Reikningsfærsla
Hvernig þú færir vinnu og efni af verkbeiðni á sölupöntun, eða bókar reikning beint.
Græni hnappurinn, Bóka reikning, sleppir sölupöntuninni og bókar reikning beint.
Verkbeiðnir - Reikningsfærsla
Þegar búið er að skrá vinnu (tímaskráningar) og efni (efniskráningar) á verkbeiðni þarftu að koma þeirri vinnu í sölu svo hægt sé að rukka viðskiptavininn. Það gerir þú í glugganum „Færa efni og vinnu á sölupöntun" á ítarsíðu verkbeiðnarinnar. Þaðan getur þú farið tvær leiðir: annaðhvort búið til nýja sölupöntun úr völdum línum, eða bókað reikning beint án þess að stofna sölupöntun fyrst.
Glugginn opnast á tvo vegu:
- Fjólublái hnappurinn „Reikningsfæra" efst á ítarsíðunni. Hann birtist aðeins þegar verkbeiðnin er í stöðunni Reikningsfæra.
- Aðgerðir → „Færa efni og vinnu á sölupöntun". Í öðrum stöðum er liðurinn grár og sveimtexti segir „Aðeins virkt þegar verkbeiðnin er í stöðunni "Reikningsfæra"".
Báðar leiðir nota sömu línuvalstöfluna og sama hátt fyrir tímaskráningar. Munurinn er einungis hvað verður til í lokin: sölupöntun (blár hnappur „Búa til sölupöntun") eða bókaður reikningur (grænn hnappur „Bóka reikning"). Í báðum tilvikum eru línurnar sem þú velur merktar sem fluttar svo þær rukkist ekki tvisvar.
Forsendur — hvenær er hægt að reikningsfæra?
Aðgerðin er ekki alltaf í boði. Báðar leiðir krefjast eftirfarandi skilyrða, annars hafnar kerfið aðgerðinni með villuskilaboðum.
| Skilyrði | Lýsing | Villuskilaboð — sölupöntun / reikningur |
|---|---|---|
| Staðan „Reikningsfæra" | Verkbeiðnin verður að vera í stöðunni Reikningsfæra (READY_TO_INVOICE). Í öðrum stöðum er hvorki hægt að búa til sölupöntun né bóka reikning. | „Aðeins er hægt að færa á sölupöntun þegar verkbeiðnin er í stöðunni 'Reikningsfæra'" / „Aðeins er hægt að bóka reikning þegar verkbeiðnin er í stöðunni 'Reikningsfæra'" |
| Skráður viðskiptavinur | Verkbeiðnin verður að vera tengd viðskiptavini — sölupöntunin/reikningurinn er stofnaður á hann. | „… bættu honum við áður en þú færir á sölupöntun" / „… bættu honum við áður en þú bókar reikning" |
| Að minnsta kosti ein lína valin | Þú verður að velja að minnsta kosti eina efnis- eða tímalínu til að færa. Glugginn athugar þetta strax og sýnir sömu skilaboð fyrir báðar leiðir. | „Veldu að minnsta kosti eina línu til að færa" |
| Heimildir | Leið 1 (sölupöntun) krefst heimildar til að breyta verkbeiðnum (work-orders:write). Leið 2 (bóka reikning) krefst þess auk heimildar til að skrifa reikninga (invoices:write). | Kerfið hafnar aðgerðinni ef heimild vantar. |
Glugginn „Færa efni og vinnu á sölupöntun"
Þegar þú opnar aðgerðina birtist breiður gluggi (960px) sem sýnir allt sem verður fært. Hann inniheldur:
- Línu efst sem segir á hvaða viðskiptavin verður stofnað.
- Rofa til að birta línur sem hafa áður verið fluttar.
- Töfluna Efniskráningar með völdum efnislínum.
- Töfluna Tímaskráningar ásamt hætti fyrir hvernig tímar verða settir á söluna (og, í sameinuðu háttunum, vali á taxta).
- Reit fyrir Tilvísun á sölupöntun.
- Samtölureit sem sýnir heildarupphæð án VSK, sundurliðaða í efni + vinnu (aðeins fyrir stjórnendur, sjá að neðan).
- Fellilista í fæti fyrir stöðu verkbeiðnar eftir aðgerð, og hnappana þrjá: „Hætta við", „Búa til sölupöntun" og „Bóka reikning".
Rofinn „Sýna færslur sem hafa verið fluttar á sölupöntun áður"
Sjálfgefið sýnir glugginn aðeins ófluttar (ferskar) línur, og þær eru allar valdar (hakaðar) frá byrjun. Efst er rofi merktur „Sýna færslur sem hafa verið fluttar á sölupöntun áður" með teljara í sviga sem segir hvað margar áður fluttar færslur eru til (t.d. „(3 færslur)" eða „(1 færsla)").
| Hegðun rofans | Lýsing |
|---|---|
| Sjálfgefið AF | Aðeins ferskar línur birtast og eru sjálfvirkt valdar. Áður fluttar línur eru faldar. |
| Kveikt Á | Áður fluttar línur bætast neðst í töflurnar. Þær eru daufar (fölnaðar) og fá appelsínugulan merkimiða „Áður flutt". |
| Óvirkur | Rofinn er óvirkur (grár) ef engar áður fluttar færslur eru til á verkbeiðninni. |
| Val á áður fluttum línum | Áður fluttar línur eru EKKI valdar sjálfkrafa, jafnvel þótt rofinn sé kveiktur. Þú verður að tikka þær aftur handvirkt til að endurflytja. |
Taflan „Efniskráningar"
Taflan sýnir efnislínur verkbeiðnarinnar. Þú velur með hökum hvaða línur eiga að fara á söluna — allar ferskar línur eru valdar sjálfgefið. Ef engar færanlegar efnislínur eru til stendur „Engar færanlegar efnislínur".
| Dálkur | Lýsing |
|---|---|
| Efni | Heiti efnisins (úr vörulista eða handskráð). Áður fluttar línur bera „Áður flutt" merkimiðann hér. |
| Magn | Fjöldi eininga sem skráðar voru á verkbeiðnina. |
| Ein.verð | Einingaverð efnisins (án VSK), t.d. 1.024 kr. |
| Afsl. % | Afsláttarprósenta línunnar ef einhver er, annars „—". |
| Samtals | Magn × einingaverð × (1 − afsláttur), námundað að heilli krónu. |
Taflan „Tímaskráningar"
Taflan sýnir tímaskráningar verkbeiðnarinnar. Aðeins lokaðar skráningar með lokatíma eru færanlegar — skráningar sem enn eru í gangi (án lokatíma) birtast ekki. Ef ekkert er færanlegt stendur „Engar færanlegar tímaskráningar (aðeins lokaðar skráningar með lokatíma eru færanlegar)".
Tímar sem starfsmaður stimplar á verkbeiðnina í stimpilklukkunni eru venjulegar tímaskráningar (tegund Vinna á staðnum) og birtast hér líka þegar vaktarhlutanum er lokið.
| Dálkur | Lýsing |
|---|---|
| Tegund | Tegund vinnu: Vinna á verkstæði, Vinna á staðnum, Ráðgjöf, Akstur eða Annað. |
| Tæknimaður | Nafn þess sem skráði tímana. |
| Dags. | Upphafsdagur skráningarinnar á forminu DD.MM.ÁÁÁÁ. |
| Tímar | Fjöldi klukkustunda milli upphafs- og lokatíma, með tveimur aukastöfum. |
| Tímagj. | Tímagjald skráningarinnar. Ef tímagjald vantar birtist appelsínugulur merkimiði „Vantar". Aðeins stjórnendur sjá dálkinn. |
| Samtals | Klst × tímagjald, námundað að heilli krónu. Aðeins stjórnendur sjá dálkinn. |
Reiturinn „Háttur fyrir tímaskráningar á sölupöntun"
Undir tímatöflunni velur þú hvernig tímaskráningarnar birtast á sölunni. Þrír valkostir eru í boði (sjálfgefið er fyrsti kosturinn).
| Valkostur | Hegðun | Verð/magn á línu |
|---|---|---|
| Hver tímaskráning sem aðskilin lína (magn = klst, einingaverð = tímagjald) | Ein sölulína á hverja tímaskráningu. Lýsing: tegund – tæknimaður – dagsetning. | Magn = klst skráningarinnar (tveir aukastafir), einingaverð = tímagjald hennar. |
| Sameina í eina línu (magn = heildarklst × innslegið tímagjald) | Allar valdar skráningar renna saman í eina línu „Vinna — verkbeiðni #<nr>". | Magn = heildarklst, einingaverð = tímagjaldið sem þú slærð inn. |
| Sameina í eina línu (magn = 1, einingaverð = heildarupphæð) | Ein lína „Vinna — verkbeiðni #<nr> (<klst> klst)". | Magn = 1, einingaverð = summa (klst × tímagjald hverrar skráningar), námunduð að heilli krónu. |
Reiturinn „Taxti (bókast á vöru taxtans)"
Þegar þú velur annan hvorn sameinaða háttinn birtist fellilistinn „Taxti (bókast á vöru taxtans)" — ef fyrirtækið hefur skráð virka taxta (tímagjöld) í stillingum verkbeiðna. Valið er valkvætt („Veldu taxta (valkvætt)"). Stjórnendur sjá heiti taxtans, krónutölu og vörunúmer (SKU) ef taxtinn er tengdur vöru; aðrir sjá aðeins heitið. Ef taxtinn er tengdur vöru bókast vinnulínan á þá vöru. Í háttinum „magn = heildarklst × innslegið tímagjald" fyllir val á taxta líka reitinn „Tímagjald (kr.)" með upphæð taxtans.
Reiturinn „Tímagjald (kr.)"
Reiturinn „Tímagjald (kr.)" birtist aðeins þegar þú velur miðjuvalkostinn „Sameina í eina línu (magn = heildarklst × innslegið tímagjald)" — og aðeins stjórnendum. Þá er tímagjaldið skylda og verður að vera stærra en 0. Í hinum tveimur háttunum sést reiturinn ekki — þar notar hver lína sitt eigið skráða tímagjald. Þar sem aðrir notendur sjá ekki reitinn geta þeir ekki notað miðjuháttinn; þeir nota hina tvo.
Tilvísun og samtala
Reiturinn „Tilvísun á sölupöntun" er forfylltur með textanum „Verkbeiðni <nr>" en þú mátt breyta honum. Þessi tilvísun fer á sölupöntunina/reikninginn til að tengja hann við verkbeiðnina.
Neðst í glugganum sýnir samtölureiturinn „Samtals á sölupöntun (án VSK)" heildarupphæðina, sundurliðaða: „(efni <upphæð> kr. + vinna <upphæð> kr.)". Samtalan uppfærist sjálfkrafa þegar þú breytir vali, hætti eða tímagjaldi. Reiturinn sést aðeins stjórnendum, því hann inniheldur verð vinnunnar.
Fellilistinn „Staða verkbeiðnar eftir aðgerð"
Í fæti gluggans velur þú hvaða stöðu verkbeiðnin fer í eftir að aðgerðin heppnast. Aðeins þrjár stöður eru í boði (og samþykktar á bakenda):
| Valkostur | Enska gildi | Athugasemd |
|---|---|---|
| Í vinnslu | In Progress | Verkbeiðnin fer aftur í vinnslu (t.d. ef eftir er að skrá meira). |
| Reikningsfært | Invoiced | Sjálfgefinn valkostur — verkbeiðnin telst rukkuð. |
| Lokið | Completed | Verkinu er lokið að fullu. |
Leið 1 — „Búa til sölupöntun" (blár hnappur)
Blái hnappurinn stofnar nýja sölupöntun úr völdum línum á viðskiptavin verkbeiðnarinnar. Notaðu þessa leið þegar þú vilt fara hefðbundna söluferlið (sölupöntun → afhending → reikningur) frekar en að rukka strax.
Hakaðu í þær efnis- og tímalínur sem á að rukka og veldu hátt fyrir tímaskráningar. Í sameinuðu háttunum getur þú valið taxta; sláðu inn tímagjald ef þú notar sameinaðan klukkustundahátt.
Athugaðu samtölureitinn „Samtals á sölupöntun (án VSK)" og stilltu tilvísunina ef þarf.
Veldu Í vinnslu, Reikningsfært (sjálfgefið) eða Lokið í fellilistanum í fæti.
Kerfið stofnar sölupöntunina (pöntunar- og afhendingardagur = dagurinn í dag), merkir völdu línurnar sem fluttar, tengir pöntunina við verkbeiðnina (birtist undir „Tengd skjöl") og opnar nýju sölupöntunina. Skilaboð birtast: „Sölupöntun <nr> stofnuð".
Leið 2 — „Bóka reikning" (grænn hnappur)
Græni hnappurinn „Bóka reikning" sleppir sölupöntuninni og býr til bókaðan reikning beint úr völdum línum. Þegar þú ýtir á hann opnast undirglugginn „Bóka reikning beint" (640px) þar sem þú stillir reikningsupplýsingar. Sömu línur og háttur (og staða eftir aðgerð) sem þú valdir í aðalglugganum eru notaðar.
Undirglugginn „Bóka reikning beint"
Efst er upplýsingakassi sem staðfestir að reikningur verði stofnaður á viðskiptavin verkbeiðnarinnar. Undir honum eru reitirnir sem stýra reikningnum og eftirfylgni hans.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Gjalddagi | Dagsetning reikningsins (útgáfudagur). Forfylltur á daginn í dag — eins og þegar reikningur er búinn til af sölupöntun — en má breyta. | Já |
| Eindagi | Síðasti greiðsludagur — fylgir greiðsluskilmálum viðskiptavinarins og ræður eindaga kröfunnar í heimabanka. Forfylltur á gjalddaga + greiðsluskilmála viðskiptavinarins (30 dagar ef engir eru skráðir; staðgreiðsla = sami dagur) og færist með ef þú breytir gjalddaganum. Má ekki vera á undan gjalddaga („Eindagi má ekki vera á undan gjalddaga"). | Já |
| Stofna kröfu í heimabanka | Rofi. Stofnar kröfu með eindaga reikningsins, eins og þegar reikningur er búinn til af sölupöntun. Sjálfgefið kveiktur — slökktu á honum ef ekki á að stofna kröfu. | Nei |
| Senda reikning í tölvupósti | Rofi. Óvirkur ef viðskiptavinurinn er ekki með skráð netfang („Viðskiptavinurinn er ekki með skráð netfang"). | Nei |
| Netfang viðtakanda | Sjálfgefið netfang viðskiptavinarins — má breyta hér. | Nei |
| Senda rafrænan reikning (XML) | Rofi. Sendir rafrænan reikning (XML) í gegnum rafræna reikningaþjónustu. | Nei |
| Hengja tímaskýrslu (PDF) við tölvupóstinn | Rofi. Setur tímaskýrsluna sem viðhengi þegar reikningurinn er sendur í pósti. | Nei |
| Hengja efnisskýrslu (PDF) við tölvupóstinn | Rofi. Setur efnisskýrsluna sem viðhengi þegar reikningurinn er sendur í pósti. | Nei |
Undirglugginn „Bóka reikning beint" opnast með forfylltum reitum.
Gjalddagi og eindagi eru skylda. Breyttu dagsetningum ef þörf krefur — eindaginn eltir gjalddagann.
Kveiktu á bankakröfu, tölvupósti, rafrænum reikningi og PDF-viðhengjum eftir þörfum. Stilltu netfang viðtakanda ef við á.
Kerfið stofnar bókaðan reikning, merkir völdu línurnar sem fluttar, tengir reikninginn við verkbeiðnina (undir „Tengd skjöl") og fer með þig á reikninginn. Skilaboð: „Reikningur <nr> bókaður".
Læsing gegn tvírukkun
Um leið og lína (efnis eða tíma) er flutt — hvort sem er á sölupöntun eða reikning — telst hún notuð og hverfur úr sjálfgefna listanum. Þetta ver þig gegn því að rukka sömu vinnu eða sama efni tvisvar.
Til viðbótar við línumerkinguna skráir kerfið atburði á tímalínu verkbeiðnarinnar: „Sölupöntun <nr> tengd við verkbeiðnina" / „Reikningur <nr> tengdur við verkbeiðnina", og flutningsatburð sem telur hve margar efnis- og tímalínur voru fluttar. Nýja sölupöntunin/reikningurinn birtist einnig undir „Tengd skjöl" á verkbeiðnasíðunni.
