Yfirlit sölureikninga
Hvar reikningarnir eru, hvað spjöldin efst sýna, hvernig á að sía listann og hvar nýr reikningur er stofnaður.
Rauða merkið þýðir að eindaginn er liðinn. Kannski kominn tími á vingjarnlega áminningu?
Sölureikningar
Sölureikningar eru grunnur að innheimtu fyrirtækisins. Á Sölureikningar-síðunni sérðu alla útgefna reikninga á einum stað, fylgist með greiðslustöðu, sendir reikninga í tölvupósti, prentar þá, gefur út rafræna (XML) reikninga, stofnar bankakröfur í heimabanka og kreditfærir reikninga þegar leiðrétta þarf.
Sjálfir reikningarnir eru búnir til á Söluborðinu — þegar þú smellir á „Nýr reikningur" hér ferðu beint þangað. Þegar reikningur er stofnaður er hann bókaður í fjárhag sjálfkrafa (tekjur, VSK og viðskiptakröfur) og fær stöðuna Bókaður. Allar upphæðir á síðunni eru sýndar með VSK.
Efst á síðunni: lyklatölur
Spjöld efst á síðunni sýna stöðuna í fljótu bragði:
- ÓGREIDDIR REIKNINGAR — heildar eftirstöðvar ógreiddra reikninga (með VSK), ásamt upphæð án VSK og sérstakri línu „Ógreitt gjaldfallið" fyrir reikninga sem eru komnir yfir eindaga.
- ÚTGEFIÐ Í <MÁNUÐI> — upphæð og fjöldi reikninga sem gefnir hafa verið út í yfirstandandi mánuði, með samanburði (hækkun eða lækkun í prósentum) við sama tímabil í mánuðinum á undan.
- BÍÐUR REIKNINGSFÆRSLU — upphæð (án vsk) þess sem á eftir að reikningsfæra, með fjölda sölupantana og verkbeiðna sem bíða og tenglum á þær (pantanalistann og verkbeiðnalistann); klukkustundir án taxta eru tilgreindar sérstaklega. Spjaldið birtist aðeins þegar eitthvað bíður reikningsfærslu.
- ALDURSGREINING KRAFNA — útistandandi kröfur eftir aldri: Ógjaldfallið, 1–30 dagar, 31–60 dagar, 61–90 dagar og 90+ dagar, hver flokkur með upphæð og fjölda reikninga.
- ÚTGEFNIR REIKNINGAR Í ÁR — súlurit yfir útgefna reikninga eftir mánuðum síðustu 12 mánuði.
Dálkar í reikningalistanum
Hver lína í töflunni er einn reikningur. Smelltu á línuna til að opna reikninginn. Neðst í töflunni birtast Eftirstöðvar (samtala ógreiddra eftirstöðva þeirra reikninga sem sýndir eru). Þú getur líka valið einstakar upphæðir í Upphæð-dálknum (Excel-stíll) og fengið „Valið samtals" neðst — smelltu á „Hreinsa val" til að núllstilla.
Reitirnir lengst til vinstri velja heila reikninga. Þegar einn eða fleiri reikningar eru valdir birtist græn valstika með fjölda valinna reikninga og „Eftirstöðvar samtals". Hnappurinn Skrá innborgun þar skráir eina greiðslu á marga reikninga í einu — allir valdir reikningar verða að tilheyra sama viðskiptavini og hafa eftirstöðvar. Reikningar með innri athugasemdum sýna lítið athugasemdatákn með fjölda aftast í línunni.
| Dálkur | Lýsing |
|---|---|
| Nr. | Reikningsnúmer. Sögufærslur (fluttar inn úr öðru kerfi) eru ekki sýndar í þessum lista og eru ekki taldar með í spjöldunum og eftirstöðvunum — þær hafa ekki bókhaldsleg áhrif í PayGo. |
| Viðskiptavinur | Nafn viðskiptavinar sem tengill á söluborð viðkomandi. Athugasemd reiknings birtist í smáletri fyrir neðan nafnið. |
| Dags. | Dagsetning reiknings, og fyrir neðan „Eind." (eindagi/gjalddagi). |
| Upphæð | Heildarupphæð með VSK. Ef reikningur er greiddur að hluta birtist „Eftirst." með eftirstöðvum. Hægt er að smella á reitinn til að leggja saman valdar upphæðir. |
| Greiðslustaða | Ógreiddur, Greiddur að hluta, Greiddur eða Gjaldfallin (sjá litakóða neðar). Afturkallaðir reikningar sýna „Á ekki við". |
| Staða | Skjalastaða reiknings: Bókaður, Bókaður/greiddur, Kredit, Kreditfærður eða Afturkallað. |
| XML | Staða rafræns reiknings — birtist aðeins ef viðskiptavinur er með rafræna reikninga virka. Grænt ✓✓ = sendur, appelsínugult ✓✗ = ekki sendur. |
| Krafa | Staða bankakröfu í heimabanka: Virk, Í bið, Greidd, Hlutagreitt, Villa eða Mistókst. Auður reitur ef engin krafa hefur verið stofnuð. |
| (aðgerðir) | Þrír hnappar lengst til hægri: Skoða, Sækja PDF og Prenta. |
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Nýr reikningur | Hnappur efst til hægri. Opnar Söluborðið þar sem nýr reikningur er búinn til. | — |
| Frá / Til dagsetning | Dagsetningarbil til að afmarka reikninga eftir tímabili. | Valfrjálst |
| Greiðslustaða | Fjölval: Ógreiddur, Greiddur að hluta, Greiddur. Valið „Ógreiddur" sýnir líka gjaldfallna reikninga. | Valfrjálst |
| Staða reiknings | Val: Bókaður, Kredit, Kreditfærður, Afturkallað. | Valfrjálst |
| Upphæð frá / til | Sía eftir upphæðarbili. | Valfrjálst |
| Leita… | Frítextaleit (t.d. reikningsnúmer eða nafn viðskiptavinar). | Valfrjálst |
Aðgerðahnappar í reikningalistanum
Lengst til hægri í hverri línu eru þrír hnappar:
- Skoða — opnar reikninginn (sama og að smella á línuna).
- Sækja PDF — hleður niður reikningnum sem PDF-skjali (
reikningur-<nr>.pdf). - Prenta — býr til PDF og sendir í prentun.
Tvær víddir stöðu
Hver reikningur hefur aðskilda skjalastöðu og greiðslustöðu. Þetta þýðir að reikningur getur t.d. verið „Bókaður" (skjalastaða) og samtímis „Ógreiddur" (greiðslustaða).
| Staða (skjal) | Merking | Litur |
|---|---|---|
| Bókaður | Venjulegur bókaður reikningur (SENT). | Blár |
| Bókaður/greiddur | Reikningur sem er að fullu greiddur (PAID). | Blár |
| Kredit | Kreditreikningur — neikvæður reikningur sem bakfærir annan reikning. | Appelsínugulur |
| Kreditfærður | Upprunalegur reikningur sem kreditreikningur hefur verið gefinn á. | Fjólublár |
| Afturkallað | Reikningur sem hætt var við. Bókaðan reikning er ekki lengur hægt að afturkalla — hann er leiðréttur með kreditreikningi. | Rauðbrúnn (volcano) |
| Greiðslustaða | Merking | Litur |
|---|---|---|
| Ógreiddur | Engin greiðsla skráð. | Appelsínugulur |
| Greiddur að hluta | Hluti reikningsins er greiddur, eftirstöðvar sýndar. | Gull |
| Greiddur | Að fullu greiddur. | Grænn |
| Gjaldfallin | Eindagi liðinn og reikningur enn ógreiddur. | Rauður |
Reikningssíðan (þegar reikningur er opnaður)
Þegar þú smellir á reikning opnast ítarleg síða. Efst er brauðmylsna („Reikningar / Nr. …" eða „Söluborð / Nr. …"), hnappurinn Til baka, reikningsnúmer, greiðslustöðumerki og — ef við á — merkið Sögufærsla. Til vinstri er spjaldið Viðskiptavinur með nafni (smelltu til að breyta viðskiptavini), heimilisfangi, póstnúmeri, síma, kennitölu og rofa fyrir Rafrænn reikn. Til hægri eru flipar með nánari upplýsingum.
| Flipi | Innihald |
|---|---|
| Almennt | Grunnupplýsingar reiknings (m.a. tengd pöntun eða áskrift, sölumaður og hvort reikningslínur eru sundurliðaðar eða samandregnar á prenti), tölvupóststaða, gjaldmiðill, rafrænn reikningur (XML), krafa í netbanka og allir aðgerðahnappar. Innborgunarreikningur ber merkið „Innborgunarreikningur" og vísar á pöntunina sem hann tilheyrir. |
| Saga | Tímalína allra atburða: stofnun, sending í tölvupósti, rafræn sending, greiðslur, bankakröfur, afhendingarseðlar, breytingar á athugasemd, innri athugasemdir og greiðsluáminningar. |
| Fylgiskjöl | Tengd skjöl: Sölupöntun, Tilboð, Afhendingarseðill og Innborgun — með númeri, dagsetningu, upphæð og stöðu. |
| Viðhengi | Skjöl hengd við reikninginn (t.d. tímaskýrslur, efnisskýrslur). Talan á flipanum sýnir fjölda viðhengja. |
Aðgerðahnappar á reikningssíðunni (flipinn Almennt)
- Prenta — býr til PDF og prentar strax.
- Senda á prentara — opnar prentglugga til að velja prentara/prentröð.
- Senda — opnar glugga til að senda reikninginn í tölvupósti.
- Sækja PDF — hleður niður reikningnum sem PDF.
- Búa til sendingarmiða — stofnar flutningsmiða (Pósturinn/Dropp eftir stillingum).
- Kreditfæra — býr til kreditreikning sem bakfærir reikninginn (rauður hnappur). Á innborgunarreikningi er hnappurinn óvirkur með vísbendingu: þar kreditfærir þú eftirstöðvarnar á sölupöntuninni („Kreditfæra eftirstöðvar" á spjaldinu Innborgunarreikningar) og „Skila" er falið.
- Skila — línuskil: skila einstökum vörulínum. Birtist ekki á kredit-/kreditfærðum/afturkölluðum reikningum.
- Skrá greiðslu — grænn hnappur; birtist á meðan reikningur er ekki að fullu greiddur.
Aðgerðir sem breyta bókhaldi (Senda, Búa til sendingarmiða, Kreditfæra, Skila) eru óvirkar fyrir sögufærslur.
Smelltu á „Nýr reikningur" til að fara á Söluborðið. Þar velurðu viðskiptavin (greiðsluskilmálar og eindagi fylgja sjálfkrafa) og bætir við vörulínum. Verð og VSK fylgja vörunni; kerfið reiknar VSK og samtölur.
Þegar reikningurinn er stofnaður fær hann stöðuna „Bókaður" og bókhaldsfærsla myndast sjálfkrafa (tekjur, útskattur og viðskiptakrafa). Reikningsnúmer er úthlutað sjálfkrafa.
Opnaðu reikninginn og notaðu „Senda" (tölvupóstur með PDF), „Prenta"/„Senda á prentara", eða „Senda rafrænan reikning" (XML) ef viðskiptavinur er með rafræna reikninga virka.
Stofnaðu bankakröfu í heimabanka með „Senda kröfu í heimabanka", eða skráðu greiðslu handvirkt með „Skrá greiðslu". Greiðslur berast einnig sjálfkrafa við afstemmingu banka.
Ef leiðrétta þarf reikninginn notarðu „Kreditfæra" (allan eða hluta) eða „Skila" til að skila einstökum vörulínum.
Senda reikning í tölvupósti
Hnappurinn Senda (eða „Senda tölvupóst" / „Senda aftur" í tölvupósthlutanum) opnar gluggann Senda reikning með tölvupósti. Netfang viðskiptavinar er forfyllt en þú getur slegið inn mörg netföng aðskilin með kommu eða semíkommu. Ef tímaskýrslur eða efnisskýrslur eru meðal viðhengja birtast rofar Senda tímaskýrslu með og Senda efnisskýrslu með. Smelltu á Senda og reikningurinn fer í sendingarbið. Sendingarsaga (síðast sent, á hvaða netföng, af hverjum) birtist á flipanum Almennt og í Sögu.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Netföng | Eitt eða fleiri netföng, aðskilin með kommu eða semíkommu. Ógild netföng eru merkt. | Já |
| Senda tímaskýrslu með | Rofi — hengja tímaskýrslu (viðhengi) við póstinn. Birtist aðeins ef tímaskýrsla er til. | Nei |
| Senda efnisskýrslu með | Rofi — hengja efnisskýrslu við póstinn. Birtist aðeins ef efnisskýrsla er til. | Nei |
Rafrænn reikningur (XML)
Ef viðskiptavinur er með rafræna reikninga virka birtist hnappurinn Senda rafrænan reikning í hlutanum „Rafrænn reikningur (XML)". Staðan getur verið Sendur (grænt, með „Skoða"-hnappi til að birta reikninginn), Villa (rautt, með skýringu) eða Ekki sendur. Rofinn Rafrænn reikn. á viðskiptavinaspjaldinu kveikir og slekkur á rafrænum reikningum fyrir viðskiptavininn. Til að kveikja þarf viðskiptavinur að hafa kennitölu, rafræn reikningaþjónusta (InExchange eða Unimaze) að vera stillt, og viðtakandi að geta tekið við rafrænum reikningum.
Þegar reikningur hefur verið sendur um Unimaze eða InExchange birtist undir sendingarmerkinu Staða hjá móttakanda (Afhentur, Móttekið hjá birgðamiðlara, Í bið eftir afhendingu, Í vinnslu hjá birgðamiðlara, Hafnað, Í biðstöðu eða Staða óþekkt) ásamt tímanum sem staðan var síðast athuguð. Hafi sendingin mistekist birtist hnappurinn Senda rafrænan reikning aftur.
Krafa í netbanka (bankakrafa)
Í hlutanum Krafa í netbanka á flipanum Almennt geturðu stofnað innheimtukröfu í heimabanka fyrir eftirstöðvar reiknings. Hnappurinn Senda kröfu í heimabanka opnar glugga þar sem þú slærð inn Upphæð kröfu og Eindaga. Þegar krafa er til birtist staða hennar (Virk, Í bið, Greitt, Hlutagreitt, Felld niður, Mistókst) ásamt kröfunúmeri, eindaga og innborgunarreglu.
- Breyta kröfu — opnar glugga til að uppfæra upphæð, eindaga og innborgunarreglu (Má greiða inn á kröfu / Má ekki greiða inn á kröfu). „Fullar eftirst." fyllir inn eftirstöðvar.
- Fella niður kröfu — fellir kröfuna niður.
- Stofna nýja kröfu — birtist ef fyrri krafa var felld niður.
- Senda greiðsluáminningu — birtist þegar reikningur og krafa eru gjaldfallin; sendir áminningu í tölvupósti. Hægt er að senda aftur eftir að biðtími (cooldown) rennur út.
Skrá greiðslu
Hnappurinn Skrá greiðslu (grænn) opnar gluggann Skrá greiðslu - <nr>. Efst sjást Viðskiptavinur og Eftirstöðvar. Upphæðin er forfyllt með eftirstöðvum en má breyta; hún má ekki fara yfir eftirstöðvar. Þú getur skráð fulla greiðslu eða hlutagreiðslu — við hlutagreiðslu verður greiðslustaðan „Greiddur að hluta". Greiðsluferillinn (Greiðsluferill-spjaldið neðst) sýnir allar greiðslur og gefur kost á að bakfæra þær.
- Greiðslumáti — veldu greiðslumáta. Reitirnir Greiðsludagsetning (ekki hægt að velja dag fram í tímann), Upphæð, Tilvísun (forfyllt með reikningsnúmeri) og Athugasemdir birtast fyrir venjulega greiðslumáta.
- Bankareikningur — þú velur bankareikning, nema greiðslumátinn ákveði hann sjálfur („Greiðslumátinn ræður bankareikningnum").
- Gjalddagi og Eindagi — birtast ef greiðslumátinn er heimabanki; þá er stofnuð krafa í heimabanka í stað greiðslu.
- Inneign viðskiptavinar — ef viðskiptavinur á inneign og reikningurinn hefur eftirstöðvar birtist haki Nota inneign. Þú getur notað alla inneignina eða hluta hennar; eftirstöðvarnar greiðir þú með greiðslumáta („Skrá greiðslu (inneign + greiðslumáti)"). Dekki inneignin allan reikninginn heitir hnappurinn „Borga með inneign".
- Greiðslutengill (PayByLink), Kortafærsla (fjargreiðsla) og Greiðsluposi (POSI) — fyrir þessa greiðslumáta kemur annað viðmót í stað almennu reitanna: „Stofna greiðslutengil" (netfang eða símanúmer viðskiptavinar; glugginn uppfærist sjálfkrafa þegar greiðsla berst), „Rukka kort" eða „Senda í posa". Upphæðin má vera lægri en eftirstöðvar.
- Neikvæður reikningur (kreditreikningur) — þar er valkosturinn „Færa á inneign viðskiptavinar" í boði og hnappurinn heitir „Færa á inneign".
Kreditfæra reikning
Til að leiðrétta bókaðan reikning býrðu til kreditreikning með hnappnum Kreditfæra. Í glugganum Kreditfæra reikning velur þú Dagsetningu kreditfærslu, Upphæð til að kreditfæra (allan reikninginn eða hluta) og valfrjálsa Ástæðu kreditfærslu. Kerfið býr til neikvæðan reikning (stöðu „Kredit") sem bakfærir upprunalega reikninginn — hann fær stöðuna „Kreditfærður". Bæði skjölin haldast í kerfinu fyrir endurskoðun.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Dagsetning kreditfærslu | Dagsetning kreditreikningsins. Ekki er hægt að velja daga á lokuðum bókhaldstímabilum eða á VSK-tímabili sem búið er að skila. Hnappurinn „Nota útgáfudag upprunareiknings" setur dagsetningu upprunalega reikningsins (ef hún er bókhæf). Lendi kreditfærslan í fyrra reikningsári sem enn er opið birtist viðvörun um að hún breyti tekjum og VSK þess árs. | Já |
| Upphæð til að kreditfæra | Upphæð sem á að kreditfæra — allur reikningurinn eða hluti hans. Verður að vera stærri en 0. | Já |
| Ástæða kreditfærslu | Frjáls texti, t.d. „Vöru skilað" eða „rangur reikningur". | Nei |
| Staðfesting (ef greitt) | Ef búið er að greiða inn á reikninginn þarf að haka við að greidda upphæðin verði færð á inneign viðskiptavinar. | Já ef greitt |
Skila vörulínum
Hnappurinn Skila opnar glugga þar sem þú getur skilað einstökum vörulínum af reikningnum í stað þess að kreditfæra hann allan. Þetta hentar þegar viðskiptavinur skilar aðeins hluta pöntunar. Skilin búa til samsvarandi bakfærslu og birgðahreyfingar (fyrir birgðavörur). Aðgerðin er ekki í boði á kredit-, kreditfærðum eða afturkölluðum reikningum.
Línur og samtölur
Neðst á reikningssíðunni er spjaldið Línur með dálkunum Vörunr., Lýsing, Magn, Einingaverð, Afsláttur, VSK %, Samtals án VSK og Samtals m. VSK. Fyrir samsettar vörur (BOM) birtast undirlínur íhluta. Undir töflunni eru samtölur: VERÐ − AFSLÁTTUR = ÁN VSK + VSK = SAMTALS M. VSK. Reikningar sem fluttir voru inn úr eldra kerfi geta verið án lína — þá eru samtölur birtar beint.
Rofinn Sýna framlegð efst í hægra horni spjaldsins bætir við dálknum Framlegð (upphæð og hlutfall hverrar línu, reiknað af söluverði eftir afslátt að frádregnu kostnaðarverði línunnar) og samtölunni FRAMLEGÐ undir töflunni. Línur án skráðs kostnaðarverðs sýna „–" og eru ekki taldar með í samtölunni — fjöldi þeirra er tekinn fram. Rofinn er alltaf slökktur þegar reikningur er opnaður og valið er ekki vistað.
Athugasemd / Beiðnanúmer
Á flipanum Almennt er reiturinn Athugasemd / Beiðnanr. sem þú getur breytt beint með því að smella á hann (t.d. til að skrá tilvísun eða innkaupabeiðnanúmer viðskiptavinar). Breytingar eru skráðar í Sögu reikningsins ásamt gömlu og nýju gildi.
