Skilagreinar til innheimtuaðila

Hvað er skilagrein?

Skilagrein er rafræn XML-yfirlýsing um iðgjöld og félagsgjöld starfsmanna sem send er til hvers innheimtuaðila (lífeyrissjóðs eða stéttarfélags) fyrir tiltekið launatímabil. Í henni kemur fram hver borgaði hvað: iðgjald/félagsgjald launþegans (Greiðendur) og mótframlag/sjóðagjöld launagreiðandans (Atvinnurekandi), sundurliðað niður á hvern starfsmann og hverja tegund gjalds.

Spjaldið sem sér um þetta heitir „Skilagreinar til innheimtuaðila" og er að finna á smáatriðasíðu hverrar launakeyrslu (Laun → Launakeyrslur → keyrsla), fyrir neðan bankaskil og launaseðla í tölvupósti og fyrir ofan staðgreiðslu til RSK. Spjaldið birtist þegar keyrslan er komin af drögastigi (reiknuð, samþykkt, bókuð, send eða lokuð) og hefur launaseðla.

Forsendur

Áður en hægt er að senda skilagrein þurfa tvær forsendur að vera til staðar:

Ein skilagrein á hvern aðila

Kerfið gengur í gegnum alla starfsmenn keyrslunnar og hópar iðgjöldin eftir innheimtuaðila (starfsmaður → sjóður/félag → innheimtuaðili). Fyrir hvern aðila er mynduð sérstök skilagrein. Hver lína í töflunni er þar með einn innheimtuaðili — ekki einn starfsmaður. Sjóður sem er ekki tengdur neinum innheimtuaðila kemst ekki í skilagrein.

Dálkar töflunnar

Í spjaldinu birtist tafla með einni línu á hvern innheimtuaðila sem keyrslan snertir.

Stöðumerkingar

Í Staða-dálkinum sýnir litakóðaður merkimiði stöðu síðustu sendingar. Ef engin sending hefur átt sér stað stendur einfaldlega „Ekki sent". Undir stöðumerkinu birtast (ef við á) villuboð frá aðilanum og tímastimpill þegar sendingu lauk.

Aðgerð — XML (forskoðun)

Hnappurinn XML (kóða-tákn) opnar glugga sem heitir „XML — {nafn aðila}" og sýnir nákvæmlega það XML-skjal sem sent yrði til aðilans, án þess að senda nokkuð. Notaðu þetta til að skoða skilagreinina áður en hún fer af stað. Neðst er hnappurinn Loka.

XML-skjalið fylgir skema skilagrein.is (namespace http://skilagrein.is/FundPayment) og inniheldur eitt <Payment> með upplýsingum um launagreiðandann (kennitala og nafn fyrirtækis), lista af <Entry> (einn á hvern starfsmann × sjóð) og samantekt <Summaries>.

Aðgerð — Senda / Senda aftur

Blái aðal-hnappurinn (flugvéla-tákn) sendir skilagreinina til viðkomandi innheimtuaðila. Textinn er „Senda" ef aldrei hefur verið sent áður, en „Senda aftur" ef fyrri sending er til. Hnappurinn birtist aðeins þegar keyrslan er bókuð og ekki lokuð.

Þegar sending tekst birtist tilkynningin „Skilagrein send"; annars birtast villuboðin frá aðilanum eða „Mistókst". Fyrsta vel heppnaða sending (skilagrein, bankaskrá eða launaseðlar) færir stöðu keyrslunnar sjálfkrafa úr „Bókað" í „Sent".

Aðgerð — Senda allar

Efst í spjaldinu, hægra megin, er hnappurinn „Senda allar" sem sendir allar skilagreinir tímabilsins í einni aðgerð. Sendingarnar fara fram hver á eftir annarri (ekki samtímis) til að ofbjóða ekki vefþjónustunum. Aðilum sem þegar hafa tekið við skilagreininni (SUCCESS) er sleppt — „Senda allar" endursendir aldrei; það er gert á einni línu í einu með staðfestingu. Að lokinni keyrslu birtist samantekt á forminu „{fjöldi} sendar, {fjöldi} mistókust", með viðbótinni „, {fjöldi} þegar sendar (sleppt)" ef einhverjum var sleppt.

Þegar engin skilagrein er til, eða keyrslan er óbókuð eða lokuð, birtist í staðinn „Endurnýja" hnappur sem sækir töfluna aftur. Sé enginn starfsmaður tengdur lífeyrissjóði eða stéttarfélagi stendur einfaldlega „Engin skilagrein í þessari keyrslu (engir lífeyrissjóðir eða stéttarfélög tengd)" í stað töflunnar — þá er ekkert að senda og uppsetningu starfsmanna vantar.

Sundurliðun gjalda

Hnappurinn Sundurliðun (auga-tákn) opnar glugga sem heitir „Sundurliðun gjalda — {nafn aðila}". Þar sést læsileg útlistun á öllu því sem aðilinn fær fyrir tímabilið, flokkað eftir færslutegund (EntityType) og sjóði/félagi, með einni línu á hvern starfsmann. Efst stendur „Innheimtuaðili nr. {númer} · {fjöldi} færslutegund(ir)".

Færslutegundir (EntityType)

Hver lína/flokkur er merkt með litakóðuðu tegundamerki sem endurspeglar tegund iðgjalds eða gjalds í XML-inu, samkvæmt skema skilagrein.is (FundPayment.xsd).

Svar frá innheimtuaðila

Þegar sent hefur verið birtist hnappurinn Svar á línu aðilans. Hann opnar hliðarglugga (drawer) sem heitir „Svar frá innheimtuaðila". Þar sést:

Villumeðhöndlun

Ef ekki tekst að sækja töfluna, XML-ið eða sundurliðunina, eða þjónninn hafnar sendingu, birtist villugluggi með skilaboðunum frá þjóninum. Lokaðu honum, lagaðu orsökina og smelltu á „Endurnýja" eða reyndu aftur.

Algengar villur og hvernig á að bregðast við:

Uppsetning innheimtuaðila og skilríkja

Lífeyrissjóðir og innheimtuaðilar eru miðlægir í kerfinu og uppfærðir frá skilagrein.is — þú þarft ekki að stofna þá sjálf/ur. Það sem hvert fyrirtæki setur upp sjálft eru skilríkin (auðkenning fyrir móttöku) undir Launastillingar → „Innheimtuaðilar — skilríki". Listinn þar sýnir aðeins þá aðila sem starfsmenn fyrirtækisins greiða til.

Heimildir

Að skoða skilagreinir, XML-forskoðun og sundurliðun krefst heimildarinnar payroll:read. Að senda skilagrein (ein eða allar) krefst payroll:write. Hnapparnir Senda / Senda aftur / Senda allar ráðast af stöðu keyrslunnar (bókuð og ekki lokuð), ekki af heimildum — notandi án payroll:write sér þá en fær villu ef hann smellir.

Lokun keyrslunnar

Lokaskrefið neðst á síðunni telur skilagreinarnar sem eitt af lögbundnu skilunum: „Skilagreinar til innheimtuaðila — {sent} af {total} sendar" (með „· {fjöldi} mistókust" ef við á), eða „Enginn innheimtuaðili á við". Skrefið telst klárað þegar allir aðilar standa í SUCCESS. Ef þú reynir að loka á meðan skilagreinar eru ósendar birtist viðvörunin „Ólokin skil — viltu virkilega loka launakeyrslunni?"; þú getur valið „Hætta við og klára skilin" eða „Loka samt". Eftir lokun er ekki hægt að senda skilagreinar úr keyrslunni nema hún sé opnuð aftur, en það bakfærir bókun hennar.