Tollskýrslur

Flæðið speglar „í bið → samþykkja" ferlið úr Útgjöldum: ný tollskýrsla lendir fyrst í stöðunni Í bið, þú yfirferð hana og samþykkir, og þá fyrst verður til bókhaldsfærsla. Ekkert er bókað fyrr en þú hefur staðfest lesnu upphæðirnar og valið mótfærslu.

Efst á síðunni er fyrirsögnin „Tollskýrslur" með stuttri lýsingu og hnappurinn Hlaða upp tollskýrslu hægra megin. Fyrir neðan eru (fyrir stjórnendur) fellanlegt spjald með sjálfgefnum bókunarlyklum, þrjú tölfræðispjöld, síuraðir og loks tafla með öllum tollskýrslum.

Samanburðarglugginn sýnir hlið við hlið Núverandi skýrslu og Ný skýrsla í töflu með reitunum: Tilvísun, Dagsetning, Miðlari, Staða, Tollverð, VSK, Tollar, Önnur gjöld og Samtals. Í Staða-reitnum sýnir núverandi skýrslan raunverulega stöðu sína (Í bið / Samþykkt / Niðurfelld) en nýja skýrslan alltaf blátt merki „Ný", enda er hún ekki enn vistuð. Samtals-reiturinn er auðkenndur rauður ef heildarupphæðirnar stemma ekki (grænn ef þær eru eins) — það er fljótlegasta leiðin til að sjá hvort um raunverulega tvíbókun er að ræða eða leiðréttingu.

Fellanlega spjaldið Sjálfgefnir bókunarlyklar (merkt tannhjóli) birtist aðeins notendum með hlutverkið TENANT_ADMIN eða Bókhaldari. Hér stillir þú sjálfgefna mótfærslu og sjálfgefna lykla fyrir gjaldakóða svo yfirferð nýrra skýrslna verði fljótari. Breytingar eru vistaðar með hnappnum Vista sjálfgefið (efst í spjaldinu). Þegar vistun tekst birtast skilaboðin „Sjálfgefin mótfærsla vistuð".

Mótfærslustillingin stýrir því hvor reiturinn birtist: velji þú „Lánadrottinn (4400)" (BROKER_AP) birtist reitur til að velja Sjálfgefinn lánadrottin (birgi); velji þú „Bókhaldslykill" (GL_ACCOUNT) birtist reitur til að velja Sjálfgefinn bókhaldslykil. Þegar skipt er á milli hamsins hreinsast óviðkomandi val sjálfkrafa.

Neðar í spjaldinu (undir „Sjálfgefnir bókhaldslyklar fyrir gjaldakóða (notaðir við samþykkt)") stillir þú hvaða bókhaldslykil hver gjaldakóði fer sjálfgefið á þegar skýrsla er samþykkt. Þrír fastir kóðar eru alltaf til staðar:

• Ö6 - Innskattur 24% — innskattur af innflutningi í almennu þrepi.
• Ö5 - Innskattur 11% — innskattur í lægra þrepi.
• Sjálfgefið fyrir allt annað (*) — grunnlykill fyrir alla aðra kóða sem ekki hafa sérstaka vörpun.

Eigin kóðar (valkvæmt): Undir föstu kóðunum getur þú bætt við eigin gjaldakóðum sem þú vilt alltaf bóka á sérstakan lykil. Smelltu á Bæta við kóða, sláðu inn kóðann (t.d. „VT" eða „AK"), og hann bætist við listann með eigin lyklavali og eyðingarhnappi. Kóðarnir Ö6, Ö5 og * eru þegar til staðar fyrir ofan og ekki hægt að tvískrá.

Þegar þú smellir á línu (eða á augnmerkið) opnast yfirferðarglugginn í fullri breidd. Hann skiptist í tvennt: vinstra megin er PDF-forskoðun tollskýrslunnar (sótt á öruggan hátt með innskráningu) og hægra megin eru lesnu gildin í ritstýranlegu formi. Fyrir neðan þessa skiptingu er dagbókarforskoðunin og aðgerðahnappar (aðeins fyrir skýrslur í bið).

Efst í vinstri dálki eru merki sem sýna snið (SAD/annað) og stöðu (Samþykkt / Í bið). Fyrir skýrslur í bið birtist einnig hnappurinn Endurlesa PDF (skönnunarmerki) sem les skjalið upp á nýtt — gagnlegt ef upprunalegur lestur mistókst eða skjalið var uppfært. Endurlestur myndar nýja gjaldakóða-sundurliðun.

Hægri dálkur — lesin gildi skiptist í tvo hluta: Grunnupplýsingar og Fjárhæðir. Allir reitirnir eru ritstýranlegir á meðan skýrslan er í bið (læst eftir samþykkt).

Vörulínur: Ef tollskýrslan inniheldur sundurliðaðar vörulínur birtist tafla „Vörulínur" með dálkunum HS (tollflokksnúmer), Lýsing, Land (upprunaland) og Tollverð. Þetta er upplýsandi yfirlit yfir innihald sendingarinnar.

Neðst í hægri dálki (aðeins fyrir skýrslur í bið) er hlutinn Samþykkja og bóka. Þar velur þú Mótfærslu með valhnöppum:

• Lánadrottinn (4400) — heildarupphæðin kreditast á viðskiptaskuldir tiltekins lánadrottins (tollmiðlarans). Þá birtist reiturinn Lánadrottinn (birgi) til að velja birgja.
• Bókhaldslykill — heildarupphæðin kreditast á valinn bókhaldslykil (t.d. bankareikning ef greitt er beint). Þá birtist reiturinn Bókhaldslykill.

Undir PDF/gildi-skiptingunni (í fullri breidd) er spjaldið Forskoðun á dagbókarfærslu — ritstýranleg tafla yfir debet-línur færslunnar. Hér sérð þú nákvæmlega hvernig dagbókarfærslan mun líta út áður en þú samþykkir. Dálkar töflunnar eru:

Línurnar eru forfylltar út frá lesnu gjaldakóðunum. Kerfið leitar að lykli fyrir hvern kóða í þessari röð:

1. Sérstök vörpun kóðans í stillingunum (Ö6, Ö5 eða eigin kóði) — hún gildir alltaf ef hún er til.
2. Fyrir Ö6 og Ö5: innskattslykill í réttu þrepi — Ö6 fær innskattslykil með 24% VSK-hlutfalli og Ö5 innskattslykil með 11%. Innskattslykill er lykill sem er merktur VSK-lykill í Bókhaldslyklum með VSK-flokkinn Innskattur. Ef fleiri en einn slíkur lykill hefur sama hlutfall gildir lægsta lyklanúmerið (í sjálfgefnum bókhaldslyklum fer Ö6 því á 4320 Innskattur 24% og Ö5 á 4330 Innskattur 11%, ekki á handfærðu innskattslyklana 4340/4350). Finnist enginn 24%-lykill fær Ö6 innskattslykil fyrirtækisins ef það á aðeins einn; Ö5 fær aldrei slíka varaleið, því rangt þrep væri verra en enginn lykill.
3. Sjálfgefni „allt annað"-lykillinn (*) úr stillingunum.
4. Finnist ekkert — línan kemur tóm og þú velur lykilinn sjálf/ur.

Mikilvægt: fyrir línur með kóða Ö6 eða Ö5 má aðeins velja innskattslykla (virka lykla merkta VSK-lykill með VSK-flokkinn Innskattur) — það tryggir að innskatturinn skili sér í VSK-uppgjörið. Aðrar línur bjóða alla virka lykla. Finnist enginn innskattslykill í fellilistanum skaltu merkja réttan lykil sem VSK-lykil (Innskattur) í Bókhald > Bókhaldslyklar.

Kreditlínan birtist í samtölureit töflunnar: hún sýnir mótfærsluna (t.d. „4400 Viðskiptaskuldir - <lánadrottinn>" eða valinn bókhaldslykil) og upphæðina „Alls til greiðslu" (rauðletruð). Samtala allra debet-lína á að stemma við þessa kreditupphæð.

Jafnvægismerki í titli spjaldsins sýnir stöðuna í rauntíma: „Í jafnvægi" (grænt) þegar summa debet-lína = „Alls til greiðslu", annars „Mismunur <upphæð>" (rautt). Neðst birtist einnig samantekt „Samtals debet: X / kredit: Y" og, ef ekki stemmir, Δ <upphæð> (rautt). Vikmörkin eru 1 kr. — smámismun innan þeirra jafnar kerfið við bókun á fyrstu debet-línunni (oftast innskattslínunni Ö6) svo færslan stemmi nákvæmlega við „Alls til greiðslu“.

Bæta við línu: Hnappurinn „Bæta við línu" (efst til hægri í spjaldinu) bætir við tómri debet-línu sem þú getur handfyllt — gagnlegt ef gjald vantar úr sjálfvirka lestrinum eða þú vilt skipta gjaldi á fleiri lykla.

Neðst í glugganum (fyrir skýrslur í bið) eru þrír hnappar:

• Loka — lokar glugganum án þess að vista.
• Vista breytingar — vistar lesnu gildin og dagbókarforskoðunina (án þess að bóka). Handvirkar breytingar á línum og mótfærslu geymast svo þær birtast aftur næst þegar skýrslan er opnuð.
• Samþykkja og bóka (blár) — bókar skýrsluna: vistar fyrst gildin og myndar svo dagbókarfærsluna.

Þegar samþykkt tekst birtast skilaboðin „Tollskýrsla samþykkt og dagbókarfærsla búin til", glugginn lokast og skýrslan færist í stöðuna „Samþykkt". Ef þú opnar samþykkta skýrslu aftur birtist græn tilkynning „Samþykkt og bókuð" með tengli „hér" sem opnar tengda dagbókarfærsluna í nýjum flipa.

Dagbókarfærslan fær dagsetningu tollskýrslunnar (reiturinn Dagsetning í Grunnupplýsingum) — hvorki daginn sem skjalinu var hlaðið upp né daginn sem þú samþykkir. Dagsetningin ræður því í hvaða bókhaldstímabil og VSK-tímabil innskatturinn og gjöldin falla, svo leiðréttu hana áður en þú samþykkir ef hún er ranglesin. Mótfærslan fer á 4400 Viðskiptaskuldir merkt völdum lánadrottni (eða á valinn bókhaldslykil) og færslan bókast strax.

Samþykkt fer í gegnum sömu lása og aðrar dagbókarfærslur:

• Lokað bókhaldstímabil (Stillingar → Bókhald → Bókhaldstímabil) stöðvar samþykktina alltaf og verður ekki yfirstigið; skýrslan helst þá „Í bið“.
• VSK-læsing — tollskýrsla með línu á VSK-lykli (innskattslínu Ö6/Ö5) er VSK-áhrifafærsla. Sé VSK-tímabil dagsetningarinnar læst (VSK-skýrslu skilað til RSK úr PayGo eða VSK-uppgjör bókað) ræður læsingarhamur fyrirtækisins: í hamnum Læsa fær notandi með heimild til VSK-leiðréttinga gluggann „Tímabil læst — [tímabil] [ár]“, skráir Ástæðu (a.m.k. 5 stafi) og smellir á „Bóka sem leiðréttingu“; aðrir fá aðeins skýringarglugga og skýrslan er ekki bókuð. Í hamnum Aðeins vara við bókast færslan og merkist sjálfkrafa sem leiðrétting, og í hamnum Slökkt bókast hún án merkingar.

Tollskýrsla án línu á VSK-lykli (aðeins tollar og gjöld) er ekki VSK-áhrifafærsla og VSK-læsingin hefur ekki áhrif á hana. Færsla sem bókast sem leiðrétting inn í læst tímabil birtist á síðunni Virðisaukaskattur undir „Leiðréttingar eftir skil“.

Til að afturkalla samþykkta (bókaða) tollskýrslu notar þú Bakfæra-aðgerðina (til-baka merki í töflulínunni). Það opnar gluggann „Bakfæra tollskýrslu <tilvísun>". Bakfærsla gerir tvennt í einni aðgerð: merkir skýrsluna niðurfellda OG bakfærir dagbókarfærsluna. Annað hvort gengur allt eða ekkert — engar hálfkláraðar færslur verða til.

Skýrslur sem eru „Í bið" (óbókaðar) má eyða alfarið með ruslmerkinu í töflulínunni. Popconfirm-glugginn „Eyða tollskýrslu — Ertu viss?" staðfestir aðgerðina. Þar sem engin bókhaldsfærsla er til fyrir skýrslur í bið hefur eyðing engin áhrif á bókhaldið. Samþykktar skýrslur er hins vegar ekki hægt að eyða — notaðu Bakfæra í staðinn.