Yfirlit sölutækifæra
Hvernig Kanban-borð sölutækifæra virkar, stig söluferlisins, leit og síur, lokuð og eydd tækifæri og hvernig nýtt tækifæri er stofnað.
Nafn viðskiptavinar og lýsing á tækifærinu eru skyldureitir. Hitt er valfrjálst.
Sölutækifæri
Sölutækifæri (e. leads) eru hugsanleg viðskipti sem þú ert að vinna í — fyrirspurnir, tilvísanir og áhugasamir aðilar sem ekki eru orðnir að staðfestri sölu ennþá. Þau birtast á Kanban-borði þar sem hver dálkur er stig í söluferlinu. Þú dregur spjaldið milli dálka til að uppfæra stöðuna, og efst í hverjum dálki sést fjöldi tækifæra og samanlagt áætlað verðmæti þeirra.
Notaðu síðuna til að halda utan um allt sem er í pípunni: hver á tækifærið, hvaðan það kom, hvað það er metið á, hvenær á að fylgja því eftir og hvaða samskipti hafa átt sér stað. Þegar tækifæri þroskast geturðu tengt við það tilboð, hlaðið upp skjölum, skráð athugasemdir og stofnað þjónustumiða — allt á einum stað.
Stig söluferlisins (dálkar á borðinu)
Hvert tækifæri er í einu stigi. Þú færir það áfram (eða aftur) með því að draga spjaldið milli dálka. Efst í hverjum dálki er litamerki, heiti stigsins, fjöldamerki og — ef við á — samtala áætlaðra upphæða í dálkinum (t.d. 1.250.000 kr.).
| Stig | Merking | Litur |
|---|---|---|
| Nýtt | Nýtt tækifæri sem bíður vinnslu — ekkert samband komið á | Blár |
| Haft samband | Búið að ná sambandi við tengiliðinn | Grár |
| Í vinnslu | Tækifærið er í virkri vinnslu (t.d. tilboð í smíðum) | Blár |
| Staðfest | Áhugi staðfestur / hæft tækifæri sem líklegt er að verði að sölu | Appelsínugulur |
| Unnið | Samningur náðist — viðskiptin komust í höfn | Grænn |
| Tapað | Samningur náðist ekki | Rauður |
| Rusl | Óviðeigandi fyrirspurn eða ruslpóstur | Grár |
Auka-dálkar: Lokuð og Eytt
Fyrir ofan borðið eru tveir rofar sem bæta við sérstökum dálkum:
- Sýna lokuð — bætir við dálkinum „Lokuð" (grænn). Lokuð tækifæri eru þau sem búið er að ljúka (fara í geymslu) og birtast ekki í venjulegu stigunum. Dragðu spjald í þennan dálk til að loka því, eða dragðu það til baka í eitthvað stig til að endurvirkja það.
- Sýna eytt — bætir við dálkinum „Eytt" (grár). Þar birtast tækifæri sem hefur verið eytt (mjúk eyðing). Þessi spjöld eru hálfgagnsæ og ekki hægt að draga; smelltu á þau til að skoða smáatriðin.
Á hverju spjaldi
Spjald hvers tækifæris sýnir eftirfarandi upplýsingar. Litaröndin vinstra megin táknar forgang (rauð = hár, appelsínugul = miðlungs, grá = lágur).
| Reitur | Lýsing |
|---|---|
| Tengiliður | Nafn viðskiptavinar (feitletrað efst á spjaldinu) |
| Fyrirtæki | Nafn tengiliðar / fyrirtækis (birtist undir nafninu ef skráð) |
| Lýsing | Stutt lýsing á tækifærinu (t.d. „Vill kaupa 100 stk af X") |
| Forgangur | Merki: Hár (rautt), Miðlungs (appelsínugult) eða Lágur (grátt) |
| Uppruni | Merki með uppruna: Vefsíða, Sími, Tölvupóstur, Tilvísun, Viðburður eða Annað |
| Áætluð upphæð | Metið verðmæti tækifærisins, t.d. 250.000 kr. |
| Sölumaður | Sá starfsmaður sem ábyrgur er fyrir tækifærinu |
| Næsta eftirfylgni | Dagsetning næstu eftirfylgni (dd.mm) með dagatals-tákni |
Efsta lína: leit, síur og aðgerðir
Efst á síðunni er titillinn „Sölutækifæri" og hnappurinn „Nýtt tækifæri" hægra megin. Fyrir neðan er röð af leitar- og síutólum sem afmarka hvað birtist á borðinu:
| Tól | Virkni |
|---|---|
| Nýtt tækifæri | Blár hnappur sem opnar eyðublað fyrir nýtt sölutækifæri |
| Leita... | Frjáls textaleit (nafn, fyrirtæki, lýsing o.fl.) — leitar sjálfvirkt eftir stutta töf |
| Sölumaður | Sía sem sýnir aðeins tækifæri tiltekins sölumanns |
| Uppruni | Sía eftir uppruna (Vefsíða, Sími, Tölvupóstur, Tilvísun, Viðburður, Annað) |
| Forgangur | Sía eftir forgangi (Hár, Miðlungs, Lágur) |
| Sýna lokuð | Rofi sem bætir „Lokuð"-dálkinum við borðið |
| Sýna eytt | Rofi sem bætir „Eytt"-dálkinum við borðið |
Stofna nýtt sölutækifæri
Smelltu á „Nýtt tækifæri" til að opna eyðublaðið „Nýtt sölutækifæri". Efst er öflug leit sem sparar innslátt: sláðu inn nafn, kennitölu, netfang eða síma. Ef aðilinn er þegar viðskiptavinur í kerfinu birtist hann í fellilistanum og með einum smelli fyllast tengiliðareitirnir sjálfkrafa út. Sláirðu inn 10 stafa kennitölu sem finnst ekki meðal viðskiptavina flettir kerfið henni upp í Þjóðskrá og býður þér að sækja nafn og kennitölu þaðan.
Sláðu inn nafn, kennitölu, netfang eða síma í efsta reitinn. Veldu viðskiptavin úr listanum til að fylla sjálfkrafa út tengiliðaupplýsingar, eða veldu „(Þjóðskrá)"-niðurstöðu til að sækja nafn og kennitölu úr þjóðskrá.
Skráðu Kennitölu (10 stafir), „Nafn viðskiptavinar" (skylda), „Nafn tengiliðar" (fyrirtæki), Netfang og Síma. Nafn viðskiptavinar er eina skyldan af þessum.
Skráðu „Lýsing á tækifæri" (skylda) — stutta lýsingu á því hvað viðskiptin snúast um, t.d. „Vill kaupa 100 stk af X".
Veldu Uppruna og Forgang (sjálfgefið Miðlungs), skráðu Áætlaða upphæð (ISK) og veldu Sölumann (sjálfgefið þú sjálf/ur).
Veldu dagsetningu fyrir Næstu eftirfylgni (sjálfgefið eftir 7 daga) og skráðu frjálsa Athugasemd ef þú vilt.
Smelltu á „Vista". Þegar tekst breytist hnappurinn í grænt „Vistað!" og tækifærið birtist í dálkinum „Nýtt" á borðinu.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Leita að viðskiptavini | Leit í viðskiptavinaskrá + þjóðskrá; fyllir sjálfkrafa út tengiliðareiti | Nei |
| Kennitala | 10 stafa kennitala tengiliðar | Nei |
| Nafn viðskiptavinar | Nafn þess sem tækifærið snýr að | Já |
| Nafn tengiliðar | Fyrirtæki eða tengiliður (birtist sem undirlína á spjaldi) | Nei |
| Lýsing á tækifæri | Stutt lýsing á viðskiptunum | Já |
| Netfang | Netfang tengiliðar (verður að smellanlegum tengli) | Nei |
| Sími | Símanúmer tengiliðar (verður að smellanlegum tengli) | Nei |
| Uppruni | Hvaðan tækifærið kom | Nei |
| Forgangur | Hár / Miðlungs / Lágur (sjálfgefið Miðlungs) | Nei |
| Áætluð upphæð (ISK) | Metið verðmæti tækifærisins | Nei |
| Sölumaður | Ábyrgur starfsmaður (sjálfgefið sá sem stofnar) | Nei |
| Næsta eftirfylgni | Dagsetning næstu eftirfylgni (sjálfgefið +7 dagar) | Nei |
| Athugasemd | Frjáls texti sem birtist efst í smáatriðum tækifærisins | Nei |
Færa tækifæri milli stiga
Kjarni borðsins er dragið: gríptu spjald og dragðu það í nýjan dálk til að breyta stöðunni. Breytingin vistast strax. Sérstök hegðun gildir um Lokuð-dálkinn:
- Milli stiga: Dragðu spjald úr einu stigi í annað — staðan uppfærist samstundis.
- Loka: Dragðu spjald í dálkinn „Lokuð" til að ljúka tækifærinu og setja það í geymslu.
- Endurvirkja: Dragðu spjald úr „Lokuð" í eitthvert stig — það opnast aftur og fær það stig sem þú slepptir því í.
Smáatriði tækifæris
Smelltu á spjald til að opna hliðargluggann „Sölutækifæri" með öllum upplýsingum. Efst hægra megin eru aðgerðahnappar:
- Breyta — opnar eyðublaðið „Breyta sölutækifæri" með sömu reitum og stofnun.
- Klára — lokar (geymir) tækifærinu. Birtist aðeins ef það er hvorki lokað né eytt.
- Endurvirkja — opnar lokað tækifæri aftur. Birtist aðeins ef tækifærið er lokað.
- Rusla-hnappur (rauður) — eyðir tækifærinu eftir staðfestingu í „Eyða sölutækifæri?" glugga.
Í meginhlutanum birtist yfirlitstafla: Tengiliður, Fyrirtæki, Tækifæri, Staða, Forgangur, Netfang, Sími, Kennitala, Uppruni, Áætluð upphæð, Sölumaður, Næsta eftirfylgni, Síðast haft samband, Þjónustumiði, Viðskiptavinur, Ástæða taps (ef við á), Stofnað af, Stofnað og Lokað (ef við á). Neðar eru þrír kaflar: Tilboð, Athugasemdir og Viðhengi.
Kaflinn „Tilboð"
Hér tengirðu fyrirliggjandi tilboð við tækifærið. Fellilistinn „Tengja tilboð..." sýnir tilboð sem tilheyra tengda viðskiptavininum og eru ekki þegar tengd. Hvert tengt tilboð birtist með tilboðsnúmeri, stöðumerki, dagsetningu, upphæð og nafni viðskiptavinar. Smelltu á tilboð til að opna forskoðun, eða á aftengja-táknið til að rjúfa tenginguna („Aftengja tilboð?").
Í forskoðunarglugganum sérðu yfirlit tilboðsins (tilboðsnúmer, staða, dagsetning, gildir til, viðskiptavinur, stofnað af, undirsamtala, VSK, samtals), athugasemdir og línur (Lýsing, Magn, Einingaverð, Samtals). Neðst er hnappurinn „Opna tilboð" sem opnar tilboðið í nýjum flipa, og „Loka".
| Staða tilboðs | Merking | Litur |
|---|---|---|
| Drög | Tilboð í vinnslu, ekki sent | Grár |
| Sent | Tilboð sent viðskiptavini | Blár (í vinnslu) |
| Samþykkt | Viðskiptavinur samþykkti tilboðið | Grænn |
| Hafnað | Viðskiptavinur hafnaði tilboðinu | Rauður |
| Útrunnið | Gildistími tilboðsins er liðinn | Appelsínugulur |
| Pöntun | Tilboði hefur verið umbreytt í sölupöntun | Blár |
Kaflinn „Athugasemdir"
Skráðu athugasemdir til að halda utan um samskiptasögu tækifærisins. Skrifaðu í textareitinn „Skrifa athugasemd..." og smelltu á „Senda" (eða Ctrl+Enter). Hakaðu í „Hafði samband" áður en þú sendir til að skrá athugasemdina sem samskiptaskráningu — það uppfærir jafnframt reitinn „Síðast haft samband" á tækifærinu.
Hver athugasemd sýnir höfund, tímastimpil, merki með þeirri stöðu sem tækifærið var í þegar athugasemdin var skráð, og — ef við á — bláa „Hafði samband"-merkið. Þú getur eytt athugasemd með rusla-tákninu (staðfesting „Eyða athugasemd?").
Kaflinn „Viðhengi"
Hlaðið upp skjölum sem tengjast tækifærinu með hnappinum „Hlaða upp". Leyfðar skráategundir eru myndir, PDF, Word (.doc/.docx) og Excel (.xls/.xlsx). Myndir birtast sem smámyndir sem hægt er að stækka; önnur skjöl sem skráartákn. Undir hverju viðhengi eru tákn til að skoða (auga) og eyða (staðfesting „Eyða viðhengi?").
Þjónustumiði úr tækifæri
Í yfirlitstöflunni er reiturinn „Þjónustumiði". Ef enginn miði er til staðar birtist hnappurinn „Stofna miða" sem býr til nýjan þjónustumiða beint úr tækifærinu — efni miðans verður lýsing tækifærisins, athugasemdin verður lýsing miðans, og forgangur og sölumaður fylgja með. Þegar miði hefur verið stofnaður birtist miðanúmerið sem tengill sem opnar þjónustumiðann.
Sölutækifæri úr tölvupóstglugga
Þegar þú sendir tilboð, pöntun eða reikning í tölvupósti (Senda tölvupóst) birtist neðst í glugganum valið „Eftir sendingu" ef þú hefur heimild til að skrá sölutækifæri. Veldu „Stofna sölutækifæri" til að búa til tækifæri um leið og pósturinn fer: heiti þess er skjalategund, númer og nafn viðskiptavinar, áætluð upphæð er heildarupphæð skjalsins, skilaboðin úr glugganum verða athugasemd, uppruni er „Annað" og PDF-skjalið fylgir sem viðhengi. Sé skjalið tilboð tengist það tækifærinu sjálfkrafa. Að sendingu lokinni birtist tengillinn „Opna sölutækifæri" sem opnar tækifærið á þessari síðu.
