Bóka útgjöld
Hvernig útgjald í bið er bókað — Bóka-hnappurinn, samantektin og forskoðun dagbókarfærslunnar, staðfesting, hætta við og bakfærsla.
Rauði hnappurinn Bakfæra bókun býr til mótfærslu og setur útgjaldið aftur í bið. Hann virkar aðeins á ógreiddu útgjaldi.
Bóka útgjöld í bókhaldið
Þegar þú skráir nýtt útgjald verður það EKKI strax hluti af fjárhagsbókhaldinu. Það bíður í stöðunni „Í bið" þar til einhver bókar það (samþykkir). Við bókun myndar kerfið sjálfkrafa dagbókarfærslu sem debetar gjaldalyklana (upphæð án VSK), debetar innskattinn (VSK) og kreditar Viðskiptaskuldir (4400) fyrir heildina. Fyrst þá birtist útgjaldið í færslubók og prófjöfnuði, og fyrst þá er hægt að skrá á það greiðslu.
Lífsferill útgjalds
Hvert útgjald hefur eina af þremur stöðum. Staðan sést sem litað merki (Tag) í dálknum Staða í útgjaldalistanum:
| Staða | Litur | Merking |
|---|---|---|
| Í bið | Appelsínugulur | Útgjaldið er skráð en óbókað. Engin dagbókarfærsla er til og það birtist ekki í fjárhagsbókhaldinu. Bíður eftir að vera bókað. |
| Samþykkt | Grænn | Útgjaldið hefur verið bókað. Dagbókarfærsla er til, tölurnar eru komnar í fjárhagsbókhaldið og hægt er að skrá greiðslu. |
| Hafnað | Rauður | Útgjaldinu hefur verið hafnað. Það fer ekki í bókhaldið og engin dagbókarfærsla myndast. |
| Eytt | Grár | Útgjaldi hefur verið eytt (mjúk eyðing). Aðeins hægt að eyða útgjaldi í bið. Birtist með „Endurheimta"-hnappi þegar eydd útgjöld eru sýnd. |
1. Opna bókun
Í útgjaldalistanum er dálkurinn Aðgerðir lengst til hægri. Á útgjaldi sem er í bið birtist blár hnappur „Bóka" (með haki-tákni). Smelltu á hann til að opna bókunargluggann. Hnappurinn sést eingöngu á útgjöldum í bið — um leið og útgjald er bókað hverfur hann og í staðinn kemur „Greiða" (skrá greiðslu).
Notaðu síuna efst (t.d. „Í bið") eða leitina eftir söluaðila til að finna útgjaldið sem á að bóka. Útgjöld í bið eru með appelsínugult „Í bið"-merki í Staða-dálknum.
Í Aðgerðir-dálknum smellirðu á bláa „Bóka"-hnappinn. Glugginn „Bóka útgjöld" opnast og kerfið byrjar strax að sækja línur útgjaldsins til að byggja forskoðun.
Skoðaðu samantektina efst og töfluna „Forskoðun dagbókarfærslu". Gakktu úr skugga um að lyklar og upphæðir séu réttar og að Debet = Kredit.
Smelltu á „Já, bóka". Útgjaldið fær stöðuna „Samþykkt" og dagbókarfærslan verður til.
2. Glugginn „Bóka útgjöld"
Efst í glugganum er samantekt á gráum reit sem sýnir í fljótu bragði hvað verið er að bóka:
| Reitur | Lýsing |
|---|---|
| Söluaðili | Nafn birgis/söluaðila sem reikningurinn er frá. |
| Dagsetning | Útgjaldadagsetningin (dagsetning reikningsins) sem færslan bókast á. |
| Fjárhæð | Heildarfjárhæð útgjaldsins með VSK, t.d. 62.000 kr. |
| VSK | Innskatts-hlutinn (virðisaukaskattur) af útgjaldinu. |
3. Forskoðun dagbókarfærslu
Fyrir neðan samantektina er fyrirsögnin „Forskoðun dagbókarfærslu:" og tafla sem sýnir NÁKVÆMLEGA hvernig fært verður áður en þú staðfestir. Meðan línur útgjaldsins eru sóttar birtist textinn „Hleð færslu...". Taflan hefur fjóra dálka: Lykill, Lýsing, Debet og Kredit.
| Lína í forskoðun | Debet | Kredit | Skýring |
|---|---|---|---|
| Ein lína fyrir hverja gjaldalínu | Upphæð án VSK (nettó = einingaverð × magn) | — | Gjaldalykillinn sem valinn var á línuna (í sjálfgefnu íslensku lyklaskránni eru rekstrargjöld í 2100–2990) er debetaður með nettóupphæð línunnar. |
| Innskattur, hópað eftir VSK-þrepi | VSK-upphæð þrepsins | — | Innskatturinn er debetaður á réttan innskattslykil fyrir hvert þrep (24%, 11% o.s.frv.). Lýsingin er „Innskattur 24%" o.s.frv. |
| Viðskiptaskuldir (4400) | — | Heildarfjárhæð með VSK | Kredit á lánardrottnalykilinn 4400 fyrir alla upphæðina — þetta er skuldin við birginn þar til greitt er. |
| Samtals | Σ debet | Σ kredit | Samtölulína neðst sem sýnir að debet-summan og kredit-summan stemma. |
Innskattur — enginn hardkóðaður lykill
VSK-hlutinn af útgjaldinu færist sem innskattur (VSK sem fyrirtækið á inni hjá RSK). Kerfið velur EKKI innskattslykilinn út frá hörðu reikningsnúmeri, heldur finnur lykilinn sem er merktur sem VSK-lykill (reiturinn „VSK-lykill“ á bókhaldslyklinum) með VSK-flokknum Innskattur og passar við VSK-þrep línunnar. Gjaldalykill sem ber innskattsflokk en er ekki merktur sem VSK-lykill er því aldrei valinn sem innskattslykill. Þannig ratar 24% innskattur á 24%-innskattslykilinn og 11% innskattur á 11%-lykilinn, óháð því hvaða númer fyrirtækið notar.
4. Staðfesta bókunina
Neðst í glugganum eru tveir hnappar: „Hætta við" og „Já, bóka". Þegar þú smellir á „Já, bóka" sendir kerfið bókunarbeiðnina, býr til dagbókarfærsluna og setur útgjaldið í „Samþykkt". Á meðan beiðnin er í vinnslu er hnappurinn með hleðslu (spinner); þegar bókun tekst breytist hnappurinn í grænan lit með haki og textinn verður „Bókað". Skilaboð birtast: „Útgjöld bókuð og dagbókarfærsla búin til".
Þetta staðfestir bókunina. Hnappurinn fer í hleðslu-stöðu meðan færslan er búin til í fjárhagsbókhaldinu.
Hnappurinn verður grænn og segir „Bókað" og staðfestingarskilaboð birtast. Glugginn lokast og listinn uppfærist.
Merkið í Staða-dálknum verður grænt („Samþykkt") og dagbókarfærslan er komin í færslubókina.
Hætta við
Hnappurinn „Hætta við" (eða að loka glugganum) lokar bókunarglugganum án þess að bóka nokkuð. Útgjaldið helst óbreytt í stöðunni „Í bið" og engin dagbókarfærsla myndast. Þú getur alltaf opnað bókunargluggann aftur síðar.
Bóka beint úr útgjaldaglugganum
Auk „Bóka"-hnappsins í listanum er líka hægt að vista og bóka útgjald í einu skrefi þegar þú ert að skoða/breyta því: í fæti útgjaldagluggans er grænn „Bóka"-hnappur sem vistar breytingarnar og bókar útgjaldið strax. Niðurstaðan er sú sama — dagbókarfærsla verður til og útgjaldið verður „Samþykkt".
Eftir bókun
Þegar útgjald er bókað:
| Það sem gerist | Nánar |
|---|---|
| Staðan verður „Samþykkt" | Grænt merki í listanum. Útgjaldið telst nú bókað. |
| Dagbókarfærsla verður til | Færslan sem forskoðunin sýndi er bókuð með tilvísun (referenceType = EXPENSE) á útgjaldið. |
| Birtist í fjárhagsbókhaldinu | Tölurnar koma fram í færslubók, prófjöfnuði og á viðeigandi lyklum (gjöld, innskattur, viðskiptaskuldir). |
| Innskattur inn í VSK-uppgjör | Innskatturinn skilar sér inn í VSK-uppgjörið fyrir tímabilið sem útgjaldadagsetningin fellur í. |
| „Greiða"-hnappur birtist | Í staðinn fyrir „Bóka" kemur „Greiða" svo hægt sé að skrá greiðslu á útgjaldið (svo lengi sem það er ekki þegar fullgreitt). |
| Eignfærsla (ef við á) | Á bókuðu útgjaldi birtist spjaldið „Eignfærsla“ ef einhver lína bókaðist á eignalykil virks eignaflokks. Hver slík lína fær hnappinn „Skrá sem eign“ (krefst accounting:write) sem opnar eignaformið, eða tengil á eignina þegar línan er eignfærð. |
Bakfæra bókun
Þurfir þú að afturkalla bókun (t.d. rangur lykill eða röng upphæð) notarðu „Bakfæra bókun". Opnaðu útgjaldið og smelltu á rauða hnappinn „Bakfæra bókun" í fæti gluggans. Þá opnast glugginn „Bakfæra bókun" sem býr til mótfærslu (reversing entry) sem eyðir áhrifum upprunalegu færslunnar úr bókhaldinu og setur útgjaldið aftur í stöðuna „Í bið". Hnappurinn er aðeins virkur á ógreiddu útgjaldi.
Í bakfærsluglugganum velur þú á hvaða dagsetningu mótfærslan á að bókast:
| Valkostur | Lýsing |
|---|---|
| Í dag (DD.MM.ÁÁÁÁ) | Bókar bakfærsluna á dagsetningu dagsins í dag. Dagsetningin sjálf stendur í sviganum á valhnappnum. Sjálfgefið ef útgjaldadagsetning er óþekkt. |
| Útgjaldadagsetning | Bókar bakfærsluna á sömu dagsetningu og upprunalega útgjaldið (sjálfgefið). Óvirkt ef útgjaldadagsetning er óþekkt. |
| Velja dagsetningu | Þú velur sjálf/ur dagsetningu í dagatali (DD.MM.ÁÁÁÁ). |
Mótfærslan víxlar debet og kredit upprunalegu færslunnar (lýsingar fá forskeytið „Bakfærsla:"), svo nettóáhrifin á bókhaldið verða núll. Staðfestingarhnappurinn heitir „Bakfæra"; „Hætta við" lokar án aðgerða.
Ef hakað er við „Eyða útgjaldaskráningu" (sjálfgefið óhakað) er bókunin fyrst bakfærð og útgjaldaskráningunni síðan eytt. Hægt er að endurheimta hana með „Sýna eyddar". Hakið birtist aðeins ef þú mátt eyða skráningunni. Ef eyðingin mistekst stendur bakfærslan og útgjaldið er áfram í bið.
Læst fjárhagstímabil stöðvar bakfærslu
Þegar þú velur dagsetningu í bakfærsluglugganum athugar kerfið fjárhagstímabilið sem hún fellur í („Athuga tímabil…"). Ef tímabilið er lokað er bakfærsla stöðvuð — „Bakfæra"-hnappurinn er óvirkur — og ein af eftirfarandi villum birtist:
| Skilaboð | Merking | Hvað á að gera |
|---|---|---|
| Bókhaldstímabil er lokað | Fjárhagstímabilið sem nær yfir dagsetninguna er lokað. Ekki má bóka inn á það. | Veldu aðra dagsetningu sem fellur í opið tímabil. |
| Ekkert fjárhagstímabil fannst | Ekkert fjárhagstímabil nær yfir valda dagsetningu. | Veldu dagsetningu innan skilgreinds, opins tímabils. |
Tenging við VSK-uppgjör
Ef innskatturinn af upprunalegu bókuninni er þegar kominn inn í VSK-skil sem búið er að senda til RSK, eða VSK-uppgjörið er bókað í fjárhag, þarf að fara varlega með bakfærslu. Kerfið athugar hvort tímabilið sem bakfærsludagsetningin fellur í sé VSK-læst.
Ef svo er birtist viðvörun í glugganum: „Búið er að skila VSK skýrslu fyrir tímabilið …“ (eða „Búið er að gera upp VSK fyrir tímabilið …“ ef uppgjörið er bókað). Hvað gerist næst fer eftir heimildum þínum:
- Með heimild til VSK-leiðréttinga (accounting:vat-override): gul viðvörun — „Við bókun verður beðið um ástæðu og bakfærslan merkt sem leiðrétting á tímabilið.“ „Bakfæra“-hnappurinn er virkur; þegar þú staðfestir opnast gluggi þar sem þú skráir ástæðu og bókar sem leiðréttingu. Færslan er merkt sem leiðrétting á tímabilið og leiðréttingarskýrslu þarf þá að skila til Skattsins.
- Án þeirrar heimildar: rauð villa — „Aðeins notandi með heimild til VSK-leiðréttinga getur bakfært inn í skilað tímabil. Veldu aðra dagsetningu eða hafðu samband við bókhaldsstjóra.“ „Bakfæra“-hnappurinn er óvirkur.
Hvort VSK-læsingin stöðvar færsluna, varar aðeins við eða er óvirk fer eftir læsingarhamnum sem stilltur er á VSK-síðunni (⚙).
Hafnað útgjald
Staðan „Hafnað" (rautt merki) þýðir að ákveðið var að taka útgjaldið ekki inn í bókhaldið — t.d. tvískráning, ógildur reikningur eða útgjald sem á ekki við fyrirtækið. Hafnað útgjald býr EKKI til dagbókarfærslu og fer aldrei inn í fjárhagsbókhaldið. Það helst í kerfinu til skráningar en hefur engin bókhaldsleg áhrif.
Samantekt á aðgerðahnöppum
Hnapparnir í Aðgerðir-dálknum og í útgjaldaglugganum breytast eftir stöðu útgjaldsins:
| Staða | Sýnilegir hnappar | Hvað þeir gera |
|---|---|---|
| Í bið | „Bóka" | Opnar bókunargluggann „Bóka útgjöld" með forskoðun dagbókarfærslu. |
| Samþykkt (ógreitt) | „Greiða", „Bakfæra bókun" | „Greiða" opnar greiðsluglugga; „Bakfæra bókun" afturkallar dagbókarfærsluna. |
| Samþykkt (greitt/að hluta) | „Greiða" (ef eftirstöðvar), „Bakfæra bókun" óvirkt | Bakfærsla læst þar til greiðslur eru bakfærðar. |
| Eytt | „Endurheimta" | Endurheimtir mjúk-eytt útgjald aftur í listann. |
Algengar spurningar
Af hverju sé ég ekki útgjaldið í bókhaldinu? — Líklega er það enn í bið. Það birtist fyrst í fjárhagsbókhaldinu eftir að það er bókað (verður „Samþykkt").
Af hverju get ég ekki skráð greiðslu? — Útgjaldið verður að vera bókað fyrst. „Greiða"-hnappurinn birtist aðeins á bókuðum („Samþykkt") útgjöldum.
Ég bókaði með röngum lykli — hvað geri ég? — Bakfærðu bókunina („Bakfæra bókun"), lagaðu lyklana á útgjaldinu meðan það er aftur í bið, og bókaðu að nýju.
Bakfærsla er læst — af hverju? — Annaðhvort er tímabilið lokað (veldu aðra dagsetningu) eða útgjaldið er með virkar greiðslur (bakfærðu þær fyrst).
