Útgjaldaskráning

Á Útgjöld-síðunni skráir þú alla reikninga og kvittanir sem fyrirtækið fær frá birgjum og söluaðilum. Þú getur skráð handvirkt eða hlaðið upp skjali og látið kerfið lesa upplýsingarnar sjálfkrafa (AI/OCR). Þegar útgjald er bókað myndast bókhaldsfærsla (dagbókarfærsla) sjálfkrafa og innskattur skilar sér inn í VSK-uppgjörið. Ógreidd útgjöld birtast sem viðskiptaskuld þar til greiðsla er skráð.

Vinnuflæðið í stuttu máli

Útgjald fer í gegnum tvö megin-þrep: fyrst er það skráð (verður til í stöðunni „Í bið") og síðan bókað (verður „Samþykkt" og fær dagbókarfærslu). Eftir bókun skráir þú greiðslu þegar reikningurinn er greiddur — annaðhvort eina og eina eða margar saman með einni bankafærslu.

Efst á síðunni: aðgerðahnappar

Efst til hægri á Útgjöld-síðunni eru þrír hnappar:

• Hlaða upp kvittun — opnar skráaval strax svo þú getir valið PDF eða mynd. Kerfið les skjalið og opnar skráningargluggann með útfylltum reitum.
• Hlaða upp mörgum — veldu allt að 20 PDF-skjöl eða myndir í einu. Skjölin fara í biðröð og kerfið les eitt af öðru án þess að þú þurfir að bíða (sjá „Mörg skjöl í einu" hér að neðan).
• Skrá útgjöld — opnar auðan skráningarglugga þar sem þú getur slegið inn handvirkt eða hlaðið upp skjali innan úr glugganum.

Yfirlitskortin fimm

Efst á síðunni eru fimm samantektarkort sem sýna heildartölur yfir öll (síuð) útgjöld:

Síur og leit

Undir yfirlitskortunum er síuspjald til að þrengja listann. Allar síur virka saman.

Útgjaldalistinn — dálkarnir

Öll skráð útgjöld birtast í töflu með sjö dálkum. Hver lína hefur tvær línur af texta, þannig að taflan kemst á skjáinn án þess að fletta þurfi til hliðar; á þröngum skjám falla aukadálkar út. Smelltu á línu til að opna útgjaldið (nema smellt sé á hnapp, hlekk eða gátreit).

Ef kerfið finnur möguleg tvískráð útgjöld birtist viðvörunarborði fyrir ofan töfluna með fjölda þeirra og hlekknum Sýna aðeins þau (síðan Sýna öll). Línur með mögulegri tvískráningu fá líka lit á vinstri brún — rauðan ef hæsta skorið er 90 eða hærra, annars appelsínugulan.

Aðgerðir á línu

Í Aðgerðir-dálknum birtast mismunandi hnappar eftir stöðu útgjaldsins:

Skrá nýtt útgjald

Smelltu á Skrá útgjöld til að opna skráningargluggann.

Reitir í skráningarglugganum

Reitir á hverri línu (Bókhaldsleg skipting)

Sjálfvirkur lestur skjala (AI/OCR)

Kerfið les reikninga og kvittanir sjálfkrafa af upphlöðnu skjali. Það sparar tíma og dregur úr innsláttarvillum. Farðu samt alltaf yfir lesnu tölurnar áður en þú vistar. Ef reikningur ber framtíðardagsetningu birtist viðvörun.

Lesturinn læsir ekki skráningarglugganum: þú getur haldið áfram að skrá á meðan kerfið les og reitirnir fyllast þegar lestri lýkur. Reitir sem þú hefur þegar breytt sjálf(ur) eru ekki yfirskrifaðir — skilaboðin „Gögn lesin úr kvittun" segja til um öryggi lestursins og hve mörgum reitum var haldið. Ef heildartalan stemmir ekki við línuliðina birtist viðvörun um mismun.

Þegar kerfið metur reikninginn á óhefðbundnu formi (t.d. upphæðir þurftu leiðréttingu, lágt öryggi eða margir reikningar á einu skjali) birtist viðvörunin „Reikningur á mjög óhefðbundnu formi, lestur gæti verið rangur, farið vel yfir." — farðu þá sérstaklega vel yfir allar upphæðir og línur.

Mörg skjöl í einu

Smelltu á Hlaða upp mörgum og veldu allt að 20 PDF-skjöl eða myndir í einu (veljirðu fleiri eru aðeins fyrstu 20 tekin). Skjölin fara í biðröð og kerfið les þau eitt af öðru; úr hverju skjali verður útgjald í stöðunni „Í bið" sem birtist í listanum þegar lestri lýkur.

Á meðan sést spjaldið Skjöl í vinnslu fyrir ofan listann. Þar sést hvert skjal með stöðunni Í biðröð, Í vinnslu, Þarf yfirferð, Tilbúið eða Villa, ásamt framvindunni (t.d. „Í vinnslu 3/10"). Skjal sem bíður í biðröð má hætta við, skjal sem mistókst má reyna aftur eða fjarlægja, og úr tilbúnu skjali má opna útgjaldið (hlekkur með útgjaldanúmerinu). „Þarf yfirferð" þýðir að útgjaldið var stofnað en sjálfvirki lesturinn mistókst að hluta — fylltu út það sem vantar. Tilbúin skjöl hverfa úr spjaldinu eftir nokkrar sekúndur og þú getur fellt spjaldið saman með örinni — kerfið man valið.

Skoða og breyta útgjaldi

Smelltu á línu (eða „Skoða") til að opna útgjaldið í fullum glugga. Það sem þú getur gert fer eftir stöðunni.

Bóka útgjald

Þegar útgjald er bókað myndast dagbókarfærsla sjálfkrafa svo bókhaldið stemmi (skv. íslenskum lögum) og innskatturinn skili sér í VSK-uppgjörið. Bókun er óheimil án línuliða.

Skrá greiðslu og fjöldagreiðsla

Smelltu á Greiða á bókuðu útgjaldi til að skrá greiðslu (upphæð, greiðsludag, greiðslumáta og tilvísun). Greiðslustaðan uppfærist sjálfkrafa: Ógreitt → Hlutgreitt → Greitt.

Í glugganum „Skrá greiðslu" sérðu yfirlit útgjaldsins (heildarupphæð, þegar greitt og eftirstöðvar) og fyrri greiðslur. Þú velur Fullgreiðsla eða Hlutagreiðsla. Við fullgreiðslu þarf upphæðin að stemma upp á krónu við eftirstöðvarnar — sé greiðslan hærri eða lægri sýnir glugginn mismuninn og bendir á að velja Hlutagreiðslu ef greiða á aðeins hluta. Undir Samsvarandi bankafærslur má smella á færslu (eða haka við hana) til að bæta henni við greiðsluna, nota sjálfvirka eða handvirka leit og bæta við handvirkri greiðslu án bankafærslu. Gjöld sem fylgja greiðslunni, t.d. seðilgjald eða vextir, má skrá sem Kostnað á sérstakri línu.

Kreditreikningar

Bókaður kreditreikningur með opna inneign hefur greiðslustöðuna „Kreditreikningur" og fær tvo hnappa í aðgerðadálkinum:

• Jafna — opnar gluggann „Jafna kreditreikning". Þar sérðu inneignina og opna, bókaða reikninga sama birgis, úthlutar upphæð á hvern reikning (ekki hærri en eftirstöðvar hans, og samtals ekki hærri en inneignin) og smellir á Jafna. Þegar inneignin er fullnýtt fær kreditreikningurinn merkið Jafnað og hverfur úr sjálfgefnum lista (nema kveikt sé á Sýna greidd útgjöld).
• Endurgreiðsla — opnar gluggann „Skrá endurgreiðslu" þegar birgirinn endurgreiðir inneignina. Þú velur greiðslulykil (bankareikning), getur valið innborgunina úr bankafærslum og skráir upphæð sem er ekki hærri en inneignin.

Hvorugt er hægt fyrir kreditreikning í erlendum gjaldmiðli — aðeins ISK.

Stöður útgjalda

Útgjald hefur bæði stöðu (bókunarstig) og greiðslustöðu.