Fjarvistir
Hvernig orlof, veikindi og aðrar fjarvistir eru skráðar og afgreiddar, hvað talnaspjöldin og fliparnir sýna, og hvernig orlofsárið og áramótakeyrslan virka.
Fjarvistir
Fjarvistir
Fjarvistir og orlof heldur utan um orlof, veikindi og aðrar fjarvistir starfsmanna á einum stað. Þú skráir fjarvist, hún fer í samþykktarferli, og við samþykki uppfærir kerfið orlofs- og veikindastöðu starfsmannsins svo hún nýtist rétt við launavinnslu. Síðuna finnur þú undir Laun → Fjarvistir.
Orlofsár, ekki almanaksár. Orlofsstaðan er haldin per orlofsár, sem nær frá 1. maí til 30. apríl. Undir fyrirsögninni stendur valið orlofsár, t.d. „Orlofsár 2026/2027 (1. maí–30. apríl)". Í ársvalinu efst til hægri eru fyrra, núverandi og næsta orlofsár; sjálfgefið er orlofsárið sem dagurinn í dag fellur í. Talnaspjöldin og orlofsstaðan í flipanum Starfsmenn miðast við valið orlofsár, og listarnir sýna fjarvistir sem ná inn á það. Orlof sem nær yfir 30. apríl / 1. maí skiptist á milli orlofsáranna eftir vinnudögum og hvor hluti dregst af stöðu síns árs. Hvernig orlofsdagar ávinnast við lokun launakeyrslu og verða orlofsréttur næsta orlofsárs er lýst á síðunni Orlof og fyrirframgreiðslur.
Aðgerðir efst á síðu. Til hægri í hausnum eru fjórar stýringar: ársvalið (orlofsár), hnappurinn Áramótakeyrsla orlofsárs (sjá að neðan), Endurhlaða sem sækir gögnin upp á nýtt, og aðalhnappurinn Skrá fjarvíst sem opnar skráningargluggann.
| Talnaspjald | Merking |
|---|---|
| Heildarorlofsdagar | Samtals orlofsréttur (dálkurinn „Orlofsdagar") allra starfsmanna á valda orlofsárinu — yfirfærðir dagar teljast ekki hér heldur inni í „Eftir" |
| Notaðir | Samtals samþykktir orlofsdagar á orlofsárinu — sýndir í gulum lit |
| Eftir | Samtals orlofsdagar sem eftir eru (réttur + yfirfærðir − notaðir) — sýndir í grænum lit |
| Veikindadagar í ár | Samtals samþykktir veikindadagar á valda orlofsárinu (þrátt fyrir heitið ekki almanaksárinu) — sýndir í rauðum lit |
Flipinn „Starfsmenn". Hér er hver virkur starfsmaður í einni línu með orlofs- og veikindastöðu sinni á valda orlofsárinu. Hafi starfsmaður enga orlofsröð fyrir árið (t.d. næsta orlofsár, áður en áramótakeyrslan hefur stofnað hana) stendur „-" í stöðudálkunum. Þú getur raðað eftir nafni og skráð fjarvist beint á starfsmann með hnappnum í aðgerðadálknum, sem forfyllir starfsmanninn í skráningarglugganum.
| Dálkur | Lýsing |
|---|---|
| Nafn | Nafn starfsmanns — hægt að raða eftir |
| Starfsheiti | Starfsheiti starfsmanns, annars „-" |
| Orlofsdagar | Orlofsréttur starfsmannsins á orlofsárinu, án yfirfærðra daga |
| Áunnið á árinu | Orlofsdagar sem hafa áunnist á orlofsárinu við lokun launakeyrslna — þeir verða orlofsréttur næsta orlofsárs |
| Uppruni réttar | Hvaðan orlofsrétturinn kemur: Ávinnsla, Sjálfgefið eða Handvirkt (sjá töfluna að neðan) |
| Notaðir | Samþykktir orlofsdagar á orlofsárinu — gulur litur ef stærri en 0 |
| Eftir | Réttur + yfirfærðir dagar − notaðir — rauðir ef 0 eða minna, gulir ef 5 eða minna, annars grænir |
| Veikindadagar | Samþykktir veikindadagar á valda orlofsárinu |
| Veikindaréttur | Eftirstöðvar og heildarréttur, „eftir / réttur", miðað við síðustu 12 mánuði til dagsins í dag — óháð völdu orlofsári (sjá „Veikindaréttur" að neðan) |
| Aðgerðir | Hnappurinn „Skrá fjarvíst" sem opnar skráningargluggann með starfsmanninn forvalinn |
| Uppruni réttar | Litur | Merking |
|---|---|---|
| Ávinnsla | Grænt | Rétturinn eru orlofsdagarnir sem ávannst á fyrra orlofsári; áramótakeyrslan setur hann |
| Sjálfgefið | Grátt | Engin ávinnsla og engin lokuð launakeyrsla á fyrra orlofsári (t.d. nýr starfsmaður), eða röðin stofnaðist sjálfkrafa við fyrstu samþykktu fjarvist ársins. Rétturinn er dagafjöldinn sem orlofsprósenta starfsmannsins svarar til (sjá Orlof og fyrirframgreiðslur), annars 24 dagar. Áramótakeyrslan má skipta sjálfgefinni röð út |
| Handvirkt | Blátt | Rétturinn var skráður handvirkt; áramótakeyrslan lætur hann óhreyfðan |
Flipinn „Fjarvistir". Þetta er sjálfgefinn flipi og sýnir allar skráðar fjarvistir sem ná inn á valda orlofsárið, nýjustu efst eftir upphafsdagsetningu. Þú getur síað eftir tegund og stöðu (smelltu á síutáknið í dálkhaus) og raðað eftir tímabili. Neðst má stilla fjölda lína á síðu (15, 30, 50 eða 100).
| Dálkur | Lýsing |
|---|---|
| Starfsmaður | Nafn starfsmannsins sem fjarveran tilheyrir |
| Tegund | Litamerki með tegund fjarveru — hægt að sía |
| Tímabil | Frá- og til-dagsetning (dd.mm.áááá) ásamt fjölda almanaksdaga (frá–til, að báðum meðtöldum) — þessi tala er ekki sami fjöldi og vinnudagarnir sem dregnir eru af réttindum við samþykki; hægt að raða |
| Staða | Litamerki með stöðu beiðninnar — hægt að sía |
| Athugasemdir | Athugasemdir sem skráðar voru (stytt ef langar) |
| Stofnað | Dagsetning þegar fjarveran var skráð |
| Aðgerðir | Hnappurinn „Breyta í veikindi" í línum með samþykktu orlofi (sjá að neðan); annars tómt |
Flipinn „Beiðnir í bið". Hér birtast eingöngu fjarvistir valda orlofsársins í stöðunni Í bið, sem bíða afgreiðslu. Fjöldi þeirra sést sem merki (badge) á flipanum. Dálkarnir eru þeir sömu og í „Fjarvistir" (án „Stofnað") en aðgerðadálkurinn hefur hnappana Samþykkja og Hafna.
Smelltu á „Skrá fjarvíst" efst til hægri, eða á „Skrá fjarvíst" í línu starfsmanns í flipanum „Starfsmenn" (þá er starfsmaðurinn forvalinn).
Reiturinn „Starfsmaður" er skylda. Hægt er að leita eftir nafni í fellilistanum. Villuboðin „Starfsmaður er skyldur" birtast ef reiturinn er tómur.
Reiturinn „Tegund fjarvista" er skylda: Orlof, Veikindi, Veikindi barns, Fæðingarorlof (móðir/faðir), Ólaunað leyfi eða Annað. Villuboðin „Tegund er skylda" birtast ef ekkert er valið.
Reiturinn „Tímabil" er skylda — veldu frá- og til-dagsetningu (á forminu dd.mm.áááá). Kerfið reiknar sjálft fjölda vinnudaga á tímabilinu (sjá „Fjöldi daga" að neðan).
Reiturinn „Athugasemdir" er valkvæmur — hér má skrá skýringu á fjarverunni.
Smelltu á „Vista". Hnappurinn verður grænn og sýnir „Vistað" og skilaboðin „Fjarvist skráð" birtast. Nýja beiðnin fær stöðuna „Í bið". Fari orlofsbeiðnir í bið samanlagt umfram orlofsstöðuna birtist viðvörunin „Athugið: orlofsstaða" efst á síðunni, og fari veikindi umfram veikindarétt birtist „Athugið: veikindaréttur" — beiðnin er samt skráð í báðum tilvikum.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Starfsmaður | Starfsmaðurinn sem fjarveran tilheyrir (leitanlegur fellilisti) | Já |
| Tegund fjarvista | Tegund fjarverunnar (orlof, veikindi o.s.frv.) | Já |
| Tímabil | Frá- og til-dagsetning fjarverunnar | Já |
| Athugasemdir | Frjáls skýringartexti um fjarveruna | Nei |
Opnaðu flipann „Beiðnir í bið" til að sjá fjarvistir sem bíða afgreiðslu.
Smelltu á „Samþykkja". Kerfið athugar orlofsstöðuna aftur; dugi hún ekki fást villuboðin „Ófullnægjandi orlofsdagar…" og beiðnin helst í bið. Annars verður staðan „Samþykkt", skilaboðin „Beiðni samþykkt" birtast og dagarnir færast á stöðu starfsmannsins (orlof hækkar „Notaðir" og lækkar „Eftir", veikindi hækka „Veikindadagar").
Smelltu á „Hafna" til að opna gluggann „Hafna beiðni". Skráðu ástæðu í reitinn „Ástæða höfnunar" (skylda) og smelltu á „Hafna". Staðan verður „Hafnað" og skilaboðin „Beiðni hafnað" birtast.
Veikindi í orlofi — „Breyta í veikindi". Veikist starfsmaður í samþykktu orlofi smellirðu á Breyta í veikindi í línu orlofsins í flipanum Fjarvistir. Glugginn „Breyta orlofi í veikindi" hefur reitina Tímabil (valfrjálst), sem leyfir aðeins daga innan fjarverunnar, og Athugasemd; sé ekkert tímabil valið breytist öll fjarveran. Þegar þú smellir á Breyta í veikindi verður valinn hluti að samþykktum veikindum, orlofshlutar fyrir og eftir hann haldast sem samþykkt orlof, og orlofsdögunum sem breyttust er skilað á orlofsstöðuna. Tímabili án vinnudags er hafnað („Enginn vinnudagur er á völdu tímabili."), og fari veikindin umfram veikindarétt birtist viðvörunin „Athugið: veikindaréttur" — breytingin er samt gerð. Þú getur ekki breytt eigin orlofi í veikindi.
Veikindaréttur. Dálkurinn Veikindaréttur sýnir eftirstöðvar og heildarrétt starfsmannsins. Rétturinn fer eftir þrepi sem ræðst af starfsaldri (frá upphafsdegi ráðningar), og frá honum dragast samþykktir veikindadagar síðustu 12 mánaða. Þrepin eru stillingaratriði fyrirtækisins. Veikindarétturinn hindrar aldrei skráningu: fari veikindabeiðni umfram eftirstöðvarnar birtist viðvörun, en beiðnin er skráð og má samþykkja hana.
| Tegund fjarveru | Lýsing |
|---|---|
| Orlof | Orlofsdagar starfsmanns — dregnir af orlofsstöðu orlofsársins við samþykki. Samþykkt orlof innan launatímabils gerir upp orlofsskuldbindingu hjá starfsmönnum á aðferðinni Safna (sjá Orlof og fyrirframgreiðslur) |
| Veikindi | Veikindadagar starfsmanns — teljast til veikindadaga orlofsársins og dragast af veikindarétti |
| Veikindi barns | Fjarvera vegna veikinda barns |
| Fæðingarorlof (móðir) | Fæðingarorlof móður |
| Fæðingarorlof (faðir) | Fæðingarorlof föður |
| Ólaunað leyfi | Leyfi án launa — skerðir ávinnslu orlofsdaga hlutfallslega þegar launakeyrslu tímabilsins er lokað |
| Annað | Aðrar fjarvistir |
| Staða fjarveru | Litur | Merking |
|---|---|---|
| Í bið | Blátt (í vinnslu) | Beiðni skráð, bíður samþykkis |
| Samþykkt | Grænt | Fjarvera samþykkt og dregin af réttindum |
| Hafnað | Rautt | Fjarveru hafnað með ástæðu |
| Afturkallað | Grátt | Fjarvera afturkölluð |
Áramótakeyrsla orlofsárs. Við upphaf orlofsárs stofnar áramótakeyrslan orlofsraðir nýja ársins: rétturinn verður orlofsdagarnir sem ávannst á liðnu orlofsári, og ónotaðir dagar flytjast yfir ef fyrirtækið leyfir það (sjálfgefið já). Hún keyrir sjálfkrafa 1. maí, svo yfirleitt þarf ekki að gera neitt. Hnappurinn Áramótakeyrsla orlofsárs opnar glugga þar sem má keyra hana handvirkt. Glugginn sýnir fyrst forskoðun sem vistar ekkert: í „Keyra yfir frá:" eru aðeins liðin orlofsár (núverandi orlofsár er ekki í boði), og þar sést hvaða raðir verða stofnaðar (Réttur, Uppruni, Yfirfærð), leiðrétt orlofsuppsöfnun og hverjum er sleppt og af hverju. Keyra er óvirkur ef engar raðir eru til að stofna, krefst staðfestingar („Keyra áramótakeyrslu?"), er skráð í aðgerðaskrá og stofnar aldrei sömu röð tvisvar. Nánari lýsing er á síðunni Orlof og fyrirframgreiðslur, í kaflanum „Orlofsdagar, orlofsár og áramótakeyrsla".
| Aðgerð | Réttindi sem þarf |
|---|---|
| Skoða lista, orlofsstöðu og forskoðun áramótakeyrslu | payroll:read |
| Skrá fjarvist, samþykkja, hafna, breyta orlofi í veikindi og keyra áramótakeyrslu | payroll:write |
