Rafrænir reikningar
Hvernig PayGo sendir og tekur á móti rafrænum reikningum um Unimaze, hvað flipana þrjá sýna og hvernig móttekinn reikningur verður að útgjaldi.
Rafrænir reikningar
Rafrænir reikningar
Rafrænir reikningar eru sendir og mótteknir í gegnum þjónustuaðila (access point) sem tengist Peppol-/skjalanetinu. Í stað þess að senda PDF í tölvupósti fer reikningurinn sem staðlað XML-skjal (BIS3) beint inn í bókhaldskerfi móttakanda. PayGo notar Unimaze sem þjónustuaðila og stillir Unimaze sjálfkrafa sem sjálfgefna þjónustu þegar síðan er opnuð. Þú þarft hvorki notandanafn né lykilorð frá Unimaze: með einum smelli á Virkja rafræna reikninga stofnar PayGo aðganginn fyrir fyrirtækið. Eftir það getur PayGo sent sölureikninga rafrænt og sótt móttekna reikninga sjálfkrafa, og úr þeim verða útgjöld.
Síðan er á Stillingar → Sala → Rafrænir reikningar og er aðeins í valmynd Stjórnanda. Hún skiptist í þrjá flipa efst: Stillingar, Sendir reikningar og Mótteknir reikningar. Sjálfa sendinguna á einstökum sölureikningi framkvæmirðu þó ekki hér heldur á reikningnum sjálfum (sjá kaflann „Senda reikning rafrænt“ neðar).
Flipar á síðunni
- Stillingar — virkja rafræna reikninga hjá Unimaze, sjá stöðu aðgangsins, prófa tengingu og stilla sjálfvirka móttöku.
- Sendir reikningar — yfirlit yfir rafræna reikninga sem Unimaze hefur tekið við til sendingar, með stöðu og upphæð.
- Mótteknir reikningar — rafrænir reikningar sem borist hafa; úr þeim verða útgjöld.
Flipinn „Stillingar“ — virkja Unimaze
Á Stillingar-flipanum er kort merkt Unimaze. Hvað birtist á kortinu fer eftir því hvort fyrirtækið hefur þegar virkjað rafræna reikninga:
- Ekki virkjað — stutt lýsing, kröfurnar sem fyrirtækið þarf að uppfylla og takkinn Virkja rafræna reikninga. Takkinn sést aðeins hjá Stjórnanda.
- Virkjað — stöðumerki aðgangsins (sjá töflu hér að neðan), takkinn Endurnýja (eða Reyna aftur ef virkjun mistókst), stillingar sjálfvirkrar móttöku og rofinn Virkt / Óvirkt efst í hægra horni kortsins.
Notandanafn, lykilorð og umhverfi (raun-/prófunarumhverfi) Unimaze-aðgangsins eru innri auðkenning milli PayGo og Unimaze. Þau eru hvorki birt né slegin inn á þessari síðu.
Gakktu úr skugga um að Kennitala og Netfang tengiliðs séu skráð undir Stillingar → Fyrirtækið → Upplýsingar.
Smelltu á Virkja rafræna reikninga á Unimaze-kortinu. PayGo stofnar aðgang fyrir fyrirtækið hjá Unimaze. Þegar það tekst birtist „Rafrænir reikningar virkjaðir“. Ef Unimaze á eftir að staðfesta aðganginn birtist í staðinn „Virkjun hafin — bíður staðfestingar Unimaze“. Mistakist virkjun birtist rauð villa, „Ekki tókst að virkja“, með skýringu.
Stöðumerkið við hlið takkans sýnir stöðu aðgangsins. Haltu músinni yfir merkinu til að sjá skýringu. Sé staðan Bíður staðfestingar smellirðu á Endurnýja síðar til að sækja nýjustu stöðu frá Unimaze. Sé hún Villa smellirðu á Reyna aftur.
Við virkjun kveikir PayGo sjálfkrafa á Sjálfvirk sótt reikninga og Sjálfvirk afgreiðsla móttekinna reikninga. Breyttu rofunum ef þú vilt og smelltu á Vista.
| Staða | Merking | Litur |
|---|---|---|
| Að stofna | Verið er að stofna aðganginn hjá Unimaze. | Blár |
| Bíður staðfestingar | Unimaze hefur ekki enn staðfest PayGo sem eiganda aðgangsins. Sending og móttaka verða virk um leið og það er staðfest — smelltu á Endurnýja. | Appelsínugulur |
| Virk | Bæði sending og móttaka rafrænna reikninga eru virk. | Grænn |
| Virk (sendir) | Sending og móttaka virk — fyrirtækið hefur þegar sent a.m.k. einn rafrænan reikning í gegnum Unimaze. Unimaze skiptir yfir í þessa stöðu eftir fyrstu sendingu. | Grænn |
| Óvirk | Aðgangurinn er til hjá Unimaze en er óvirkur — hvorki sending né móttaka er í gangi. | Grár |
| Villa | Virkjun mistókst. Villuboðin birtast undir merkinu; smelltu á Reyna aftur. | Rauður |
| Til hjá Unimaze — vantar aðgang | Aðgangur með kennitölu fyrirtækisins er þegar til hjá Unimaze en PayGo þekkir ekki lykilorð hans. Sending og móttaka eru óvirk þar til gengið hefur verið frá aðgangsupplýsingum handvirkt með Unimaze — hafðu samband við PayGo. | Gulur |
Stillingar eftir virkjun
Grænt merki Stillt við heitið Unimaze þýðir að PayGo hefur vistað aðgangsupplýsingar fyrirtækisins. Rofinn Virkt / Óvirkt efst í hægra horni kortsins kveikir og slekkur á þjónustunni og vistar breytinguna strax. Þegar hann er á Óvirkt sendir PayGo hvorki rafræna reikninga né sækir móttekna.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Sjálfvirk sótt reikninga | Rofi, sjálfgefið kveiktur. Á meðan þjónustan er virk athugar PayGo reglulega hvort nýir reikningar hafi borist frá Unimaze og vistar þá á flipanum Mótteknir reikningar. | Nei |
| Tímabil á milli sókna (mínútur) | Tala frá 5 til 1.440 (sjálfgefið 15). Gildið er vistað en hefur í núverandi útgáfu ekki áhrif. Á meðan sjálfvirk sókn er virk athugar kerfið eftir nýjum reikningum á um einnar mínútu fresti. | Nei |
| Sjálfvirk afgreiðsla móttekinna reikninga | Rofi, sjálfgefið kveiktur. Þá stofnar PayGo útgjald úr hverjum mótteknum reikningi sem bíður afgreiðslu. Sé slökkt á rofanum stofnast engin útgjöld og reikningarnir standa áfram sem Bíður. Á síðunni er enginn takki til að afgreiða stakan reikning, en þegar kveikt er aftur á rofanum afgreiðast þeir sem bíða. | Nei |
| Prófa tengingu | Takki sem prófar tenginguna við Unimaze með vistuðum aðgangsupplýsingum fyrirtækisins. Svarið er „Tenging við Unimaze tókst“ eða „Tenging við Unimaze mistókst“ með skýringu. Séu engar aðgangsupplýsingar vistaðar birtist „Notandanafn og lykilorð vantar“. | — |
| Vista | Vistar rofana og tímabilið. Þegar vistun tekst verður takkinn grænn með Vistað! í smástund og skilaboðin „Unimaze stillingar vistaðar“ birtast. | — |
Flipinn „Sendir reikningar“
Hér sjást rafrænir reikningar sem Unimaze hefur tekið við til sendingar, nýjustu efst. Efst í hægra horni kortsins er takkinn Uppfæra sem sækir listann að nýju. Listinn sýnir að hámarki 100 nýjustu reikningana, skipt á síður með vali um fjölda á síðu (teljarinn sýnir t.d. „1-20 af 45 reikningum“). Ef enginn reikningur er til birtist textinn „Engir sendir reikningar fundust“.
| Dálkur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Reikn.nr | Reikningsnúmerið. Sýnir „-“ ef ekki til staðar. | Sjálfvirkt |
| Dagsetning | Útgáfudagur reiknings á sniði DD.MM.ÁÁÁÁ. | Sjálfvirkt |
| Aðili | Móttakandi reikningsins (nafn eða kennitala). | Sjálfvirkt |
| Upphæð | Heildarupphæð ásamt gjaldmiðilskóða (t.d. „1.024 kr. ISK“). | Sjálfvirkt |
| Þjónusta | Merki fyrir þjónustuaðila: Unim (fjólublátt) fyrir Unimaze eða InEx (blátt) fyrir InExchange. | Sjálfvirkt |
| Staða | Staða sendingar — sjá stöðutöfluna hér að neðan. | Sjálfvirkt |
| (Aðgerð) | Auga-tákn Skoða nánar sem opnar upplýsingaglugga reikningsins. | Sjálfvirkt |
Stöður sendra reikninga
| Staða | Merking | Litur |
|---|---|---|
| Bíður | Reikningurinn er í biðröð og hefur ekki enn verið afgreiddur. | Blár |
| Sent | Þjónustuaðilinn hefur tekið við reikningnum. Hvort hann hafi borist móttakanda sést á sölureikningnum sjálfum (afhendingarstaða, uppfærð á 30 mínútna fresti). | Grænn |
| Villa | Villa kom upp við sendingu. Skoðaðu villuboð í upplýsingaglugganum. | Rauður |
| Hunsuð | Reikningurinn var merktur hunsaður og er ekki afgreiddur. | Grár |
Flipinn „Mótteknir reikningar“
Hér birtast rafrænir reikningar sem borist hafa frá öðrum fyrirtækjum, nýjustu efst (að hámarki 100). Efst í hægra horni eru tveir takkar: Sækja nýja reikninga (aðaltakki) lætur kerfið sækja strax úr Unimaze, bíður svo augnablik og uppfærir listann. Uppfæra lista sækir aðeins listann að nýju án þess að spyrja þjónustuaðilann. Ef enginn reikningur er til birtist „Engir mótteknir reikningar fundust“.
| Dálkur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Reikn.nr | Reikningsnúmer sendanda. | Sjálfvirkt |
| Dagsetning | Útgáfudagur á sniði DD.MM.ÁÁÁÁ. | Sjálfvirkt |
| Aðili | Sendandi reikningsins (nafn eða kennitala). | Sjálfvirkt |
| Upphæð | Heildarupphæð ásamt gjaldmiðli. | Sjálfvirkt |
| Þjónusta | Merki fyrir þjónustuaðila (Unim / InEx). | Sjálfvirkt |
| Staða | Staða móttekins reiknings — sjá töflu hér að neðan. | Sjálfvirkt |
| Útgjöld | Ef reikningurinn hefur verið gerður að útgjaldi birtist númer útgjaldsins sem hlekkur sem opnar útgjaldið. Annars „-“. | Sjálfvirkt |
| (Aðgerð) | Auga-tákn Skoða nánar sem opnar upplýsingaglugga. | Sjálfvirkt |
| Staða | Merking | Litur |
|---|---|---|
| Bíður | Reikningurinn hefur borist en er óafgreiddur (ekki enn orðinn að útgjaldi). | Blár |
| Unnið | Reikningurinn hefur verið afgreiddur og tengdur við útgjald. | Grænn |
| Villa | Ekki tókst að búa til útgjald úr reikningnum. Villuboðin sjást í upplýsingaglugganum. Reikningur í þessari stöðu er ekki reyndur aftur sjálfkrafa — hafðu samband við PayGo. | Rauður |
| Hunsuð | Reikningurinn var merktur hunsaður og er ekki afgreiddur. | Grár |
Hvernig móttekinn reikningur verður að útgjaldi
- Birgir er fundinn eftir kennitölu sendanda. Sé enginn birgir skráður með þá kennitölu stofnar PayGo nýjan.
- Bókhaldslykill hverrar línu ræðst fyrst af fyrri leiðréttingum á sama texta og birgi. Annars kemur tillaga frá gervigreind, og ef hún fæst ekki er notaður lykill 2100 (Vörukaup innanlands) ef hann er til.
- Útgjaldið stofnast ógreitt í stöðunni Í bið. Bókhaldsfærslan verður til þegar útgjaldið er samþykkt, svo farðu yfir lykla og VSK áður en þú samþykkir.
- PDF-mynd af reikningnum fylgir útgjaldinu sem kvittun. Kreditreikningur verður að útgjaldi með neikvæðri upphæð og tengist upprunareikningnum þegar hann finnst.
- Ef línurnar stemma ekki við heildarupphæð reikningsins fær útgjaldið athugasemd um að yfirfara þurfi það.
Upplýsingagluggi reiknings (Skoða nánar)
Þegar smellt er á auga-táknið opnast gluggi með ítarlegum upplýsingum. Innihaldið er breytilegt eftir stefnu (sendur/móttekinn) og þjónustuaðila.
| Reitur | Lýsing | Skylda |
|---|---|---|
| Reikningsnúmer | Númer reikningsins. | Sjálfvirkt |
| Þjónusta | Unimaze eða InExchange (litað merki). | Sjálfvirkt |
| Stefna | „Sendur“ fyrir útsenda reikninga, „Móttekinn“ fyrir móttekna. | Sjálfvirkt |
| Staða | Núverandi staða (Bíður / Sent / Unnið / Villa / Hunsuð). | Sjálfvirkt |
| Útgáfudagur | Dagsetning útgáfu. | Sjálfvirkt |
| Gjalddagi | Gjalddagi reiknings. | Sjálfvirkt |
| Móttakandi / Kennitala móttakanda | Birtist á sendum reikningum: nafn og kennitala móttakanda. | Sjálfvirkt (sendir) |
| Sendandi / Kennitala sendanda | Birtist á mótteknum reikningum: nafn og kennitala sendanda. | Sjálfvirkt (mótteknir) |
| Upphæð | Heildarupphæð ásamt gjaldmiðli. | Sjálfvirkt |
| Message ID | Auðkenni skeytis hjá þjónustuaðila (til uppflettingar). | Sjálfvirkt |
| Búið til | Tímastimpill þegar færslan var stofnuð (DD.MM.ÁÁÁÁ HH:mm:ss). | Sjálfvirkt |
| Útgjöld | Hlekkur á tengt útgjald ef til staðar. | Ef við á |
| Return Code / Return String | Aðeins fyrir InExchange: svarkóði og svartexti frá þjónustuaðila. | Ef við á |
| Villa | Villuskilaboð ef vinnsla mistókst. | Ef við á |
Neðst í glugganum eru takkarnir Skoða reikning og Loka. Skoða reikning birtir reikninginn myndrænt í stórum glugga. Hann er birtur í lokuðu umhverfi, svo forskriftir (script) sem sendandi kann að hafa sett í skjalið eru ekki keyrðar. Ef ekkert er hægt að birta kemur „Ekkert efni til að birta“.
InExchange svarkóðar (Return Code)
Fyrir reikninga sem fóru um InExchange birtist svarkóði með skýringu:
| Kóði | Merking |
|---|---|
| 100 | Reikningur móttekinn (grænt merki). |
| 110 | Rangt notandanafn eða lykilorð. |
| 120 | Ógilt undirreiknings gildi. |
| 999 | Óþekkt villa. |
Senda reikning rafrænt
Sölureikningur er sendur rafrænt af reikningnum sjálfum — ekki af þessari stillingasíðu. Til að viðskiptavinur fái rafræna reikninga þarf reiturinn Rafrænir reikningar (XML) að vera virkur á viðskiptavininum (í viðskiptavinaskrá eða á reikningnum).
Á viðskiptavini (eða á sölureikningnum) kveikirðu á Rafrænir reikningar (XML). Viðskiptavinurinn verður að hafa kennitölu, rafrænir reikningar þurfa að vera virkir hjá fyrirtækinu og móttakandi þarf að geta tekið við rafrænum reikningum — annars birtist viðvörun. Þegar tekst birtist „Rafrænn reikningur virkjaður“.
Opnaðu reikninginn sem á að senda. Ef viðskiptavinurinn er með rafræna reikninga virka og reikningurinn hefur ekki verið sendur birtist takkinn Senda rafrænan reikning.
Smelltu á Senda rafrænan reikning. Reikningurinn fer í vinnslu í bakgrunni. Þegar Unimaze hefur tekið við honum birtist hann á flipanum Sendir reikningar með stöðunni „Sent“. Mistakist sendingin sést villa á sölureikningnum og þar er hægt að Senda rafrænan reikning aftur.
