Orlof og fyrirframgreiðslur
Hvernig orlofsprósenta og orlofsaðferð starfsmanns eru stilltar, hvað orlofsreikningur og nettó/brúttó-leið gera, og hvernig fyrirframgreiðsla launa er skráð og dregin af í afborgunum.
Orlofið vistast með Vista neðst á flipanum, og festist á launaseðlinum þegar launakeyrslan er reiknuð.
Orlof og fyrirframgreiðslur
Launþegar (Laun → Launþegar, slóðin /dashboard/payroll/employees-setup) er sama síðan og Launatöflur fjallar um: listinn „Starfsmenn" efst og, þegar starfsmaður er valinn, kortið „Launastillingar — [nafn]" með þremur flipum — Launastillingar, Launatafla og Fyrirframgreiðslur. Launatöflur fer yfir listann, launagrunninn, aðra kafla flipans Launastillingar og flipann Launatafla. Þessi síða tekur fyrir Orlof-kaflann í flipanum Launastillingar (og hvað orlofið gerir á launaseðli, í bókhaldi og í bankaskrá), ávinnslu orlofsdaga og áramótakeyrslu orlofsárs, og allan flipann Fyrirframgreiðslur.
Orlof (kafli í flipanum „Launastillingar")
Kaflinn Orlof situr í flipanum Launastillingar, milli lífeyrissjóðs og stéttarfélags, og vistast með Vista-hnappnum neðst á flipanum ásamt hinum köflunum.
Orlofsprósenta velst úr fellilista:
- Sjálfgefið (stéttarfélag/ár) — notar orlofsprósentu stéttarfélags starfsmannsins ef hún er skráð, annars sjálfgefnu orlofsprósentu ársins (spjaldið „Orlof" á Launastillingum), og ef hvorug er til 10,17%.
- Kjarasamningsþrep eftir orlofsdögum, frá „10,17% (24 dagar)" upp í „13,04% (30 dagar)".
- Önnur prósenta… — opnar reitinn „Orlofsprósenta (0–30)" fyrir handvirkt gildi með tveimur aukastöfum.
Orlofsfé hvers launaseðils er orlofsstofn × orlofsprósenta, námundað einu sinni í heila krónu. Orlofsstofninn er samtala þeirra launaliða sem hafa rofann „Hefur áhrif á orlof" (sjá Launastillingar); orlofslínurnar sem kerfið býr sjálft til teljast aldrei með í stofninum. Orlofsaðferð ræður svo hvernig orlofsféð skilar sér til starfsmannsins.
| Orlofsaðferð | Á launaseðli | Í bókhaldi (við bókun launakeyrslu) |
|---|---|---|
| Safna (sjálfgefið) | Ekkert — orlofsféð kemur ekki fram sem launalína og hefur ekki áhrif á skatt eða lífeyri mánaðarins. | Debet 2205 Orlofsfé / kredit 4415 Orlofsskuldbinding. Skuldbindingin lækkar þegar orlof er tekið (sjá „Þegar orlof er tekið" hér fyrir neðan). |
| Greiða út | Sjálfvirk lína „Orlof" á hverjum launaseðli; hún er skattskyld og telst með í lífeyris- og tryggingagjaldsstofni. Fastur Orlof-liður á launatöflu starfsmannsins er þá hunsaður svo orlofið sé ekki greitt tvisvar. | Eins og önnur laun, á 2200 Laun. |
| Leggja inn á orlofsreikning | Orlofsféð er tekjulína (staðgreiðsla, lífeyrir, félagsgjald og tryggingagjald reiknast af henni í sama mánuði) og innlögnin á orlofsreikninginn er sérstök frádráttarlína eftir skatt. | Orlofsféð er debetfært á 2205 Orlofsfé; innlögnin er kreditfærð á 4410 Ógreidd laun með nettólaununum og greiðist í sömu SI080-bankaskrá. |
Þegar orlof er tekið (aðferðin Safna). Ef samþykkt fjarvist af tegundinni Orlof (skráð á Fjarvistir) fellur innan launatímabilsins, lækkar kerfið orlofsskuldbindinguna um dagana × mánaðarlaun ÷ vinnudaga í mánuði (debet 4415 / kredit 2205); launin sjálf haldast á 2200 sem laun mánaðarins. Mánaðarlaunin eru jákvæðar Grunnlauna-línur launaseðilsins (starfsmaður á tímakaupi án þeirra er verðlagður út frá tímakaupi og starfshlutfalli, og finnist engin laun til að verðleggja dagana birtist viðvörun); fjöldi vinnudaga í mánuði kemur úr skattastillingum ársins. Orlof sem nær yfir mánaðamót skiptist á milli keyrslnanna eftir virkum dögum. Sé launaliðurinn Orlof færður handvirkt á launaseðil starfsmanns á aðferðinni Safna gerir hann upp skuldbindinguna (debet 4415 í stað 2200), og sjálfvirka lækkunin minnkar sem því nemur svo skuldbindingin sé ekki gerð upp tvisvar. Aðferðirnar Greiða út og Leggja inn á orlofsreikning eiga enga skuldbindingu, því orlofið var greitt um leið og það áunnist.
Orlofsreikningur (Leggja inn á orlofsreikning)
Þegar „Leggja inn á orlofsreikning" er valin birtast Orlofsreikningur (bankareikningur á sniðinu 0000-00-000000, skylda) og Leið við innlögn. Innlögnin fer í sömu greiðsluskrá og launin, sem sérstök SI080-lína á orlofsreikninginn, og launaseðillinn sýnir orlofsreikninginn á sniðinu BBBB-HH-NNNNNN.
Launakeyrsla fæst ekki samþykkt á meðan starfsmaður á þessari aðferð er ekki með útborgunaraðferðina millifærslu (annars yrði innlögnin aldrei greidd), vantar orlofsreikning eða orlofsreikningurinn er ekki á forminu XXXX-XX-XXXXXX. Sé skipt yfir í aðra orlofsaðferð og vistað, eyðast orlofsreikningurinn og leiðin við innlögn af starfsmanninum.
| Leið við innlögn | Lýsing |
|---|---|
| Fylgir fyrirtæki ({leið}) | Notar leiðina sem er valin fyrir allt fyrirtækið á spjaldinu „Orlof: leið við innlögn á orlofsreikning" undir Stillingar → Laun → Launastillingar. Sjálfgefin leið fyrirtækis er Nettó. |
| Nettó | Staðgreiðsla, lífeyrir (með séreign) og félagsgjald af orlofinu eru dregin af innlögninni; launareikningurinn verður nákvæmlega eins og ef ekkert orlof væri lagt inn. Kerfið notar jaðarskiptingu: skattur af orlofi = skattur af launum með orlofi að frádregnum skatti af launum án orlofs, með sama persónuafslætti. |
| Brúttó | Orlofið leggst óskert inn á orlofsreikninginn; staðgreiðsla, lífeyrir og félagsgjald af orlofinu eru í staðinn dregin af launum starfsmannsins, svo útborguð laun lækka sem því nemur. |
Orlofsdagar, orlofsár og áramótakeyrsla
Orlofsár er 1. maí – 30. apríl. Orlofsdagar ávinnast þegar launakeyrslu er lokað: hver starfsmaður með heildarlaun yfir 0 fær orlofsdaga á ári ÷ 12 × starfshlutfall, skert hlutfallslega fyrir ólaunað leyfi í tímabilinu. Orlofsdagar á ári ráðast af kjarasamningsþrepinu sem orlofsprósentan svarar til (24–30 dagar); prósenta utan þrepanna gefur 24 daga. Starfsmaður ávinnur sér daga að hámarki einu sinni í hverjum almanaksmánuði (auka- eða leiðréttingarkeyrsla í sama mánuði bætir engu við), og sé keyrsla opnuð aftur ganga dagarnir til baka. Dagar sem ávinnast á orlofsári verða orlofsréttur næsta orlofsárs.
Áramótakeyrsla orlofsárs stofnar orlofsraðir nýja ársins. Hún keyrir sjálfkrafa kl. 03:00 1. maí, og einnig má keyra hana með hnappnum Áramótakeyrsla orlofsárs á Fjarvistum (Laun → Fjarvistir). Glugginn sýnir fyrst forskoðun: aðeins liðin orlofsár eru í boði í „Keyra yfir frá:", raðir sem verða stofnaðar (Réttur, Uppruni, Yfirfærð), hvort ónotaðir dagar flytjast yfir á nýja árið (stilling fyrirtækisins, sjálfgefið já), hverjum er sleppt og af hverju (röð þegar til, sjálfgefin röð þegar rétt, eða starfsmaður hættur fyrir upphaf nýja ársins), og Leiðrétt orlofsuppsöfnun — launakeyrslur sem var lokað áður en orlofsdagar fóru að ávinnast fá einn mánuð af ávinnslu hver, að hámarki einu sinni á almanaksmánuð. Keyra krefst staðfestingar og er skráð í aðgerðaskrá; keyrslan stofnar aldrei sömu röð tvisvar.
Flipinn „Fyrirframgreiðslur"
Þriðji flipinn á kortinu heldur utan um fyrirframgreiðslur launa sem dragast af launum í afborgunum. Taflan sýnir dálkana Greitt (dagsetning), Upphæð, Staða („Í gangi", „Lokið" eða „Hætt við" — með appelsínugulu merki „Bakfært {færslunúmer}" eða grænu „Endurgreitt {færslunúmer}" ef útgreiðslan var bakfærð eða endurgreiðsla bókuð þegar hætt var við), Dregið af / eftir (framvindustika og texti „Dregið af: {upphæð} · Eftir: {upphæð}"), Lýsing og Aðgerðir. Efst til hægri er hnappurinn „Ný fyrirframgreiðsla". Hverja röð má opna til að sjá afborgunaráætlunina: Mánuður, Upphæð, Staða („Óúthlutað", „Á launakeyrslu", „Dregið af" eða „Sleppt") og Launakeyrsla sem afborgunin lenti á. Án fyrirframgreiðslna stendur „Engar fyrirframgreiðslur skráðar".
Glugginn „Ný fyrirframgreiðsla" opnast.
Settu inn Upphæð (heilar krónur), Greiðsludag, Fjölda afborgana (1–24) og Fyrsta frádráttarmánuð (sjálfgefið mánuðurinn á eftir greiðsludegi). Lýsing er valfrjáls.
Taflan „Forskoðun skiptingar" sýnir afborgun á mánuði: upphæðinni er skipt í jafnar heilar krónur og afgangurinn lendir á síðustu afborguninni (100.000 kr. í 3 → 33.333, 33.333 og 33.334).
Kveiktu á „Bóka útgreiðslu" ef féð er greitt af bankareikningi eða úr sjóði fyrirtækisins og á að bókast í fjárhag strax. Veldu þá „Lánardrottinslykil (banki/sjóður)" — listinn sýnir virka eignalykla. Færslan „Fyrirframgreiðsla launa — {nafn}" er dagsett á greiðsludegi: debet kröfulykillinn (bókhaldslykill launaliðarins Fyrirframgreiðsla, sjálfgefið 3935 Fyrirframgreidd laun) og kredit valinn lykill. Bókhaldstímabil greiðsludagsins þarf að vera opið.
Skilaboðin „Fyrirframgreiðsla skráð" birtast og listinn uppfærist. Vista er óvirkt þar til upphæð er komin og — ef „Bóka útgreiðslu" er á — lykill valinn.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Upphæð | Heildarupphæð fyrirframgreiðslunnar í heilum krónum | Já |
| Greiðsludagur | Dagurinn sem féð var eða verður greitt starfsmanninum (sjálfgefið í dag) | Já |
| Fjöldi afborgana (1–24) | Á hversu marga mánuði upphæðin dreifist; of lág upphæð fyrir fjöldann er ekki tekin gild | Já |
| Fyrsti frádráttarmánuður | Fyrsti mánuðurinn sem afborgun dregst af launum | Nei (sjálfgefið mánuðurinn á eftir greiðsludegi) |
| Lýsing | Frjáls texti, t.d. ástæða fyrirframgreiðslunnar | Nei |
| Bóka útgreiðslu | Rofi — bókar útgreiðsluna strax í fjárhag | Nei |
| Lánardrottinslykill (banki/sjóður) | Virkur eignalykill sem féð fór af og er kreditfærður | Já ef „Bóka útgreiðslu" er á |
Hvernig afborganir dragast af. Þegar launakeyrsla er reiknuð sækir kerfið allar afborganir starfsmannsins sem eru gjaldfallnar í mánuði tímabilsins eða fyrr (eldri óteknar afborganir meðtaldar) og eru ekki á annarri keyrslu, og bætir við einni sjálfvirkri frádráttarlínu á hverja virka fyrirframgreiðslu, t.d. „Fyrirframgreiðsla {dags.} (2/6)". Afborganirnar fá stöðuna „Á launakeyrslu" og verða „Dregið af" þegar keyrslan er bókuð; frádrátturinn er kreditfærður á kröfulykilinn. Sé keyrslan opnuð aftur fara afborganirnar aftur í áætlunina og dragast af í næstu keyrslu. Launaseðillinn sýnir sérstakan kafla Fyrirframgreiðslur með upphæð og greiðsludegi, frádrætti á seðlinum, samtals dregnu og eftirstöðvum. Geri frádrátturinn nettólaun neikvæð birtist viðvörun og keyrslan fæst ekki samþykkt fyrr en afborgunaráætluninni er breytt. Þegar allar afborganir eru dregnar af eða sleppt verður staðan „Lokið".
Sé útgreiðslan ekki bókuð hér þarf að bóka hana á sama kröfulykil annars staðar (t.d. við bankaafstemmingu), því keyrslan kreditfærir kröfulykilinn óháð því hvort útgreiðslan var bókuð.
Smelltu á „Breyta áætlun" við fyrirframgreiðslu sem er í gangi. Glugginn „Breyta afborgunaráætlun" sýnir aðeins óúthlutaðar afborganir; breyttu mánuði eða upphæð, eða kveiktu á Sleppa. Sleppt afborgun fellur niður — hún dregst ekki af launum og lækkar eftirstöðvarnar án þess að nokkuð sé bókað. Summa afborgananna sem eftir standa verður að jafngilda „Eftirstöðvum til skiptingar" (eftirstöðvar að frádregnum afborgunum á opinni keyrslu og þeim sem sleppt er), annars er Vista óvirkt.
Smelltu á „Hætta við…". Ekki er hægt að hætta við á meðan afborgun er á opinni launakeyrslu — bókaðu keyrsluna fyrst eða fjarlægðu starfsmanninn úr henni. Glugginn „Hætta við fyrirframgreiðslu" sýnir Upphæð fyrirframgreiðslu, Dregið af og Útistandandi kröfu á starfsmann, og ef útgreiðslan var bókuð færsluna sjálfa (smelltu á færslunúmerið til að opna hana). Veldu síðan eina af aðgerðunum sem eru í boði: bakfæra útgreiðsluna (hún var aldrei greidd eða var greidd fyrir mistök), bóka innborgun fyrir eftirstöðvunum sem starfsmaðurinn endurgreiddi (velja „Innborgunarlykil (banki/sjóður)": debet hann, kredit kröfulykillinn), eða hætta við án bókunar — ógreiddar afborganir falla þá niður. Bókunardagur og athugasemd eru valfrjáls, og „Færsla sem verður bókuð" sýnir færsluna fyrirfram. Staðfestu með hnappnum „Hætta við og bakfæra", „Hætta við og bóka endurgreiðslu" eða „Hætta við".
| Aðgerð | Réttindi sem þarf |
|---|---|
| Skoða síðuna, orlofsstillingar og fyrirframgreiðslur | payroll:read |
| Vista orlofskaflann (með öðrum köflum Launastillinga) | employees:write |
| Stofna fyrirframgreiðslu, breyta áætlun, hætta við | payroll:write |
Tengsl við aðrar einingar
- Launakeyrslur reikna orlofsféð og afborganirnar inn á launaseðlana, bóka orlofið (2205/4415) og frádráttinn, og ávinna orlofsdaga við lokun.
- Launagreiðslur og Bankaskil greiða innlögn á orlofsreikning sem sérstaka SI080-línu við hlið launanna.
- Staðgreiðsla og Launamiðar telja orlof sem lagt er inn á orlofsreikning eins og venjulega launalínu, einu sinni.
- Fjarvistir halda utan um orlofsdaga, samþykkt orlof og áramótakeyrsluna; Launaskýrslur hafa flipann Orlofsskýrsla.
- Launastillingar geyma sjálfgefna orlofsprósentu ársins, leið fyrirtækisins við innlögn og hnappinn „Bóka opnunarstöðu orlofsskuldbindingar" fyrir orlof sem áunnist hafði áður en orlofsskuldbindingin var færð í bókhaldi.
- Bókaðar útgreiðslur, bakfærslur og endurgreiðslur fyrirframgreiðslna birtast í Dagbók.
- Starfsmennirnir sjálfir (nafn, kennitala, ráðning) eru stofnaðir undir Starfsmenn & aðgangur.
