Áskriftir
Endurtekin innheimta — spjöldin, síurnar, Sjálfvirkt-rofarnir, hliðarslá áskriftar, ný áskrift og hvernig reikningar verða til.
Mánaðarlegar tekjur eru samtala allra virkra mánaðaráskrifta, með VSK.
Áskriftir
Áskriftir setja upp endurtekna innheimtu fyrir viðskiptavini sem kaupa sömu vöru eða þjónustu reglulega. Kerfið býr sjálfkrafa til sölureikning á valinni rukkunartíðni og getur — ef þú vilt — sent hann strax í tölvupósti, stofnað bankakröfu í heimabanka og/eða sent rafrænan (XML) reikning.
Áskriftir henta vel fyrir mánaðargjöld, hugbúnaðarleyfi, viðhaldssamninga, leigu, þjónustusamninga og aðra endurtekna sölu. Hver reikningur sem verður til úr áskrift er venjulegur sölureikningur sem birtist líka í Sölureikningum og tengist áskriftinni.
Síðan skiptist í fjögur talnaspjöld efst (Virkar áskriftir, Í pásu, Hættar við og Mánaðarlegar tekjur), síurönd, og aðaltöflu með öllum áskriftum. Nýjar áskriftir eru stofnaðar í glugga og hægt er að skoða hverja áskrift í ítarlegri hliðarslá með reikningasögu og aðgerðasögu.
Talnaspjöld efst á síðunni
Yfir töflunni eru fjögur samantektarspjöld sem reiknast út frá áskriftunum sem birtast í listanum:
| Spjald | Merking |
|---|---|
| Virkar áskriftir | Fjöldi áskrifta í stöðunni Virk |
| Í pásu | Fjöldi áskrifta sem eru í pásu (engir reikningar myndast) |
| Hættar við | Fjöldi áskrifta sem hefur verið hætt við |
| Mánaðarlegar tekjur | Samtala heildarupphæðar (m. VSK) allra virkra áskrifta með rukkunartíðnina Mánaðarlega |
Síur og röðun
Undir talnaspjöldunum er síurönd með eftirfarandi stjórntækjum:
- Stöðusía („Allar stöður") — veldu Virk, Í pásu, Hætt við eða Útrunnin til að sía listann.
- Dagsetningarbil („Frá dagsetning" / „Til dagsetning") — sýnir áskriftir sem eru virkar á tímabilinu (upphafsdagur innan bilsins).
- Sýna eyddar áskriftir — hakreitur sem tekur eyddar (soft-deleted) áskriftir með í listann. Eyddar áskriftir fá rauðan „Eytt" merkimiða.
Töfludálkana Áskriftarnúmer, Næsta rukkunardagsetning og Upphæð má raða með því að smella á fyrirsögn dálksins. Neðst sýnir taflan „Samtals X áskriftir" og hægt er að breyta blaðsíðustærð.
| Dálkur | Lýsing |
|---|---|
| Áskriftarnúmer | Sjálfvirkt númer á sniðinu SUB-ÁÁÁÁ-XXXXX (raðanlegt) |
| Viðskiptavinur | Nafn viðskiptavinar áskriftarinnar |
| Staða | Litamerkt staða áskriftar; auk „Eytt" merkis ef áskrift hefur verið eytt |
| Rukkunartíðni | Hversu oft reikningur myndast; fyrir Sérsniðna birtist fjöldi daga í sviga |
| Næsta rukkunardagsetning | Dagurinn sem næsti reikningur verður til (raðanlegt) |
| Upphæð | Heildarupphæð með VSK. Smelltu á tölu til að leggja saman valdar raðir (Σ neðst) |
| Sjálfvirkt | Þrír rofar á hverri röð: tölvupóstur, rafrænn reikningur (XML) og bankakrafa |
| Aðgerðir | Skoða, Breyta, Setja á hlé / Halda áfram, Hætta við og Eyða |
Sjálfvirkt-rofarnir í töflunni
Dálkurinn Sjálfvirkt sýnir þrjá rofa á hverri áskrift sem stýra því hvað gerist í hvert skipti sem reikningur myndast. Þú getur kveikt og slökkt beint í töflunni án þess að opna áskriftina — breytingin vistast strax.
| Rofi (tákn) | Merking |
|---|---|
| Senda í tölvupósti (umslag) | Reikningurinn er sendur sjálfvirkt í tölvupósti á viðskiptavininn |
| Senda rafrænan reikning / XML (skjal) | Rafrænn XML reikningur er sendur sjálfvirkt (InExchange/Unimaze) |
| Stofna bankakröfu (banki) | Krafa er stofnuð sjálfvirkt í heimabanka fyrir reikninginn |
Aðgerðahnappar efst á síðunni
- Ný áskrift — opnar gluggann til að stofna nýja áskrift.
- Keyra áskriftir — keyrir reikningagerð handvirkt fyrir allar gjaldfallnar virkar áskriftir í fyrirtækinu (þar sem næsta rukkunardagsetning er komin eða liðin).
- Reikna áskriftir allra — sérstakur hnappur (strikaður) sem birtist aðeins hjá PayGo-stjórnendum og stofnar/uppfærir áskriftir fyrir alla virka viðskiptavini PayGo. Almennir notendur sjá hann ekki.
Smelltu á „Ný áskrift" efst til hægri. Glugginn „Ný áskrift" opnast.
Leitaðu í reitnum „Viðskiptavinur" eftir nafni, kennitölu, símanúmeri eða netfangi og veldu viðskiptavin. Upplýsingaspjald birtist með nafni, kennitölu, símanúmeri og netfangi. Greiðslufrestur viðskiptavinar er notaður sjálfkrafa sem sjálfgefið gildi í „Dagar til eindaga".
Veldu rukkunartíðni: Daglega, Vikulega, Mánaðarlega (sjálfgefið), Ársfjórðungslega, Árlega eða Sérsniðin. Ef þú velur Sérsniðin birtist reiturinn „Rukkunarbil (dagar)" þar sem þú skráir fjölda daga milli rukkana.
Skráðu „Upphafsdagur" og „Næsta rukkunardagsetning" (má ekki vera á undan upphafsdegi). Valfrjálst má setja „Lokadagur (valfrjálst)" og „Dagar til eindaga". Fortíðardagar eru læstir og viðvörun birtist ef þú velur dag meira en 45 daga fram í tímann.
Í hverri línu geturðu valið vöru úr birgðum (leit eftir nafni eða SKU) sem fyllir sjálfkrafa út lýsingu, einingaverð og VSK. Skráðu magn, einingaverð og valfrjálsan afsláttar-% . VSK % kemur læst frá vörunni. Reitirnir „Verð m.vsk" og „Samtals" reiknast sjálfkrafa. Smelltu á „Bæta við vörulínu" fyrir fleiri línur eða „Eyða" til að fjarlægja línu.
Samantektarspjaldið neðst sýnir Millisamtals, VSK og Samtals reiknað út frá öllum línum.
Undir „Sjálfvirkar aðgerðir við reikningagerð" kveikirðu á Senda tölvupóst, Senda kröfu í banka og/eða Senda rafrænan reikning eftir þörfum. Skráðu valfrjálsar athugasemdir í „Athugasemdir".
Smelltu á „Stofna". Áskriftin fer í stöðuna „Virk" og fyrsti reikningur myndast þegar næsta rukkunardagsetning er komin (handvirkt með „Keyra áskriftir" eða sjálfvirkt í dagsáætluðu keyrslunni).
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Viðskiptavinur | Viðskiptavinur áskriftarinnar (leit eftir nafni/kt/síma/netfangi) | Já |
| Rukkunartíðni | Daglega, Vikulega, Mánaðarlega, Ársfjórðungslega, Árlega eða Sérsniðin | Já |
| Rukkunarbil (dagar) | Fjöldi daga milli rukkana — birtist aðeins þegar Sérsniðin er valin | Já (ef Sérsniðin) |
| Upphafsdagur | Fyrsti dagur áskriftar; fortíðardagar læstir | Já |
| Næsta rukkunardagsetning | Dagur næsta reiknings; má ekki vera á undan upphafsdegi | Já |
| Lokadagur (valfrjálst) | Áskrift verður útrunnin þegar næsta rukkun fer fram úr þessum degi | Nei |
| Dagar til eindaga | Fjöldi daga frá gjalddaga til eindaga; sjálfgefið úr stillingum viðskiptavinar | Nei |
| Athugasemdir | Frjáls texti sem fylgir áskriftinni | Nei |
| Reitur vörulínu | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Velja vöru úr birgðum (valfrjálst) | Fyllir sjálfkrafa lýsingu, einingaverð og VSK frá vörunni | Nei |
| Lýsing | Texti sem lýsir vöru/þjónustu á reikningi | Já |
| Magn | Fjöldi eininga | Já |
| Einingaverð | Verð á einingu án VSK | Já |
| VSK % | VSK hlutfall — læst, kemur frá völdu vörunni | Sjálfvirkt |
| Afsl.% | Afsláttur í prósentum (0–100) | Nei |
| Verð m.vsk | Reiknað einingaverð með VSK og afslætti — læst | Sjálfvirkt |
| Samtals | Reiknuð heildarupphæð línunnar með VSK — læst | Sjálfvirkt |
Skoða áskrift (hliðarslá)
Smelltu á augnhnappinn („Skoða") í aðgerðadálknum til að opna ítarlega hliðarslá. Efst birtist áskriftarnúmer og litamerkt staða. Hliðarsláin sýnir þrjá hluta:
- Áskriftarupplýsingar — áskriftarnúmer, staða, viðskiptavinur, rukkunartíðni, upphafs-, næsta rukkunar- og lokadagsetning, undirsamtala, VSK, heildarupphæð, athugasemdir, og hvenær áskriftin var stofnuð og uppfærð.
- Línur — tafla með vörunúmeri (SKU), lýsingu, magni, einingaverði, afslætti og samtölu hverrar línu.
- Reikningar áskriftar — allir reikningar sem áskriftarkerfið hefur búið til, með reikningsnúmeri (tengli), dagsetningu, gjalddaga, upphæð og greiðslustöðu.
- Aðgerðasaga — breytingar á áskriftinni með dagsetningu, notanda (eða „Kerfi") og aðgerð. Smelltu á röð til að sjá reit-fyrir-reit hvað breyttist (Reitur / Gamla gildi / Nýja gildi).
| Greiðslustaða reiknings | Litur | Merking |
|---|---|---|
| Greiddur | Grænn | Reikningurinn er að fullu greiddur |
| Greiddur að hluta | Appelsínugulur | Innborgun hefur borist, en ekki að fullu |
| Ógreiddur | Grár | Enn ógreiddur |
| Gjaldfallin | Rauður | Kominn fram yfir gjalddaga og ógreiddur |
| Kreditfærður | Fjólublár | Reikningnum hefur verið kreditfært (bakfært) |
Breyta, gera hlé, halda áfram, hætta við, eyða og endurheimta
Aðgerðadálkurinn hægra megin sýnir mismunandi hnappa eftir stöðu áskriftar:
- Skoða (auga) — opnar hliðarslána. Alltaf í boði.
- Breyta (blýantur) — opnar áskriftina í breytingaham. Læst fyrir áskriftir sem er hætt við eða eru útrunnar.
- Setja á hlé (pásutákn) — birtist á virkum áskriftum. Setur áskriftina í pásu; engir reikningar myndast á meðan.
- Halda áfram (spilunartákn) — birtist á áskriftum í pásu. Virkjar áskriftina aftur. Ef næsta rukkunardagsetning var í fortíð er hún færð á daginn í dag.
- Hætta við (stöðvunartákn) — birtist á virkum áskriftum og áskriftum í pásu. Stöðvar áskriftina varanlega. Áskrift sem er hætt við er ekki hægt að endurvirkja.
- Eyða (ruslafata) — mjúk eyðing (soft-delete). Óvirkur á virkum áskriftum — þú verður fyrst að hætta við eða setja á hlé.
- Endurheimta (afturör) — birtist eingöngu á eyddum áskriftum þegar „Sýna eyddar áskriftir" er hakað. Endurheimtir áskriftina.
| Staða | Litur | Merking |
|---|---|---|
| Virk | Grænn | Áskrift í gangi — reikningar myndast samkvæmt rukkunartíðni |
| Í pásu | Appelsínugulur | Tímabundið í bið; engir reikningar myndast |
| Hætt við | Rauður | Áskrift stöðvuð varanlega |
| Útrunnin | Grár | Lokadagur liðinn; áskrift merkist sjálfkrafa útrunnin við rukkun |
| Rukkunartíðni | Lýsing |
|---|---|
| Daglega | Á hverjum degi |
| Vikulega | Einu sinni í viku |
| Mánaðarlega | Einu sinni í mánuði |
| Ársfjórðungslega | Á 3 mánaða fresti |
| Árlega | Einu sinni á ári |
| Sérsniðin | Bil í dögum sem þú skilgreinir sjálf/ur |
Hvernig reikningagerð keyrir
Reikningur myndast fyrir virka áskrift þegar næsta rukkunardagsetning er komin (í dag eða fyrr). Þetta gerist á tvo vegu:
- Sjálfvirkt — dagsáætluð keyrsla vinnur allar gjaldfallnar áskriftir.
- Handvirkt — með hnappnum „Keyra áskriftir".
Við hverja keyrslu býr kerfið til sölureikning úr línum áskriftarinnar, framkvæmir valdar sjálfvirkar aðgerðir (tölvupóstur, bankakrafa, rafrænn XML reikningur) og færir næstu rukkunardagsetningu áfram samkvæmt rukkunartíðni. Ef nýja rukkunardagsetningin fer fram úr lokadegi áskriftarinnar fær hún stöðuna „Útrunnin". Kerfið ver gegn tvírukkun sömu áskriftar á sama rukkunartímabili.
Hnappurinn er efst til hægri á síðunni.
Staðfestingargluggi spyr hvort búa eigi til reikninga fyrir allar virkar áskriftir þar sem næsta rukkunardagsetning er komin. Smelltu á „Já, keyra".
Kerfið setur gjaldfallnar áskriftir í biðröð og sýnir hve margar voru settar í úrvinnslu. Ef engin áskrift er gjaldfallin birtist „Engar áskriftir fundust til að rukka í dag". Listinn uppfærist með nýjum rukkunardagsetningum.
