Talningar

Birgðatalningar gera þér kleift að telja raunverulegar birgðir í vöruhúsi og bera saman við þá stöðu sem kerfið heldur utan um. Þegar talning er samþykkt og bókuð leiðréttast birgðirnar sjálfkrafa með birgðahreyfingum sem jafna kerfisstöðuna við það sem raunverulega var talið. Hver talning nær aðeins yfir eitt vöruhús — bæði kerfisstaðan sem borin er saman og leiðréttingarnar sem verða til miðast við það vöruhús sem valið er þegar talningin er stofnuð.

Hvar finn ég þetta? Vörur & lager → Talningar. Yfirlitssíðan sýnir allar talningar fyrirtækisins og hnappinn „Ný talning" til að stofna nýja. Hver talning fær sjálfvirkt talningarnúmer á forminu IC-2026-00001 (IC + ártal + hlaupandi númer).

Efst á síðunni eru tveir hnappar: „Endurhlaða" sækir listann að nýju og „Ný talning" opnar gluggann til að stofna talningu (sjálfgefna vöruhúsið er forvalið svo algengasta tilvikið sé einn smellur). Taflan sýnir eina línu fyrir hverja talningu, 20 á síðu sjálfgefið (hægt að velja 10, 20, 50 eða 100).

Fyrir ofan töfluna er leitarreiturinn „Leita að vöru í talningum". Veldu vöru og þá birtast aðeins talningar sem innihalda hana, ásamt fjölda þeirra (t.d. „3 talningar innihalda völdu vöruna"). Hreinsaðu reitinn til að sjá allar talningar aftur. Þetta er þægilegt til að rekja hvenær tiltekin vara var síðast talin.

Aftast í hverri línu er aðgerðahnappur sem breytist eftir stöðu talningarinnar og ber þig beint á réttan stað í ferlinu. Ef talning er í stöðunni Drög birtist einnig rauður ruslahnappur til að eyða henni.

Tegundir talninga

Tegundin er fyrst og fremst til flokkunar og skýrslugerðar — hún takmarkar ekki sjálfkrafa hvaða vörur eru í talningunni. Þú ræður sjálf(ur) hvaða vörur bætast við í næsta skrefi.

Aðferðir

Meðan talning er í stöðunni Drög bætir þú við vörum með hnappnum „Bæta við vörum". Glugginn „Bæta við vörum" býður upp á fjóra máta til að velja vörur. Aðeins vörur með birgðarakningu (tegund vöru „Vara"/„Efnisleg vara") koma til greina — þjónustur eru ekki taldar. Þegar vörur bætast við er kerfisstaða hverrar línu sótt úr birgðum þess vöruhúss sem talningin nær yfir (0 ef varan á enga stöðu þar).

Þú getur eytt einstökum vörulínum með rauða ruslahnappnum aftast í línunni — en aðeins meðan talningin er í stöðunni Drög.

Þegar allar vörur eru komnar inn smellir þú á „Hefja talningu" (óvirkur ef engin vörulína er til staðar). Þá gerist tvennt: kerfisstaða hverrar línu er endurhlaðin úr núverandi birgðum vöruhússins (svo hún endurspegli nýjustu stöðu) og einingakostnaður hverrar línu er sóttur úr grunnkostnaði vörunnar (án kostnaðarálags og sérkostnaðar). Staðan fer í Í vinnslu og talningarreitir opnast.

Í stöðunni Í vinnslu slærð þú inn talið magn í dálkinn Talið fyrir hverja vöru. Framvindukort efst sýnir hlutfall talinna lína (Framvinda í %) og fjölda taldra lína af heildarfjölda. Talningartaflan hefur eftirfarandi dálka:

Ástæður frávika

Meðan talning er í vinnslu geturðu unnið hana á pappír eða í Excel með þremur hnöppum. Talningarblaðið má einnig prenta í stöðunum Lokið og Samþykkt.

Setja ótalið á 0

Hnappurinn „Setja ótalið á 0" setur allar ótaldar línur á talið magn 0 í einu (t.d. þegar allt sem eftir stendur var einfaldlega ekki til). Línur þar sem kerfisstaða var ekki 0 fá sjálfkrafa ástæðuna „Annað". Kerfið biður fyrst um staðfestingu og sýnir hve margar línur verða settar á 0 — smelltu á „Já, setja á 0" til að halda áfram. Hnappurinn er óvirkur ef engin lína er ótalin. Þetta er þægilegt til að klára talningu hratt áður en henni er lokið.

Þegar allar línur hafa verið taldar smellir þú á „Ljúka talningu". Hnappurinn er óvirkur þar til allar línur eru taldar — kerfið hafnar því að ljúka talningu með ótöldum línum. Staðan fer í Lokið og efst birtist samantekt: Heildar mismunur (eining) og Mismunur (kostnaður) í krónum, þar sem kostnaður er reiknaður út frá einingakostnaði hverrar línu (jákvætt grænt, neikvætt rautt).

Frá stöðunni Lokið og áfram (Samþykkt, Bókað og Bakfært) birtist hnappurinn „Prenta skýrslu". Hann sækir talningarskýrslu sem PDF með niðurstöðunni: upplýsingar um talninguna (dagsetning, vöruhús, tegund, aðferð, hver stofnaði, samþykkti og bókaði), lykiltölur (fjöldi lína, taldar línur, línur með fráviki, mismunur í einingum og krónum) og línutöflu með kerfisstöðu, töldu magni, mismun, einingakostnaði, mismun í krónum og ástæðu. Ólíkt talningarblaðinu, sem er autt eyðublað til að skrifa á, sýnir skýrslan útkomuna — hún hentar t.d. sem fylgiskjal fyrir endurskoðanda.

Í stöðunni Lokið ferðu yfir mismuninn og smellir á gula hnappinn „Samþykkja" (staðfestingargluggi birtist). Staðan fer í Samþykkt og skráð er hver samþykkti og hvenær. Á þessu stigi eru birgðirnar ekki enn leiðréttar — samþykki er einungis staðfesting á að niðurstaðan sé rétt.

Í stöðunni Samþykkt smellir þú á græna hnappinn „Bóka leiðréttingar". Kerfið býr þá til birgðahreyfingu (tegund „Talning") fyrir hverja línu þar sem mismunur er, sem færir stöðu vöruhússins upp eða niður svo hún jafnist við talið magn. Staðan fer í Bókað og skráð er hver bókaði og hvenær.

Mismunurinn miðast við talningartímann. Kerfið skráir hvenær hver lína var talin. Við bókun er kerfisstaðan reiknuð eins og hún var á þeirri stundu: hreyfingar sem urðu á vöruhúsinu eftir að línan var talin (t.d. sala eða vörumóttaka á meðan talið var) eru dregnar frá, svo þær tvíteljast ekki. Kerfisstaða línunnar er uppfærð í það gildi svo bakfærsla spegli bókunina nákvæmlega. Ef ekki er hægt að mæla mismuninn (t.d. eldri talning án skráðs talningartíma þar sem birgðir hafa hreyfst síðan talningin hófst) hafnar kerfið bókuninni og nefnir vörunúmerin sem þarf að telja aftur.

Ef bókuð talning reynist röng geturðu bakfært hana meðan hún er í stöðunni Bókað. Smelltu á „Bakfæra", skráðu valfrjálsa ástæðu og staðfestu. Kerfið býr til gagnstæðar birgðahreyfingar sem afturkalla allar leiðréttingarnar (og FIFO-lögin með). Staðan fer í Bakfært og dagsetning, notandi og ástæða bakfærslu eru skráð og sýnd í upplýsingum talningarinnar.

Til að telja eina vöru í einu vöruhúsi án alls ferlisins notarðu Skynditalningu úr aðgerðavalmynd vörunnar á vörulistanum (Vörur & lager → Vörur → ⋮ → „Skynditalning"). Þar velur þú vöruhús, slærð inn talið magn, ástæðu og valfrjálsa athugasemd; glugginn sýnir mismuninn jafnóðum. Skynditalningin er bókuð strax í einni aðgerð og birtist svo á talningalistanum sem talning af tegundinni Stikkpróf í stöðunni Bókað, með lýsingunni „Skynditalning –" ásamt heiti vörunnar. Hana má bakfæra eins og aðrar bókaðar talningar.