Breytt | Appelsínugult | Launaseðli breytt eftir síðasta útreikning keyrslunnar — reikna þarf aftur |
| Samþykkt | Gult | Launaseðill samþykktur |
| Bókað | Grænt | Launaseðill bókaður í bókhald |
Skoða sundurliðun launaseðils
Augnhnappurinn opnar gluggann Launaseðill - [nafn]. Hann sýnir:
- Tekjur — hverja launalínu með einingum × taxta; þar sem taxti er reiknaður (t.d. tímakaup út frá grunnlaunum) sést líka Útreikningur taxta.
- Frádráttur — m.a. afborganir fyrirframgreiðslna með greiddri upphæð, afborgun nr. og eftirstöðvum.
- Skattútreikning — heildarlaun, óskattskyldan hluta, skattskyldar tekjur, skattstofn eftir lífeyri og séreign, skattþrep (hlutföll úr launastillingum ársins), persónuafslátt og staðgreiðslu eftir afslátt, auk lífeyris, séreignar og stéttarfélagsgjalds.
- Launagreiðendakostnað — mótframlög, tryggingagjald og sjóðagjöld með hlutföllum.
- Orlof og Tíma úr tímaskráningu þegar við á.
Ef samtölur launaseðilsins stemma ekki við línurnar birtist viðvörunin „Samtölur launaseðilsins stemma ekki“ — endurreiknaðu þá launaseðilinn.
Breyta launaliðum
Blýantshnappurinn (aðeins í Drögum eða Reiknuð) opnar gluggann Breyta launaliðum - [nafn]. Launaliðir eru flokkaðir í Tekjur, Frádrátt og Launagreiðandagjöld. Þú getur:
- Bætt við launalið — veldu launalið og skráðu einingar og taxta; upphæðin reiknast sjálfkrafa (Einingar × Taxti).
- Breytt einingum eða taxta á línu — upphæðin reiknast sjálfkrafa.
- Eytt launalið.
- Smellt á Reikna aftur til að reikna launaseðilinn upp á nýtt; samtölur keyrslunnar uppfærast um leið.
Sjálfvirkar línur eru læstar og merktar með uppruna sínum: Tímaskráning (breyttu tímunum í tímaskráningu), Fyrirframgreiðsla (breyttu í launastillingum launþegans), Orlof (reiknast út frá orlofshlutfalli og orlofsaðferð launþegans), Uppbót (breyttu með hnappnum Uppbætur) eða Sjálfvirk. Launaliðum af launatöflu og línum sem þú bætir við sjálf(ur) má breyta hér.
Bæta við launþegum
- Búa til launaseðla (aðeins í Drögum) — gluggi með leit, „Velja alla“/„Afvelja alla“ og gátreitalista yfir launþega sem eru ekki þegar í keyrslunni. Smelltu á „Búa til (N)“.
- Bæta við starfsmanni (í Drögum eða Reiknuð) — leitarlisti þar sem hver launþegi er með „Bæta við“-hnapp.
Uppbætur — orlofsuppbót og desemberuppbót
Hnappurinn Uppbætur (í Drögum eða Reiknuð) opnar glugga þar sem þú velur Orlofsuppbót eða Desemberuppbót. Kerfið sýnir viðmiðunartímabilið og reiknaða upphæð fyrir hvern launþega: grunnupphæð × hlutfall af fullu ári eftir vikum í starfi á viðmiðunartímabilinu × starfshlutfall. Grunnupphæðin er upphæð ársins í launastillingum, nema sérupphæð sé skráð á stéttarfélag launþegans.
Í töflunni sjást vikur í starfi, starfshlutfall, grunnupphæð, reiknuð upphæð og núverandi uppbótarlína. Þú getur breytt upphæð einstakra launþega áður en þú smellir á Bæta við. Þá verður til (eða uppfærist) ein sjálfvirk uppbótarlína á hverjum launaseðli og launin eru endurreiknuð. Línur sem þú hefur sjálf(ur) bætt við eru aldrei snertar.
Útflutningur
Útflutningur-fellilistinn efst inniheldur: Launaseðlar (PDF), Útflutningur (Excel), Staðgreiðsluskrá (RSK), Lífeyrissjóðsskrá og Stéttarfélagsskrá.
Stöðuferli keyrslunnar
Aðgerðahnapparnir efst og lokaspjaldið neðst á síðunni sýna næsta skref eftir stöðu keyrslunnar.
| Staða | Litur | Merking |
|---|---|---|
| Drög | Grátt | Keyrsla opnuð aftur eða útreikningur við stofnun kláraðist ekki. Hægt að bæta við og fjarlægja launþega, búa til launaseðla og reikna. |
| Reiknað | Blátt | Laun reiknuð — staðan sem ný keyrsla fær. Enn hægt að breyta og reikna aftur; bíður samþykktar. Á lokaspjaldinu neðst heitir hún „Reiknað (eldri)“. |
| Samþykkt | Gult (blágrænt í haus keyrslusíðunnar) | Samþykkt og læst fyrir breytingum — tilbúin til bókunar. |
| Bókað | Grænt | Launafærslan bókuð í fjárhag — hægt að senda út. |
| Sent | Gyllt | Fyrsta útsendingin hefur tekist (t.d. skilagrein, staðgreiðsla eða launaseðlar í tölvupósti). Eldri keyrslur sem voru sendar áður en bókun varð skylda geta líka verið í Sent án bókunar. |
| Lokað | Grænt | Keyrslan læst endanlega. |
| Skýrslugerð | Fjólublátt | Eldri staða, meðhöndluð eins og Lokað. |
Hnappurinn Reikna laun (í Drögum eða Reiknuð) reiknar öll laun, skatta og launatengd gjöld upp á nýtt og setur keyrsluna í Reiknað.
Í stöðunni Reiknað er hnappurinn Samþykkja efst; sé keyrslan í Drögum er það Samþykkja launakeyrslu á lokaspjaldinu neðst. Samþykkt endurreiknar launin fyrst og setur keyrsluna svo í Samþykkt. Eftir það er ekki hægt að breyta launaseðlum nema opna keyrsluna aftur. Samþykkt er læst meðan stillingar vantar á einhvern launþega (rauðu þríhyrningarnir) og krefst heimildar til að samþykkja laun.
Græni hnappurinn Bóka launakeyrslu (efst og á lokaspjaldinu) opnar forskoðun bókhaldsfærslunnar. Eftir staðfestingu verður launafærslan til í fjárhag, afborganir fyrirframgreiðslna á keyrslunni teljast dregnar af og keyrslan fer í Bókað.
Eftir bókun opnast útsendingarspjöldin: greiðsluskrá, launaseðlar í tölvupósti, skilagreinar til innheimtuaðila og staðgreiðsla til RSK. Þegar fyrsta útsendingin tekst fer keyrslan í Sent.
Loka launakeyrslu á lokaspjaldinu (í Bókað eða Sent) læsir keyrslunni endanlega. Við lokun ávinnast orlofsdagar launþeganna fyrir tímabilið. Lokuð keyrsla verður ekki opnuð aftur.
Lokaspjaldið og gátlisti lokunar
Neðst á síðunni er lokaspjaldið: staða keyrslunnar og næsta aðgerð (Samþykkja, Bóka, Loka eða Opna aftur). Eftir bókun sýnir það gátlista yfir skilin og hve mörgum skrefum er lokið:
- Skilagrein til Skattsins (staðgreiðsla) — lögbundin skil
- Skilagreinar til innheimtuaðila — lögbundin skil
- Greiðsluskrá (SI080) sótt
- Færslur merktar greiddar í bankanum
- Launaseðlar sendir í tölvupósti
Ef einhverju er ólokið þegar smellt er á Loka launakeyrslu opnast viðvörunarglugginn „Ólokin skil“ sem útskýrir afleiðingar hvers ólokins skrefs (rauður ef lögbundnum skilum er ólokið). Þar velurðu Hætta við og klára skilin eða Loka samt. Eina skilyrðið sem kerfið framfylgir sjálft er að keyrslan sé bókuð.
Bóka launakeyrslu — forskoðun bókhaldsfærslu
Bókunarglugginn sýnir nákvæmlega þær debet- og kreditlínur sem færslan mun skrifa (reikningur, heiti, debet, kredit), samtölur og dagsetningu færslunnar, sem er lokadagur tímabilsins. Hnappurinn Staðfesta og bóka er aðeins virkur ef debet og kredit stemma. Ef keyrslan er þegar bókuð birtist merkið „Þegar bókað“ og engin ný færsla verður til.
Bankaskil — greiðsluskrá (SI080)
Spjaldið sýnir fjölda móttakenda og heildarupphæð. Ef orlof er lagt inn á orlofsreikninga skiptist upphæðin í Nettólaun, Orlofsinnlagnir og Samtals greitt, og orlofsinnlagnir birtast sem sérlínur merktar „Orlof“. Merki sýna stöðu skrárinnar: „Skrá sótt — ógreitt“, „Merkt greitt [dags.]“ og hve margir hafa áður verið settir í skrá.
- Velja og hlaða niður greiðsluskrá (SI080) — gluggi þar sem þú velur launþega (þeir sem áður voru settir í skrá eru ekki forvaldir) og hleður niður skránni. Eftir niðurhal eru valdir merktir „Áður sent“.
- Merkja sem greitt — velur greiðsludagsetningu sem sett er á launaseðla þeirra sem fóru í skrána.
Ef greiðsluskrá keyrslunnar hefur þegar verið merkt greidd þarf að staðfesta sérstaklega („Búa til nýja skrá“) áður en ný skrá er búin til — annars er hætta á tvígreiðslu launa.
Launaseðlar í tölvupósti
Spjaldið sýnir fjölda launþega, hve margir eru með netfang, hve marga vantar netfang og hve margir hafa áður fengið seðil.
- Undirbúa sendingu — val á móttakendum (launþegar án netfangs eru ekki valdir). Seðlar sem þegar hafa verið sendir eru sjálfkrafa slepptir nema hakað sé í Senda aftur, og þá þarf að staðfesta endursendinguna.
- Endur-senda misheppnaðar — reynir aftur við þá sem mistókst að senda til.
- Sjá log — skúffa með sendingarsögu: netfang, staða (SENT, BOUNCED, FAILED eða SKIPPED_NO_EMAIL) og tími.
Launaseðla má líka senda (eða senda aftur) eftir að keyrslunni hefur verið lokað. Þeir eru þá sendir úr vistuðum gögnum hennar og engu í keyrslunni er breytt.
Skilagreinar til innheimtuaðila
Fyrir lífeyrissjóði og stéttarfélög myndar kerfið skilagrein (XML) á hvern innheimtuaðila. Taflan sýnir eina línu á hvern aðila og samtölur neðst.
| Dálkur | Lýsing |
|---|---|
| Innheimtuaðili | Nafn aðila. Merkið „Vantar skilríki“ birtist ef vefþjónusta aðilans krefst innskráningar en skilríki vantar. |
| Starfsmenn | Fjöldi launþega í skilagreininni. |
| Greiðendur | Samtala framlaga launþega. |
| Atvinnurek. | Samtala framlaga launagreiðanda. |
| Staða | „Ekki sent“ eða staða síðustu sendingar (PENDING / IN_PROGRESS / SUCCESS / PARTIAL_SUCCESS / FAILED) með villuboðum og tímastimpli. |
| Aðgerðir | Sundurliðun, XML, Svar og Senda / Senda aftur. |
Raðaðgerðir: Sundurliðun sýnir gjöldin eftir færslutegund og launþega (greiðanda- og atvinnurekandahluti með samtölum), XML forskoðar skilagreinina, Svar opnar skúffu með svari innheimtuaðila (staða, HTTP-kóði, tímar og hrátt svar), og Senda/Senda aftur skilar til aðilans. Endursending skilagreinar sem þegar hefur tekist (eða er í vinnslu) krefst staðfestingar. Senda allar efst í spjaldinu sendir allar skilagreinar keyrslunnar í einu, sleppir þeim sem þegar hafa verið sendar og telur hve margar tókust, mistókust og var sleppt. Endurnýja sækir stöðuna aftur.
Skilagrein til Skattsins (staðgreiðsla)
Spjaldið skilar staðgreiðslu rafrænt til RSK. Stöðumerki: Ósent, Villuprófað (blátt), Sent (grænt) eða Villa (rautt, með villuboðum frá RSK). Ef keyrslan hefur verið opnuð aftur eftir skil birtist Úrelt (endurræst) við hlið „Ósent“ og skila þarf upp á nýtt. Aðgerðir:
- Forskoða — sýnir XML-skilin áður en þau eru send
- Villuprófa — sannreynir gögnin hjá RSK án þess að skila
- Senda skilagrein / Senda aftur — skilar staðgreiðslunni til RSK eftir staðfestingu (endursending spyr sérstaklega)
- Sækja kvittun (PDF) — birtist þegar kvittun er til
| Reitur í RSK-svari | Lýsing |
|---|---|
| Kröfunúmer | Númer kröfunnar hjá Skattinum |
| Gjalddagi | Gjalddagi greiðslunnar |
| Til greiðslu | Fjárhæð til greiðslu |
| Tryggingagjald | Tryggingagjald tímabilsins |
| OCR | OCR-númer til greiðslu í banka |
