Kafli: StillingarBútur 33 af 341:41

Gagnaumsýsla

Hvernig þú flytur gögn fyrirtækisins út í eitt Excel-skjal, velur gagnaflokka og tímabil, og sækir skjalið úr útflutningssögunni.

Prófaðu þetta í þínu kerfi

0:00 / 1:41

Gagnaumsýsla

Hraði

Handbókin

Uppskrift

Fylgja myndbandinu

Lesa síðuna í heild

Gagnaumsýsla

Flytja gögn fyrirtækisins út í eitt Excel-skjal (.xlsx)

Síðan Gagnaútflutningur (Stillingar → Gögn & tengingar → Gagnaútflutningur, slóð /dashboard/settings/data-export) býr til eitt Excel-skjal (.xlsx) úr gögnum fyrirtækisins þar sem hvert blað inniheldur einn gagnaflokk. Útflutningur nýtist við greiningu og skýrslugerð í Excel, sem afrit af gögnum og til að afhenda endurskoðanda gögn. Hann keyrir í bakvinnslu, svo þú getur haldið áfram að vinna á meðan skjalið verður til og sótt það þegar það er tilbúið.

Útflutningurinn inniheldur allt bókhaldið (líka launafærslur), reikninga, kennitölur og kostnaðarverð vara. Því sjá aðeins stjórnendur fyrirtækisins síðuna í valmyndinni og API-ið krefst heimildarinnar til að breyta stillingum. Allir stjórnendur sjá útflutningssögu alls fyrirtækisins og geta sótt skjölin þaðan — farðu varlega með skjölin eftir niðurhal.

Innflutningur gagna úr skrám (viðskiptavinir, vörur, vörumyndir, birgjar o.fl.) er á sjálfstæðri síðu, Gagnainnlestur, sem deilir engum stillingum með þessari — sjá Gagnainnlestur.

Gagnaútflutningur

Vinstra megin er spjaldið Gagnaflokkar með gátreit fyrir hvern flokk, tímabilsvali og útflutningshnappi. Hægra megin er spjaldið Útflutningssaga sem sýnir fyrri útflutninga. Efst í spjaldinu Gagnaflokkar er tengillinn Velja allt (breytist í Afvelja allt þegar allt er valið) til að merkja eða afmerkja alla flokka í einu.

Gagnaútflutningur

Stækka

Gagnaútflutningur: gagnaflokkar vinstra megin, útflutningssaga hægra megin

Gagnaflokkarnir sem hægt er að flytja út, hver á sínu Excel-blaði. Dálkurinn Tímabil eftir sýnir við hvaða dagsetningu tímabilsvalið er borið (— þýðir að flokkurinn er alltaf fluttur út í heild):

Gagnaflokkur	Dálkar á blaðinu	Tímabil eftir
Viðskiptavinir	Nafn, kennitala, netfang, sími, heimilisfang, bær, póstnúmer, land, lánamark, greiðsluskilmálar (dagar), virkt, rafrænir reikningar, stofnað	—
Lánardrottnar	Nafn, kennitala, netfang, sími, heimilisfang, bær, póstnúmer, staða, stofnað	—
Sölureikningar	Reikningsnúmer, útgáfudagur, gjalddagi, kennitala, viðskiptavinur, undirsamtala, VSK, heildarupphæð, greitt, staða, greiðslustaða, gjaldmiðill, tilvísun, stofnað	Útgáfudegi reiknings
Sölureikningalínur	Reikningsnúmer, vörunúmer, vöruheiti, lýsing, magn, einingarverð, afsláttur %, upphæð, VSK %, stofnað	Útgáfudegi reikningsins
Útgjöld	Útgjaldanúmer, dagsetning, gjalddagi, lánardrottinn, kennitala, upphæð, flokkur, staða, lýsing, gjaldmiðill, greitt (já/nei), stofnað	Dagsetningu útgjalda
Útgjaldafærslulínur	Útgjaldanúmer, línunúmer, lýsing, reikningsnúmer og -heiti bókhaldslykils, upphæð, VSK %, VSK upphæð	Dagsetningu útgjaldanna
Bókhaldsfærslur	Fylgiskjalsnúmer, dagsetning, lýsing, staða, tegund tilvísunar, sjálfvirk bókun (já/nei), stofnað	Dagsetningu færslu
Bókhaldsfærslulínur	Fylgiskjalsnúmer, dagsetning, reikningsnúmer, reikningsheiti, lýsing, debet, kredit, tegund tilvísunar	Dagsetningu línu (annars færslunnar)
Bókhaldslykill	Reikningsnúmer, heiti, tegund, virkt	—
Vörur og birgðir	Vörunúmer, heiti, lýsing, söluverð, kostnaðarverð, lager, eining, strikamerki, virkt, flokkur, rakningaraðferð, endurpöntunarmark, stofnað	—

Tímabilið (Tímabil (valfrjálst), reitirnir Frá dagsetningu / Til dagsetningar) á aðeins við um sölureikninga, útgjöld og bókhaldsfærslur ásamt línum þeirra. Viðskiptavinir, lánardrottnar, bókhaldslykill og vörur eru alltaf fluttir út í heild.

1

Veldu gagnaflokka

Merktu við þá flokka sem þú vilt flytja út í spjaldinu Gagnaflokkar. Notaðu Velja allt til að merkja alla flokka í einu, eða Afvelja allt til að byrja upp á nýtt.

2

Settu tímabil (valfrjálst)

Veldu dagsetningarbil til að takmarka sölureikninga, útgjöld og bókhaldsfærslur (og línur þeirra) við ákveðið tímabil. Ef þú sleppir því eru allar færslur teknar með.

3

Smelltu á Flytja út

Hnappurinn sýnir fjölda valinna flokka, t.d. „Flytja út (3 flokkar)" eða „Flytja út (1 flokkur)". Hann er óvirkur á meðan enginn flokkur er valinn.

4

Bíddu eftir vinnslu

Staðfestingin „Útflutningur í vinnslu" birtist og ný lína bætist efst í Útflutningssögu með stöðuna Í vinnslu. Listinn uppfærist sjálfkrafa á 5 sekúndna fresti á meðan útflutningur er í vinnslu (annars á 30 sekúndna fresti).

5

Sæktu skjalið

Þegar staðan verður Tilbúið birtist niðurhalstákn í dálknum Sækja. Smelltu á það til að hala niður .xlsx-skjalinu (skráarheitið byrjar á paygo-export- og dagsetningunni).

Spjaldið Útflutningssaga sýnir 20 síðustu útflutninga fyrirtækisins, nýjasta efst. Hnappurinn Endurhlaða efst í spjaldinu uppfærir listann handvirkt. Dálkar töflunnar eru:

Dálkur	Lýsing
Dagsetning	Hvenær útflutningurinn var búinn til (dags. og tími, t.d. 14.07.2026 13:45).
Flokkar	Gagnaflokkarnir sem voru teknir með, aðgreindir með kommu.
Staða	Staða vinnslunnar sem litamerki (sjá stöðutöflu að neðan). Ef vinnsla mistókst sýnir bendill yfir merkinu villuboðin.
Stærð	Stærð skjalsins þegar það er tilbúið (B, KB eða MB).
Sækja	Niðurhalstákn — birtist aðeins þegar staðan er Tilbúið.

Staða	Litur	Merking
Í vinnslu	Blátt	Útflutningurinn bíður í biðröð eða er í keyrslu.
Tilbúið	Grænt	Skjalið er tilbúið og hægt að sækja það í dálkinum Sækja.
Villa	Rautt	Vinnslan mistókst. Bendill yfir merkinu sýnir villuskýringu.

Bókhaldsfærslulínur eru ekki prófjöfnuður. Blaðið inniheldur línur allra bókhaldsfærslna óháð stöðu — líka drög og ógiltar færslur — og hefur engan stöðudálk. Ef þú leggur saman debet/kredit í Excel geta tölurnar því vikið frá bókhaldinu. Taktu líka blaðið Bókhaldsfærslur með og notaðu aðeins línur þeirra fylgiskjala sem hafa stöðuna POSTED (bókuð), eða notaðu Prófjöfnuð og Hreyfingar fyrir stöður lykla.

Sumar upphæðir koma inn í Excel sem texti en ekki tölur — t.d. Debet og Kredit í Bókhaldsfærslulínum, Upphæð í Útgjöldum og Útgjaldafærslulínum og lánamark viðskiptavina — með punkti sem aukastafatákni (t.d. 1500.00). SUM í Excel telur þær ekki með. Breyttu dálkinum í tölur (t.d. Gögn → Texti í dálka) áður en þú leggur saman.

Blaðheiti og dálkahausar eru á tungumáli þess sem bað um útflutninginn (íslensku eða ensku). Stöður (t.d. á reikningum og bókhaldsfærslum) birtast sem kerfiskóðar á ensku, t.d. POSTED, DRAFT, VOID eða PAID. Dagsetningar eru á forminu ÁÁÁÁ-MM-DD. Í blaðinu Sölureikningar heitir dálkurinn með eindaga reikningsins Gjalddagi.

Fyrri útflutningar geymast í Útflutningssögu og þú getur sótt skjölin aftur þaðan — þú þarft ekki að flytja út aftur nema þú viljir nýrri útgáfu. Ef þú velur aðeins Sölureikningalínur og engir reikningar eru á tímabilinu fær útflutningurinn stöðuna Villa; taktu þá annan flokk með eða víkkaðu tímabilið.

Gagnainnlestur

Innflutningur gagna úr CSV-, Excel-, JSON- eða XML-skrá fer fram í leiðsögn á síðunni Gagnainnlestur (Stillingar → Gögn & tengingar). Þar velurðu tegund gagna, hleður upp skrá, parar dálka við reiti í PayGo og getur prófað skrána án þess að vista neitt. Allt um innflutning er á síðunni Gagnainnlestur.

Næst · Bútur 34 af 34

AI-tenging

Hvernig þú tengir ChatGPT, Claude og fleiri AI-biðlara við gögn fyrirtækisins, þrepin þrjú í virkjuninni, og hvað tengingin má sjá.

Horfa á næsta bút · 1:56