Sölustillingar
Númerakerfi skjala, sjálfvirk sending tölvupósta, sjálfgefnir greiðsluskilmálar og framlegðarmörk.
Númerakerfi skjala, eins og forskeyti og byrjunarnúmer fyrir reikninga og tilboð, sér aðeins kerfisstjóri. Stjórnandinn fyrirtækisins sér þessi spjöld hér fyrir neðan.
Sölustillingar
Síðan Stillingar sölu stýrir fjórum þáttum í sölu- og innkaupavinnu: númerakerfi söluskjala (hvernig skjalanúmer eru búin til sjálfkrafa), sjálfvirkri sendingu tölvupósta, sjálfgefnum greiðsluskilmálum nýrra viðskiptavina og framlegðarmörkum sem stýra litun framlegðar í söluborði og birgðum. Þú finnur hana undir Stillingar → Sala → Sölustillingar (aðeins fyrir stjórnendur). Öll spjöld eru á einu formi og eru vistuð saman með einum hnappi neðst.
Númerakerfi skjala
Fyrir hvern skjalaflokk stillirðu forskeyti, byrjunarnúmer, lengd númers (núll-fylling), skiltákn (aðskiljara) og hvort ár og/eða mánuður fylgi. Efst í hverju spjaldi er lituð merking sem sýnir Forskoðun af útkomunni og hún uppfærist jafnóðum og þú breytir reitunum. Skjalaflokkarnir sex eru:
- Reikningsnúmer — sölureikningar (sjálfg. forskeyti SR)
- Tilboðsnúmer — tilboð (TB)
- Sölupantananúmer — sölupantanir (SP)
- Innkaupabeiðnanúmer — innkaupabeiðnir (IB)
- Innkaupapöntunarnúmer — innkaupapantanir (PO)
- Afhendingarseðla stillingar — afhendingarseðlar (AS); númeraröðin er undir skiltextanum „Númerakerfi" innan þess spjalds
Nýtt fyrirtæki fær sjálfgefið lengd 5, bandstrik og ár með, t.d. SR-26-00001. Kreditreikningar fá forskeytið CR í stað forskeytis reikninga en fylgja annars stillingum Reikningsnúmers (byrjunarnúmeri, lengd, skiltákni og ári/mánuði), t.d. CR-26-00001.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Forskeyti | Bókstafir fremst í númerinu, t.d. SR eða TB. Nauðsynlegt. | Já |
| Byrja á númeri | Númer fyrsta skjalsins í hverri nýrri röð (sjá „Hvernig næsta númer er fundið"). Læsist um leið og fyrsta skjalið er stofnað. | Já |
| Lengd númers | Fjöldi tölustafa með núll-fyllingu (t.d. 5 = 00001). Lágmark 1, hámark 10. Læsist þegar skjöl eru til. | Já |
| Skiltákn | Aðskiljari milli hluta númersins: Bandstrik (-), Skástrik (/), Punktur (.), Undirstrik (_) eða Ekkert. Með Ekkert eru hlutarnir skrifaðir saman, t.d. SR00001 eða með ári SR2600001. | Já |
| Hafa ár með | Já/Nei — bætir tveggja stafa ári við (t.d. 26 fyrir 2026). | Nei |
| Hafa mánuð með | Já/Nei — bætir tveggja stafa mánuði við (t.d. 07 fyrir júlí). | Nei |
Hvernig forskoðunin er reiknuð
Númerið er sett saman í þessari röð: forskeyti, svo (ef valið) skiltákn + tveggja stafa ár, svo (ef valið) skiltákn + tveggja stafa mánuður, og loks skiltákn + hlaupandi númer með núll-fyllingu upp í valda lengd. Dæmi með forskeyti SR, bandstriki, lengd 4 og ári kveiktu: SR-26-0001. Án árs og mánaðar með lengd 5: SR-00001. Með skiltákninu Ekkert falla skiltáknin brott: SR260001 og SR00001. Forskoðunin sýnir alltaf byrjunarnúmerið, ekki næsta númer sem verður gefið út.
Hvernig næsta númer er fundið
Þegar skjal er stofnað leitar kerfið að síðasta skjali í flokknum sem byrjar eins — sama forskeyti og skiltákn og, ef við á, sama ár og mánuður — og bætir einum við hlaupandi númer þess. Finnist ekkert slíkt skjal fær það Byrja á númeri. Afleiðingarnar:
- Með ár byrjar röðin upp á nýtt á byrjunarnúmerinu hver áramót (t.d.
SR-27-00001); með mánuð í hverjum mánuði. - Ef þú breytir forskeyti eða skiltákni, eða kveikir á ári eða mánuði, hefst ný röð á byrjunarnúmerinu. Eldri skjöl halda sínum númerum.
- Án skiltákns (Ekkert) telst aðeins númer sem er nákvæmlega forskeyti (ásamt ári/mánuði) og tölustafir til raðarinnar, svo eldri númer á öðru sniði, t.d.
SR-00099frá því áður en skipt var, trufla hana ekki. Röðin heldur áfram frá síðasta númeri, t.d.SR00041→SR00042.
Afhendingarseðla stillingar — Sýna lager
Í spjaldinu Afhendingarseðla stillingar er rofinn „Sýna lager á afhendingarseðlum". Þessi rofi er sýnilegur öllum stjórnendum (ekki bara kerfisstjóra). Þegar kveikt er á honum birtist „Lager"-dálkur á prentuðum og PDF afhendingarseðlum — en aðeins ef vörulínur eru tengdar lager. Slökktu á honum til að fela lagerupplýsingar fyrir viðskiptavini. Sjálfgefið er kveikt á honum. Númeraröð afhendingarseðla (undir skiltextanum „Númerakerfi" í sama spjaldi) sést hins vegar aðeins kerfisstjóra.
Sjálfvirk sending tölvupósta
Þegar kveikt er á sjálfvirkri sendingu eru skjöl send sjálfkrafa á netfang viðskiptavinar með PDF-viðhengi. Tölvupósturinn er settur í sendingarbið og sendur í bakgrunni. Spjaldið hefur fjóra rofa; hver þeirra sýnir vistuðu stillinguna og breyting tekur gildi þegar þú vistar:
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Senda reikninga sjálfkrafa | Reikningar eru sendir strax þegar þeir eru búnir til. | Nei |
| Senda tilboð sjálfkrafa | Tilboð eru send þegar staða þeirra er breytt í „Sent". | Nei |
| Senda pantanir sjálfkrafa | Pantanir eru sendar þegar þær eru staðfestar. | Nei |
| Senda afhendingarseðla sjálfkrafa | Afhendingarseðlar eru sendir strax þegar þeir eru búnir til. | Nei |
Greiðsluskilmálar
Í spjaldinu Greiðsluskilmálar stillirðu Sjálfgefna greiðsluskilmála (dagar) — fjölda daga sem viðskiptavinur hefur til að greiða reikning. Gildið er lágmark 0 og hámark 365 dagar (sjálfgefið 30); 0 þýðir staðgreiðslu (gjalddagi sama dag). Þetta verður sjálfgefið gildi í reitnum „Greiðsluskilmálar (dagar)" þegar nýr viðskiptavinur er stofnaður, en má breyta fyrir hvern viðskiptavin sérstaklega. Sé sjálfgefna gildið 0 fær nýr viðskiptavinur líka 0 daga (staðgreiðslu); 30 dagar gilda aðeins ef ekkert gildi hefur verið vistað.
Framlegðarmörk
Framlegðarmörkin stjórna litamerkingum á framlegð í söluborði og birgðum. Þú stillir tvö gildi í prósentum (með einum aukastaf):
- Græn mörk (% eða hærra) — framlegð jöfn eða hærri en þetta gildi sýnist græn (sjálfg. 20%). Gildi 0–100%; 0 þýðir að öll framlegð frá 0% og upp úr sýnist græn.
- Appelsínugul mörk (% eða hærra) — framlegð jöfn eða hærri en þetta (en lægri en grænu mörkin) sýnist appelsínugul (sjálfg. 0%). Gildi -100 til 100%.
Framlegð undir appelsínugulu mörkunum sýnist rauð. Hægra megin í spjaldinu er lifandi Forskoðun sem sýnir bilin þrjú.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Sjálfgefnir greiðsluskilmálar (dagar) | Sjálfgefinn dagafjöldi til gjalddaga á nýjum viðskiptavinum. 0–365, sjálfgefið 30. | Já |
| Græn mörk (% eða hærra) | Neðri mörk grænnar framlegðar. 0–100%, einn aukastafur, sjálfgefið 20. | Já |
| Appelsínugul mörk (% eða hærra) | Neðri mörk appelsínugulrar framlegðar. -100 til 100%, einn aukastafur, sjálfgefið 0. | Já |
Fyrir hvern skjalaflokk velurðu forskeyti, byrjunarnúmer, lengd númers, skiltákn og hvort ár/mánuður fylgi. Fylgstu með Forskoðun-merkinu efst í spjaldinu — það sýnir útkomuna strax. Byrjunarnúmer og lengd læsast ef skjöl eru þegar til í flokknum.
Rofarnir fjórir í spjaldinu Sjálfvirk sending tölvupósta ráða hvaða skjöl eru send sjálfkrafa með PDF á netfang viðskiptavinar. Hver rofi sýnir stillinguna eins og hún er vistuð.
Stilltu dagafjölda til gjalddaga sem gildir sjálfkrafa fyrir nýja viðskiptavini (0–365 dagar).
Settu græn og appelsínugul mörk. Forskoðunin hægra megin sýnir bilin þrjú — grænt, appelsínugult og rautt.
Smelltu á „Vista breytingar" neðst. Þegar vistun tekst birtist tilkynningin „Stillingar vistaðar". Öll spjöld vistast saman. Stjórnandi sem er ekki kerfisstjóri vistar þau spjöld sem hann sér; númerakerfið sem kerfisstjóri stillti helst þá óbreytt.
