Kafli: Innkaup og útgjöldBútur 8 af 141:20

Tölvupóstar inn

Hvernig reikningar berast frá birgjum í tölvupósti, hvað listinn og stöðurnar sýna og hvernig póstur er skoðaður.

Prófaðu þetta í þínu kerfi

Skref 3 af 110:22 / 1:20

Birgirinn sendir reikninginn, PayGo vistar viðhengin og les þau með gervigreind. Þá verða til útgjöld án þess að þú handfærir neitt.

Hraði

Handbókin

Uppskrift

Fylgja myndbandinu

Lesa síðuna í heild

Tölvupóstar inn

Sjálfvirk móttaka og vinnsla reikninga sem berast í tölvupósti

Á síðunni „Tölvupóstar inn" berast reikningar frá birgjum beint í tölvupósti. Fyrirtækið hefur sitt eigið netfang á sniðinu kennitala@reikningar.paygo.is sem birgjar geta sent reikninga á. Reikningarnir birtast þá sjálfkrafa hér í lista, viðhengin (PDF eða myndir) eru vistuð, og — ef kveikt er á sjálfvirkri vinnslu fyrir sendandann — les gervigreind reikninginn og býr til útgjaldaskráningu án handvirkrar íhlutunar.

Síðan er tilvalin fyrir fyrirtæki sem vilja losna við að handfæra reikninga: láttu birgja senda á netfangið (eða settu netfangið í CC/BCC), og reikningarnir sitja tilbúnir hér til vinnslu.

Efst á síðunni birtist upplýsingaborði „Sendu reikninga á:" með sérstaka netfanginu þínu (kennitala@reikningar.paygo.is). Netfangið er afritanlegt — smelltu á afritstáknið til að afrita það og senda á birgja. Netfangið byggir á kennitölu fyrirtækisins; ef kennitala er ekki skráð birtist borðinn ekki.

Tölvupóstainnhólf með mótteknum reikningum

Stækka

Móttekin tölvupóstar með viðhengjum, stöðu og tengingu við útgjöld

Í spilun

Hvernig virkar ferlið?

Birgir sendir reikning á netfangið kennitala@reikningar.paygo.is
Kerfið móttekur póstinn, athugar hvort sendandi sé leyfður og vistar viðhengin (PDF og myndir)
Ef sjálfvirk vinnsla er virk fyrir sendandann les gervigreind besta viðhengið, dregur út söluaðila og upphæð og býr til útgjöld sjálfkrafa
Ef sjálfvirk vinnsla er ekki virk situr pósturinn með stöðuna „Móttekinn" og bíður þess að þú smellir á „Búa til útgjöld"
Þegar útgjöld hafa verið stofnuð tengist pósturinn útgjaldanúmerinu og fær stöðuna „Búið að vinna"

Aðeins PDF-skjöl og myndir (JPG, JPEG, PNG, GIF, WEBP) eru samþykkt sem gild viðhengi. Önnur skráasnið eru hunsuð við vinnslu. Gervigreindin les úr þessum skjölum til að finna söluaðila, dagsetningu og upphæðir.

Listinn — dálkar

Meginhluti síðunnar er tafla yfir móttekna tölvupósta. Hver lína er einn póstur.

Reitur	Lýsing	Skylda
Dagsetning	Hvenær pósturinn barst (dagsetning og tími)	Sjálfvirkt
Frá	Nafn og netfang sendanda. Ef sjálfvirk vinnsla er virk fyrir netfangið birtist blátt „Sjálfvirkt"-merki við hliðina	Sjálfvirkt
Titill	Efnislína póstsins. Ef enginn titill fylgir birtist „(Enginn titill)"	Sjálfvirkt
Viðhengi	Fjöldi viðhengja með bréfaklemmutákni. Ef engin viðhengi fylgja birtist „-"	Sjálfvirkt
Staða	Vinnslustaða póstsins sem litamerkt merki (sjá stöðutöflu). Villuskilaboð birtast sem ábending yfir merkinu	Sjálfvirkt
Útgjöld	Ef útgjöld hafa verið stofnuð úr póstinum birtist útgjaldanúmerið sem tengill sem opnar útgjaldið; annars „-"	Sjálfvirkt
Aðgerðir	Hnappar til að Skoða (augntákn) og Eyða (ruslatunna). Ruslatunnan er grá og óvirk ef útgjöld hafa verið stofnuð úr póstinum	Sjálfvirkt

Síur og leitartæki

Fyrir ofan töfluna eru síur til að þrengja listann:

Reitur	Lýsing	Skylda
Staða	Fellilisti til að sía eftir vinnslustöðu: Móttekinn, Búið að vinna, Villa eða Hafnað. Hægt er að hreinsa valið	Valfrjálst
Frá dags. / Til dags.	Dagsetningarbil (RangePicker) til að takmarka við tímabil	Valfrjálst
Endurhlaða	Hnappur sem sækir listann að nýju frá netþjóni	Valfrjálst

Neðst í töflunni sýnir kerfið heildarfjölda („X tölvupóstar") og býður upp á blaðsíðuskipti með stillanlegri síðustærð (sjálfgefið 20 í síðu).

Stöður og merkingar

Hver póstur sem birtist í listanum hefur eina af þremur vinnslustöðum, sýnda sem litamerki:

Staða	Litur	Lýsing
Móttekinn	Blár	Póstur móttekinn og vistaður; bíður þess að útgjöld séu búin til (handvirkt eða sjálfvirkt)
Búið að vinna	Grænn	Gervigreind hefur unnið úr póstinum og útgjöld hafa verið stofnuð; tengd í Útgjöld-dálki
Villa	Rauður	Vinnsla mistókst — t.d. ekkert nothæft viðhengi, of hátt ruslpóstsgildi eða rangt netfangssnið. Villuskilaboð sjást þegar bendillinn er yfir merkinu

Í stöðusíunni birtist líka gildið „Hafnað" (appelsínugult), en það á aldrei við neinn póst í listanum: þegar sían „Aðeins leyfðir sendendur" er virk og óskráður sendandi reynir að senda er pósturinn ekki vistaður sem lína hér — hann er aðeins skráður undir „Nýlega hafnað" (sjá neðar). Sía eftir „Hafnað" skilar því engum niðurstöðum.

Póstar sem ruslpóstsvörnin (rspamd) hafnar, eða fá ruslpóstsgildi 15 eða hærra, eru sjálfkrafa merktir „Villa" og reikningur er ekki stofnaður. Póstar með lægra gildi (einnig þeir sem eru merktir sem mögulegur ruslpóstur) komast í gegn. Þetta ver kerfið en getur í undantekningartilvikum stöðvað löglega reikninga — skoðaðu villupósta reglulega.

Skoða tölvupóst

Smelltu á augntáknið „Skoða" í aðgerðadálki til að opna gluggann „Skoða tölvupóst". Þar sést allt innihald póstsins:

Reitur	Lýsing	Skylda
Frá	Nafn og netfang sendanda	Sjálfvirkt
Til	Netfangið sem pósturinn barst á (kennitala@reikningar.paygo.is)	Sjálfvirkt
Titill	Efnislína póstsins	Sjálfvirkt
Móttekið	Dagsetning og tími móttöku	Sjálfvirkt
Staða	Litamerkt vinnslustaða	Sjálfvirkt
Sjálfvirk vinnsla	Rofi (Switch) til að kveikja/slökkva á sjálfvirkri vinnslu fyrir þetta netfang	Valfrjálst
Útgjöld	Tengill á stofnuð útgjöld ef þau eru til	Sjálfvirkt
Villuskilaboð	Birtist aðeins ef vinnsla mistókst; rauður texti með skýringu	Sjálfvirkt

Undir upplýsingunum eru þrír hlutar:

Viðhengi (X) — listi yfir viðhengin með skráarnafni, stærð og „Sækja"-hnappi til að hlaða þeim niður. Táknið fer eftir skráartegund (PDF, mynd eða annað).
Efni — meginmál póstsins. Ef HTML-útgáfa fylgir er hægt að skipta á milli hreins texta og HTML með litlum rofa („HTML:").
Ef ekkert viðhengi eða efni fylgir birtist „Engin viðhengi" / „Ekkert efni".

Búa til útgjöld úr pósti (handvirkt)

1

Finndu póstinn

Leitaðu að póstinum í listanum — hann hefur oftast stöðuna „Móttekinn" eða „Villa".

2

Opnaðu póstinn

Smelltu á augntáknið „Skoða" til að opna gluggann „Skoða tölvupóst".

3

Yfirfarðu viðhengin

Sæktu PDF eða mynd með „Sækja"-hnappnum ef þú vilt staðfesta innihaldið áður en útgjöld eru stofnuð.

4

Smelltu á „Búa til útgjöld"

Bláa hnappinn er að finna neðst í glugganum. Hann birtist aðeins ef pósturinn hefur ekki þegar verið unninn.

5

Gervigreind les reikninginn

Kerfið les besta viðhengið og dregur út söluaðila, dagsetningu og upphæð. Getur tekið allt að ~30 sekúndur — skilaboðin „Gervigreind les úr fylgiskjali..." birtast á meðan.

6

Staðfesting

Þegar vinnslu lýkur birtist „Útgjöld búin til: <númer>", glugginn lokast og listinn uppfærist. Pósturinn fær stöðuna „Búið að vinna" og tengist útgjaldanúmerinu.

Hnappurinn „Búa til útgjöld" birtist aðeins ef pósturinn hefur ekki þegar verið unninn. Póstur sem er nú þegar „Búið að vinna" (með tengd útgjöld) er ekki hægt að vinna aftur — kerfið gefur villuna „Email already processed".

Kveikja á sjálfvirkri vinnslu fyrir sendanda

1

Opnaðu póst frá birginum

Smelltu á „Skoða" á pósti frá viðkomandi netfangi.

2

Kveiktu á rofanum

Í reitnum „Sjálfvirk vinnsla" kveiktu á rofanum („Vinna sjálfvirkt frá þessu netfangi").

3

Staðfesting

Kerfið staðfestir „Sjálfvirk vinnsla virkjuð fyrir þetta netfang" og bætir netfanginu við sjálfvirknireglur.

4

Sjálfvirk vinnsla eftirleiðis

Allir nýir póstar frá þessu netfangi eru unnir sjálfkrafa — gervigreind les viðhengið og útgjöld verða til án handvirkrar staðfestingar.

5

„Sjálfvirkt"-merki

Í listanum birtist blátt „Sjálfvirkt"-merki við netfangið til að sýna að reglan sé virk.

6

Slökkva aftur

Opnaðu póst frá sama netfangi og slökktu á rofanum („Sjálfvirk vinnsla afvirkjuð fyrir þetta netfang").

Kveiktu á sjálfvirkri vinnslu fyrir trausta birgja sem senda reglulega staðlaða reikninga — þá spararðu handvirka vinnu. Þú getur líka sett fyrirtækisnetfangið í CC/BCC þegar þú biður birgi um reikning, svo hann berist beint í kerfið um leið og hann er sendur.

Stillingar sendenda

Efst á síðunni er samanbrjótanlegur hluti „Stillingar sendenda". Ef sían er virk birtist appelsínugult „Sía virk"-merki. Undir „Sía sendenda" velur þú á milli tveggja stillinga:

Stilling	Lýsing
Allir sendendur	Kerfið tekur við reikningum frá hvaða netfangi sem er (sjálfgefið)
Aðeins leyfðir sendendur	Aðeins netföng á hvítlistanum eru samþykkt; póstum frá öðrum netföngum er sjálfkrafa hafnað

Setja upp hvítlista leyfðra sendenda

1

Virkjaðu síuna

Opnaðu „Stillingar sendenda" og veldu „Aðeins leyfðir sendendur".

2

Lestu aðvörunina

Aðvörun birtist: „Tölvupóstar frá netföngum sem eru ekki á listanum verða hafnað sjálfkrafa."

3

Skráðu netfang

Undir „Bæta við sendanda" skrifaðu netfang (t.d. reikningar@birgi.is) og valfrjálst nafn.

4

Bættu við

Smelltu á „Bæta við" (eða ýttu á Enter). Sendandinn bætist á listann og kerfið staðfestir „Sendandi bættur á lista".

5

Endurtaktu

Bættu við öllum birgjum sem eiga að fá að senda reikninga.

6

Fjarlægja sendanda

Smelltu á rauða ruslatunnutáknið við línuna og staðfestu „Fjarlægja".

Reitur	Lýsing	Skylda
Netfang	Netfang sendanda sem á að leyfa (t.d. reikningar@birgi.is)	Já
Nafn	Lýsandi nafn sendanda — birtist í hvítlistanum	Valfrjálst

Þegar sían „Aðeins leyfðir sendendur" er virk birtist hlutinn „Nýlega hafnað" með netföngum sem hefur verið hafnað, hversu oft (t.d. „3x") og hvenær síðast. Smelltu á „Leyfa" við línuna til að bæta netfanginu strax á hvítlistann — þægileg leið til að hleypa inn löglegum birgi sem gleymdist að skrá.

Ef sían „Aðeins leyfðir sendendur" er virk er reikningum frá óskráðum netföngum hafnað og þeir eru ekki vistaðir sem póstar í listanum — sendandinn er aðeins skráður undir „Nýlega hafnað". Mundu að bæta nýjum birgjum á listann áður en þeir senda fyrsta reikninginn, annars glatast hann.

Kerfið kemur í veg fyrir tvítekningu: berist sami póstur tvisvar (sama Message-ID) og hefur þegar verið unninn er honum sleppt, svo sömu útgjöldin verða ekki til tvisvar.

Aðgerðin „Eyða" (ruslatunnan í aðgerðadálki) fjarlægir tölvupóstinn varanlega úr innhólfinu eftir að þú hefur staðfest „Eyða tölvupósti?" með „Já, eyða", og er óafturkræf. Ekki er hægt að eyða pósti sem útgjöld hafa verið stofnuð úr: ruslatunnan er þá grá og ábendingin „Ekki hægt að eyða: fylgiskjal útgjaldanna er geymt með þessum tölvupósti" birtist þegar bendillinn er yfir henni. Póstar sem ekki hafa verið unnir (t.d. með stöðuna „Móttekinn" eða „Villa") er hægt að eyða.

Næst · Bútur 9 af 14

Ógreiddar kröfur

Hvar kröfur sem aðrir hafa stofnað á fyrirtækið birtast, beint úr netbankanum — síur, samstilling, dálkar, eindagaviðvaranir og sundurliðun hverrar kröfu.

Horfa á næsta bút · 1:19