Dagbók
Hvernig þú skráir handvirkar færslur í dagbókina — drög sem vista sig sjálf, dálkar töflunnar, debet og kredit í einum dálki, VSK-rofinn, skjalalestur með gervigreind, flýtilyklar og jafnvægið fyrir bókun.
Þessi rofi ræður hvort upphæðin sem þú slærð inn er með eða án VSK. VSK-línan bætist svo sjálf við fyrir neðan.
Dagbók
Dagbókin (Bókhald > Dagbók) er þar sem þú skráir handvirkar bókhaldsfærslur — allar fjárhagslegar hreyfingar sem verða ekki sjálfkrafa til úr öðrum kerfishlutum (t.d. sölureikningum, innkaupareikningum eða greiðslum). Skráningin fer fram í hraðvirkri töflu (spreadsheet) þar sem hver lína er ein hreyfing á debet- eða kredit-hlið. Síðan er virk strax — engin drög þarf að stofna fyrst. Um leið og þú slærð inn fyrsta gildið á fyrstu línu býr kerfið sjálfkrafa til drög í bakgrunni og byrjar að vista.
Dæmigerðar færslur sem skráðar eru handvirkt í dagbók:
- Leiðréttingar og lokafærslur í reikningsskilum
- Uppfærslur á birgðamati
- Afskriftir eigna
- Uppsöfnuð gjöld og tekjur (accruals)
- Flutningur milli lykla og endurflokkanir
- Handfærður VSK (t.d. aðflutningsgjöld / VSK í tolli)
- Færsla á skuldunauta (viðskiptavini) eða lánadrottna (birgja) sem verður ekki til úr reikningi
Drög og heiti dagbókar
Efst á síðunni er „Drög" fellilisti þar sem þú velur á milli fyrri draga. Hvert drag birtist á sniðinu „dagsetning - heiti - stofnandi" (eða „Ónefnd drög" ef ekkert heiti). Þar sem margir geta unnið í kerfinu samtímis sérðu hver stofnaði hvert drag. X-hnappurinn í reitnum lokar núverandi drögum (án þess að eyða þeim) og skilar auðri töflu — ef óvistaðar breytingar eru til staðar birtist staðfestingargluggi „Loka drögum" fyrst.
Í reitnum „Heiti dagbókar" gefurðu draginu lýsandi nafn (t.d. „Handfærður vsk í tolli mar-apr 2025"). Heitið verður sjálfgefin lýsing færslunnar við bókun ef einstakar línur hafa enga lýsingu. Sé heitið hreinsað er það hreinsað varanlega — tómt heiti er vistað sem tómt, ekki skilið eftir óbreytt.
| Reitur / takki | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Drög (fellilisti) | Velur fyrri drög til að vinna í (vistar núverandi drög fyrst) | Nei |
| Ný dagbók | Vistar núverandi drög og byrjar á nýrri, tómri töflu með nýju dragi | Nei |
| Lesa skjal | Opnar skjalalestur með gervigreind — alltaf virkt, býr til drög sjálft ef engin eru opin | Nei |
| Eyða drögum | Eyðir opnu draginu að staðfestingu — birtist aðeins þegar drög eru valin. Fylgiskjalanúmer sem drögin áttu losna sjálfkrafa | Nei |
| Vista drög | Vistar strax (bíður ekki eftir sjálfvirku vistuninni) og staðfestir með „Drög vistuð" | Nei |
| Upphæðir með VSK / Án VSK | Rofi sem stýrir því hvort tala sem þú slærð inn á línu með VSK-hlutfalli er brúttó (með VSK) eða nettó (án VSK) — sjá VSK-kaflann neðar. Valið er munað í vafranum | Nei |
| Flýtilyklar | Opnar lyklakort með öllum flýtilyklum töflunnar | Nei |
| Heiti dagbókar | Lýsandi nafn dragsins; verður sjálfgefin lýsing færslu | Nei |
Skráningartaflan — dálkar
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Dags | Dagsetning línunnar á mörgum studdum sniðum — birtist sem d.mm.áááá | Já |
| Skjalanúmer | Fylgiskjalsnúmer fyrir hópinn — tekið frá sjálfkrafa við fyrsta innslátt, en breytanlegt. Hér er líka viðhengja-táknið | Sjálfvirkt |
| Tegund | Fjárhagur (GL), Skuldunautur (AR) eða Lánadrottinn (AP) — ræður forfyllingu Lykils og hvort Aðili er skylda | Já |
| Lykill | Bókhaldslykill. Í Skuldunaut/Lánadrottni forfyllist hann sjálfkrafa (3400/4400) en má breyta honum, t.d. í 4405. Aðeins lyklar merktir „Bein bókun" birtast í leitinni | Já |
| Aðili | Viðskiptavinur eða birgir tengdur línunni — skylda á Skuldunaut/Lánadrottni, valfrjálst á Fjárhag (fer eftir völdum lykli hvort viðskiptavinir, birgjar eða báðir birtast í leitinni) | Á Skuldunaut/Lánadrottni |
| Lýsing | Textalýsing hreyfingarinnar. Fyllist sjálfkrafa með lyklaheiti / aðilaheiti við val (aðeins ef lýsingin er tóm) | Nei |
| VSK% | VSK-hlutfall — birtist á Fjárhagslínu fyrir gjaldalykla og aðra lykla með VSK-flokk (t.d. tekjulykla). Línan fær hlutfall lykilsins sjálfkrafa; það er læst ef hakað er í „Fastur VSK" á lyklinum, annars má velja annað þrep | Nei |
| Upphæð | Upphæð í krónum. Jákvætt = debet, mínus (-) = kredit. Íslenskt snið 1.234,56. Á lykli í erlendri mynt bætist við undirlína með „Upphæð í [mynt]" og „Gengi" | Já |
| × | Eyðir línunni (sama og Ctrl+Delete — Ctrl+Z afturkallar) | — |
Dagsetning (Dags)
Dagsetningu má slá inn á mörgum sniðum: með punkti, skástriki eða bili á milli (d.m, dd.mm, d.m.áá, dd.mm.áááá) eða eintómum tölustöfum (ddmm, ddmmáá, ddmmáááá, áááámmdd). Tveggja stafa ár er lesið sem 20áá. Meðan reiturinn er í fókus sérðu nákvæmlega það sem þú slóst inn; við Enter/Tab eða þegar þú yfirgefur reitinn er gildið staðlað í dd.mm.áááá. Flýtilyklar í reitnum: d setur daginn í dag, +/− færa dagsetninguna fram eða aftur um einn dag (bandstrik er því ekki hægt að nota sem skiltákn í reitnum).
Undir dagsetningarreitnum getur birst lítið merki um stöðu fjárhagstímabilsins fyrir þá dagsetningu: „Lokað tímabil" eða „Ekkert fjárhagstímabil" (rautt, stöðvar bókun) og „VSK læst" (gult). „VSK læst" þýðir að VSK-tímabil dagsetningarinnar er læst — VSK-skýrslu hefur verið skilað til RSK eða VSK-uppgjör tímabilsins bókað. Merkið lýsir tímabilinu, ekki fylgiskjalinu: viðvörunin „VSK-tímabilið er læst — færslan mun merkjast sem leiðrétting." í villulistanum (og „VSK læst" í bókunaryfirlitinu) birtist aðeins ef fylgiskjalið snertir VSK — er með línu á VSK-lykli (líka sjálfvirkri VSK-línu úr VSK-skiptingu) eða á tekjulykli með útskatti. VSK% á línu eitt og sér, án VSK-línu, telst ekki með. Fylgiskjal án VSK-áhrifa (t.d. banka- eða launafærsla) bókast án viðvörunar og merkist ekki sem leiðrétting. Hvort bókun gengur í gegn ræðst við bókunina sjálfa (sjá hér að neðan).
Tegund, Lykill og Aðili
„Tegund" ræður hvers eðlis línan er, hvað forfyllist í Lykil og hvort Aðili er skylda. Fyrsti stafur (F/S/L) velur tegund beint úr lyklaborðinu án þess að opna fellilistann. Skuldunauta- og Lánadrottnalínur bera ekki VSK: skiptir þú Fjárhagslínu yfir í aðra hvora tegundina hverfur VSK-hlutfall hennar og afleidda VSK-línan með.
| Tegund | Merking | Lykill | Aðili |
|---|---|---|---|
| Fjárhagur (F) | Bein færsla á bókhaldslykil (GL) | Valinn frjálst — leitað eftir númeri eða heiti (aðeins virkir lyklar sem má bóka beint á) | Valfrjálst; leitin sýnir viðskiptavini, birgja eða báða eftir því hvaða lykill er valinn |
| Skuldunautur (S) | Færsla á viðskiptavin (AR) | Forfyllist með viðskiptakröfulykli (3400) — má breyta, t.d. í 4405 | Skylda — viðskiptavinur, leitað í rauntíma |
| Lánadrottinn (L) | Færsla á birgi (AP) | Forfyllist með viðskiptaskuldalykli (4400) — má breyta | Skylda — birgir, valinn úr lista |
Skjalanúmer og viðhengi
Áður en þú slærð eitthvað inn á nýja línu sýnir Skjalanúmer-reiturinn næsta lausa númer grátt með texta „· næsta" (t.d. „000124 · næsta") — þetta er aðeins forsýn og ekkert er tekið frá enn. Um leið og þú slærð inn fyrsta gildið í línuna (dagsetningu, lykil, lýsingu eða upphæð) tekur kerfið í eitt skipti frá raunverulegt númer fyrir allan hópinn; það birtist þá feitletrað og grænt. Mistakist frátektin birtist rautt ⚠-tákn inni í reitnum; smellur á það opnar skýringu og hnappinn „Reyna aftur", og bókun læsist þar til því er leyst.
Nýtt fylgiskjal (nýr hópur með nýju númeri) verður aðeins til þegar þú bætir við línu og síðasta fylgiskjalið er þegar í jafnvægi með a.m.k. tvær upphæðalínur — annars fer nýja línan sjálfkrafa í sama fylgiskjal og línan á undan. Skjalanúmer-reiturinn ber litað kantband vinstra megin á öllum línum fylgiskjalsins — grænt þegar það er í jafnvægi, rautt þegar það er það ekki, grátt meðan engar upphæðir eru komnar — svo sést í leiðinni hvaða línur tilheyra sama fylgiskjali. Fyrsta lína hvers fylgiskjals sýnir að auki lítið tákn hægra megin í reitnum: grænt ✓ þegar fylgiskjalið er í jafnvægi, eða rautt ! með mismuninum í ábendingu (haltu músinni yfir) þegar það er það ekki. Línan hækkar ekki — táknið liggur ofan á reitnum.
Smelltu á gráa PDF-táknið hægra megin í Skjalanúmer-reitnum og veldu eina eða fleiri skrár — eða dragðu skrá beint inn á hvaða línu fylgiskjalsins sem er. Táknið verður rautt um leið og viðhengi er komið.
Smelltu á táknið (grátt eða rautt) til að opna smáglugga „Viðhengi — [fylgiskjalsnúmer]" með lista yfir öll skjöl fylgiskjalsins. Hvert skjal er með „Opna" (skoða) og „Eyða" (fjarlægja, með staðfestingu); „Bæta við" neðst hleður fleiri skjölum inn á sama fylgiskjal. Mörg skjöl geta fylgt einu fylgiskjali.
VSK% og sjálfvirkar VSK-línur
VSK%-reiturinn birtist á Fjárhagslínum fyrir alla gjaldalykla (innskattur, líka þótt enginn VSK-flokkur sé skráður á lykilinn) og fyrir aðra lykla með VSK-flokk, t.d. tekjulykla (útskattur). Við lykilval fær línan hlutfall lykilsins sjálfkrafa. Hvort þú getur breytt því ræðst eingöngu af hakinu „Fastur VSK" á lyklinum (Bókhald > Bókhaldslyklar): sé hakað er hlutfallið sýnt læst og grátt og reiturinn er ekki í Enter/Tab-röðinni; annars velurðu úr fellilista — jafnt á tekju- sem gjaldalyklum. Flýtilyklar í reitnum: tölustafur velur fyrsta þrep sem byrjar á honum (2 → 24%, 1 → 11%), og 0 velur 0% ef það þrep er í boði, annars hreinsar það valið. VSK-lyklarnir sjálfir — þeir lyklar sem merktir eru með reitnum VSK-lykill í Bókhald > Bókhaldslyklar (útskattur, innskattur, handfærður innskattur og uppgjörsreikningur VSK; t.d. 4300–4390 í sjálfgefnu lykilskránni) — fá hvorki VSK-reit né sjálfvirka VSK-línu, því upphæðin sem slegin er inn á þá er VSK-upphæðin sjálf.
Upphæð — debet og kredit
Í stað tveggja dálka fyrir debet og kredit er einn „Upphæð"-dálkur. Jákvæð tala er debet (birtist græn), og mínus (-) fyrir framan gerir línuna að kredit (birtist rauð). Ýttu á mínus-takkann hvenær sem er til að skipta um formerki. Upphæðir eru sniðnar á íslensku sniði (1.234,56) þegar þú yfirgefur reitinn.
Lyklar í erlendri mynt
Sé valinn lykill skráður í erlendri mynt (t.d. gjaldeyrisreikningur í USD eða EUR) birtist undirlína fyrir neðan línuna með reitunum „Upphæð í [mynt]" og „Gengi". Upphæð-reitur aðallínunnar er áfram krónuupphæðin, og fylgiskjalið verður að vera í jafnvægi í krónum.
- Kerfið sækir kerfisgengi fyrir dagsetningu línunnar sjálfkrafa (merkt „Kerfisgengi"). Finnist ekkert gengi birtist rauð skýring „Gengi [mynt] fannst ekki fyrir [dagsetningu]".
- Krónuupphæðin er reiknuð sem upphæð í mynt × gengi, námunduð í heilar krónur.
- Slærðu gengið inn handvirkt merkist það „Handvirkt gengi" og sótt kerfisgengi skrifar aldrei yfir það. „Sækja kerfisgengi" skilar línunni aftur í kerfisgengi.
- Breytir þú krónuupphæðinni beint er gengið endurreiknað (krónur ÷ upphæð í mynt) og telst handvirkt — gagnlegt þegar bókfært krónuvirði er þekkt, t.d. í upphafsstöðu.
- Formerki upphæðar í mynt fylgir alltaf formerki krónuupphæðarinnar.
- Lína sem kemur úr bankafærslu ber gengi bankafærslunnar („Gengi bankafærslu"); þá eru upphæð í mynt, gengi og krónuupphæð læst.
Að skrá og bóka færslu — skref fyrir skref
Farðu í Bókhald > Dagbók og byrjaðu strax á fyrstu línu — engin drög þarf að stofna fyrirfram. Gefðu draginu heiti í „Heiti dagbókar" ef þú vilt, t.d. „Leiðrétting birgðamats des 2025".
Sláðu inn dagsetningu, veldu Tegund (Fjárhagur / Skuldunautur / Lánadrottinn), veldu lykil eða aðila, skrifaðu lýsingu og upphæð. Enter/Tab færir milli reita; skjalanúmer tekst frá sjálfkrafa við fyrsta innslátt.
Enter á enda línu bætir sjálfkrafa við næstu línu í sama fylgiskjali. Ýttu á „=" eða Enter/Tab á tómum upphæðarreit til að láta kerfið fylla mótvægisupphæðina, eða sláðu hana inn með mínus fyrir kredit.
Lykill með VSK-reit fær hlutfall lykilsins sjálfkrafa; breyttu því í VSK%-dálkinum ef þarf (nema „Fastur VSK" sé á lyklinum). Kerfið setur sjálfkrafa inn aðskilda VSK-línu (innskatts- eða útskattslykil eftir flokki) og skiptir upphæðinni í nettó + VSK samkvæmt rofanum „Upphæðir með/án VSK".
Um leið og fylgiskjal er komið í jafnvægi með a.m.k. tveimur upphæðalínum byrjar næsta ný lína sjálfkrafa nýtt fylgiskjal með nýju númeri. Þannig má safna mörgum ótengdum færslum í ein drög og bóka þær allar saman.
Skoðaðu villulistann fyrir ofan töfluna og samtölulínuna neðst. Villur (rauðar) læsa „Bóka dagbók"; viðvaranir (appelsínugular, t.d. ólíkar dagsetningar í sama fylgiskjali eða aðili á lykli sem hefur ekki áhrif á stöðu hans) stöðva ekki bókun. Undantekning er VSK-læst tímabil: viðvörunin birtist aðeins fyrir fylgiskjöl sem snerta VSK en getur stöðvað bókunina sjálfa, sjá VSK-læsingu í dagsetningarkaflanum. Smelltu á færslu í villulistanum til að fókusera beint á reitinn sem á í hlut.
Smelltu á „Bóka dagbók" (eða Ctrl+Enter) til að opna „Staðfesta bókun" — þar sérðu töflu með einni línu per fylgiskjal: númer, dagsetning(ar), fjöldi lína, debet, kredit og tímabils-/VSK-staða. Smelltu „Já, bóka" (eða Ctrl+Enter aftur) til að staðfesta — eða „Já, bóka og prenta" til að bóka og fá um leið prentglugga með bókunarlista allrar dagbókarinnar (öll fylgiskjölin sem voru bókuð, með færslunúmerum, línum og samtölum, í einu skjali). Sama bókunarlista má prenta síðar með „Prenta dagbók" á niðurstöðuspjaldinu.
Lesa skjal — gervigreind býr til línur
Með „Lesa skjal" geturðu látið gervigreind lesa reikning eða annað skjal og búa til dagbókarlínur sjálfkrafa. Takkinn er alltaf virkur — vantar drög býr kerfið þau til sjálfkrafa um leið og línur eru færðar inn. Glugginn heitir „Lesa skjal í dagbók".
Dragðu skjöl inn eða smelltu á „Smelltu eða dragðu skjöl hingað". Styður PDF, myndir (JPG, PNG, WebP) og Excel — allt að 10 skjöl í einu, hámark 10 MB á skjal.
Skrifaðu leiðbeiningar til gervigreindarinnar, t.d. „Þetta eru innkaupareikningar frá Origo, bóka á lykil 6010 (skrifstofukostnaður) og VSK á 4320 (innskattur 24%)". Leiðbeiningar eru skylda.
Þú getur valið áður vistað eða nýlegt prompt úr fellilistanum „Vistuð prompt", eða vistað núverandi leiðbeiningar með „Vista prompt" og gefið þeim nafn til að endurnýta síðar.
Smelltu á „Vinna skjal" (eða „Vinna X skjöl"). Kerfið les hvert skjal og býr til tillögur að línum. Hvert skjal fær sitt eigið fylgiskjalsnúmer — aldrei sama númer og eitthvert fylgiskjal sem þegar er í vinnslu í drögunum.
Í yfirlitinu „Dagbókarlínur" má lagfæra lykla, lýsingar og upphæðir, bæta við línum („+") og eyða. Smelltu á „Færa inn línur" til að setja þær inn í drögin — upprunaskjölin fara þá samstundis inn sem viðhengi á viðkomandi fylgiskjöl, ekki bara í minni þar til bókað er.
Lyklaborð og hraðvirkni
Töfluskráningin er alfarið hnappaborðsdrifin. Fullt lyklakort er alltaf aðgengilegt með hnappinum „Flýtilyklar" í tækjastikunni:
| Lykill | Aðgerð |
|---|---|
| Enter / Tab | Næsti reitur; á enda línu → næsta lína; á síðustu línu með efni → ný lína |
| Shift+Enter / Shift+Tab | Fyrri reitur; úr dagsetningu → upphæð fyrri línu |
| ↑ / ↓ | Sami dálkur, lína upp/niður (í lykla-/aðilareit aðeins þegar listi er lokaður; í Tegund og VSK% breyta örvarnar valinu) |
| d | Dagsetning: dagurinn í dag |
| + / − | Dagsetning: dagur fram / aftur |
| = | Upphæð: setur mótvægi fylgiskjalsins |
| − | Upphæð: víxlar formerki (debet/kredit) |
| F / S / L | Tegund: Fjárhagur / Skuldunautur / Lánadrottinn |
| 2 / 1 / 0 | VSK%: 24% / 11% / 0% (0 hreinsar sé 0% ekki í boði) |
| Ctrl+D | Afrita reit að ofan |
| Ctrl+Shift+D | Afrita línu að ofan í nýja línu fyrir neðan |
| Ctrl+Delete / Ctrl+Backspace | Eyða línu (Ctrl+Z afturkallar) |
| Ctrl+Z | Afturkalla eyðingu línu |
| Esc | Loka lista eða endurstilla reit; fókus helst |
| Ctrl+Enter | Opna bókunaryfirlit (og staðfesta bókun þegar glugginn er þegar opinn) |
Bókunarhnappur og samtölulína
| Takki / gildi | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Bóka dagbók (efst til hægri) | Opnar bókunaryfirlitið — grænt og virkt aðeins þegar engar villur eru eftir (ójafnað fylgiskjal telst villa) | Nei |
| Vista drög (tækjastika) | Vistar núverandi ástand strax og staðfestir með „Drög vistuð" — sjálfvirka vistunin gerir þetta hvort eð er um 1 sek. eftir síðustu breytingu, svo hnappurinn er fyrst og fremst til að fá staðfestingu strax | Nei |
| Fylgiskjöl | Fjöldi fylgiskjala í drögunum; rautt tag „N ójöfnuð" birtist ef eitthvert þeirra er ekki í jafnvægi | — |
| Debet | Samtala allra jákvæðra (debet) upphæða yfir öll fylgiskjöl | — |
| Kredit | Samtala allra neikvæðra (kredit) upphæða yfir öll fylgiskjöl | — |
| Mismunur | Debet − Kredit yfir heildina. „Í jafnvægi" birtist aðeins þegar mismunur er núll OG öll fylgiskjöl eru sjálf í jafnvægi | — |
