Tvítekningarvörn

Þegar þú skráir útgjald leitar kerfið sjálfkrafa að fyrri útgjöldum sem gætu verið sami reikningur — svo sami reikningur sé ekki bókaður og greiddur tvisvar. Þetta er kallað tvítekningarvörn. Leitin ber saman það sem þú ert að skrá við virk útgjöld sem þegar eru í kerfinu og reiknar líkur á að um afrit sé að ræða.

Leitin nær yfir síðustu 12 mánuði. Ef möguleg afrit finnast birtist gul, rauð eða blá viðvörun efst í skráningarglugganum. Í sterkustu tilvikum stöðvar kerfið vistun þar til þú staðfestir að um sé að ræða réttmætt útgjald en ekki afrit. Þetta á við um handvirka skráningu; útgjöld sem kerfið stofnar sjálft (rafrænir reikningar, tölvupóstur, upphlaðin skjöl, áframsendir þjónustuborðsmiðar) eru aldrei stöðvuð heldur merkt til afgreiðslu eftir á.

Hvenær leitin keyrir

Leitin keyrir á tveimur stöðum, alltaf sjálfvirkt:

Alvarleikaþrep viðvörunar

Viðvörunin fær lit og fyrirsögn eftir hæsta skori meðal fundinna útgjalda. Því hærra skor, því sterkari eru vísbendingarnar um afrit.

Vísbendingarnar og vægi þeirra

Kerfið notar sjö vísbendingar. Hver vísbending hefur fast vægi (stig). Því ákveðnari sem vísbendingin er, því hærra vægi.

Hvernig skorið er reiknað

Hvert fundið útgjald getur borið margar vísbendingar samtímis. Til dæmis getur sami reikningur frá sama birgi bæði kveikt á „Sami birgir + sama reikningsnúmer“ (90) og „Sami birgir + sama upphæð“ (30). Útgjaldið fær þá hæsta skorið meðal sinna vísbendinga — í þessu dæmi 90, ekki summu.

Listinn af fundnum útgjöldum raðast eftir skori með hæsta efst, og allt að fimm efstu samsvaranir birtast. Fyrirsögn og litur viðvörunarinnar ráðast af skori efsta útgjaldsins.

Hvað birtist í viðvöruninni

Efst í glugganum birtist litaða viðvörunin með fyrirsögn. Undir henni er fellilisti sem heitir „Sjá fyrri útgjöld“ með fjölda samsvarana í sviga. Þegar þú opnar hann sérðu hvert fundið útgjald með eftirfarandi upplýsingum svo hægt sé að bera það saman við það sem þú ert að skrá:

Harð stöðvun við skor 90 eða hærra (aðeins handvirk skráning)

Þessi stöðvun á eingöngu við um útgjöld sem þú skráir sjálf/ur. Sjálfvirkt stofnuð útgjöld eru aldrei stöðvuð — sjá kaflann um sjálfvirkt skráð útgjöld neðar.

Ef sterkasta samsvörunin er með skor 90 eða hærra — það er „Sami birgir + sama reikningsnúmer“ eða „Sama skrá“ — hafnar kerfið vistun. Þú getur ekki bara smellt aftur á „Vista“; kerfið krefst þess að þú staðfestir undantekningu fyrst. Þetta er eina tilvikið þar sem tvítekningarvörnin stöðvar þig alveg.

Undantekningarglugginn

Þegar vistun er stöðvuð (eða þú velur að skrá útgjaldið samt þrátt fyrir sterka samsvörun) opnast gluggi sem heitir „Mögulegt tvítekið útgjald“. Þar sérðu efstu samsvörunina og skráir ástæðu fyrir því að þetta sé EKKI afrit.

Undantekningin er varðveitt

Þegar þú staðfestir undantekningu er hún skráð í kerfinu (í töfluna expense_duplicate_overrides) og tengd nýja útgjaldinu. Varðveitt eru: nýja útgjaldið, útgjaldið sem það var talið afrit af, skorið, vísbendingarnar sem kveiktu á samsvöruninni, valin ástæða, skýringartexti (ef einhver) og hver skráði — með tímastimpli.

Ráð til að forðast falskar viðvaranir

Tvítekningarvörnin er nákvæmust þegar gögnin eru rétt skráð. Nokkur einföld atriði draga úr fölskum viðvörunum:

Sjálfvirkt skráð útgjöld — merkt í stað þess að stöðvast

Útgjöld sem kerfið stofnar sjálft fara í gegnum nákvæmlega sömu leit, en hörð stöðvun á aldrei við um þau. Það eru útgjöld úr rafrænum reikningum, tölvupósti, upphlöðnum skjölum (Hlaða upp mörgum) og þjónustuborðsmiðum sem eru áframsendir í útgjöld; í samanburðarglugganum birtist uppruni þeirra sem „Rafrænn reikningur“, „Tölvupóstur“, „Skjalaupphleðsla“ eða „Þjónustuborð“. Ástæðan er einföld: enginn notandi er við skjáinn til að afgreiða undantekningarglugga þegar reikningur berst um miðja nótt. Í stað þess að hafna reikningnum — og eiga á hættu að hann glatist — er útgjaldið alltaf stofnað og samsvaranirnar vistaðar sem opnar tvískráningarmerkingar sem þú afgreiðir þegar þér hentar.

Hvar sérðu merkinguna? Í útgjaldalistanum birtist smellanlegt viðvörunarmerki „Möguleg tvískráning" fremst í öðrum dálki, Söluaðili / lýsing, við hlið nafns birgis á viðkomandi útgjaldi — rautt ef hæsta skorið er 90 eða hærra, annars appelsínugult. Bendillinn sýnir skýringuna „Kerfið fann eldra útgjald sem gæti verið sama skráning — smelltu til að bera saman og leysa úr". Línan fær líka lit á vinstri brún í sama lit og merkið, og viðvörunarborði fyrir ofan listann telur möguleg tvískráð útgjöld og hefur hlekkinn Sýna aðeins þau til að sía listann við þau (Sýna öll afturkallar síuna; Hreinsa síur gerir það líka). Smelltu á merkið til að opna samanburðargluggann „Möguleg tvískráning", sem stillir útgjöldunum upp hlið við hlið: „Sjálfvirkt skráð" vinstra megin og „Fyrri skráning" hægra megin, með þeim reitum sem kveiktu á samsvöruninni auðkenndum og merki um hvort hvort útgjald sé Bókað eða Í bið.

Neðst í glugganum eru þrír hnappar sem afgreiða merkinguna:

Takmörk tvítekningarvarnarinnar

Gott er að þekkja mörkin svo þú vitir hverju hún grípur og hverju ekki: