Kafli: StillingarBútur 14 af 341:45

Útgjaldastillingar

Sjálfgefinn lykill fyrir umframkostnað við greiðsluskráningu og hvernig útgjaldaflokkar eru stofnaðir og notaðir.

Prófaðu þetta í þínu kerfi

0:02 / 1:45

Útgjaldastillingar

Hraði

Handbókin

Uppskrift

Fylgja myndbandinu

Lesa síðuna í heild

Útgjaldastillingar

Sjálfgefinn lykill fyrir umframkostnað við greiðsluskráningu og flokkun útgjalda eftir eðli

Tvær aðskildar stillingasíður styðja við útgjaldaskráningu: Útgjaldastillingar (ein stilling — sjálfgefinn bókhaldslykill fyrir umframkostnað þegar bankafærsla er hærri en eftirstöðvar útgjalds) og Útgjaldaflokkar (til að flokka útgjöld eftir eðli, t.d. „Ferðakostnaður" eða „Skrifstofuvörur"). Báðar gilda fyrir allt fyrirtækið og allir notendur sjá sömu stillingu og sömu flokka.

Báðar síðurnar eru undir Stillingar → Innkaup & útgjöld: Útgjaldastillingar (slóð /dashboard/settings/expenses) og Útgjaldaflokkar (slóð /dashboard/expenses/categories). Í valmyndinni birtast þær hjá Kerfisstjóra (TENANT_ADMIN) og Bókhaldara. Til að vista útgjaldastillinguna þarf heimildina til að breyta stillingum fyrirtækisins (settings:write), sem innbyggða hlutverkið Bókhaldari hefur ekki — Bókhaldari sér stillinguna en fær villuboð við vistun, og þá þarf kerfisstjóri að vista hana. Til að stofna, breyta og eyða útgjaldaflokkum þarf heimildina til að skrá útgjöld (expenses:write).

Útgjaldastillingar

Síðan Útgjaldastillingar ber eitt spjald, Greiðsluskráning, með einni stillingu: „Sjálfgefinn lykill fyrir umframkostnað". Bankakröfur bera oft tilkynningar- eða greiðslugjald ofan á höfuðstólinn, svo bankafærslan sem berst er hærri en eftirstöðvar útgjaldsins sjálfs. Þegar slík færsla er valin á ISK-útgjald í glugganum Skrá greiðslu og mismunurinn er að hámarki 2.000 kr. og 5% af eftirstöðvunum, stingur kerfið upp á að bóka mismuninn sem umframkostnað án VSK — og lykillinn sem stilltur er hér er forvalinn í þeirri uppástungu.

Uppástungan er aldrei bókuð sjálfkrafa: þú samþykkir hana með Bóka sem umframkostnað eða hafnar henni með Hunsa, því mismunurinn getur líka verið raunveruleg ofgreiðsla. Nánar er fjallað um greiðsluskráninguna á síðunni um greiðslur útgjalda.

1

Opna síðuna

Farðu í Stillingar → Innkaup & útgjöld → Útgjaldastillingar. Spjaldið heitir „Greiðsluskráning".

2

Velja bókhaldslykil

Í fellilistanum „Sjálfgefinn lykill fyrir umframkostnað" (sýnir „Veldu bókhaldslykil…" þegar ekkert er valið) velurðu lykil; hægt er að leita eftir númeri eða heiti. Í listanum eru virkir gjaldalyklar (tegund EXPENSE) og lyklar sem eru merktir „Veljanlegur sem flokkur útgjalda" í lyklaskránni. „Ekkert forval" hreinsar valið.

3

Vista

Smelltu á Vista. Hnappurinn verður grænn með gátmerki og textanum „Vistað!" og skilaboðin „Útgjaldastillingar hafa verið vistaðar" birtast.

Útgjaldastillingar

Stækka

Útgjaldastillingar — spjaldið Greiðsluskráning með sjálfgefnum lykli fyrir umframkostnað

Sé ekkert valið hér er lykill 2365 forvalinn, ef hann er virkur gjaldalykill í lyklaskrá fyrirtækisins; annars er enginn lykill forvalinn og þú velur hann sjálf/ur í uppástungunni. Sama varaleið gildir ef lykillinn sem valinn er hér er ekki lengur virkur gjaldalykill. Stillingin geymir sjálft auðkenni lykilsins (UUID), ekki lykilnúmerið — lyklaskráin er per fyrirtæki, svo lykilnúmer getur verið mismunandi milli fyrirtækja.

Lykill sem er valinn hér telst í notkun: ekki er hægt að eyða honum né gera hann óvirkan í lyklaskránni á meðan. Ef leggja á lykilinn niður skaltu fyrst velja annan lykil (eða „Ekkert forval") hér og vista.

Útgjaldaflokkar

Útgjaldaflokkar (Stillingar → Innkaup & útgjöld → Útgjaldaflokkar) gera þér kleift að flokka útgjöld eftir eðli þeirra, t.d. „Ferðakostnaður", „Skrifstofuvörur" eða „Markaðssetning". Þú velur flokk (valkvætt) í reitnum Flokkur þegar þú skráir eða breytir útgjaldi — líka í farsímaappinu — og getur síað útgjaldalistann eftir flokki. Útgjaldalistinn sýnir heiti flokksins í annarri línu Söluaðili / lýsing-dálksins, á undan lýsingunni. Hver flokkur fær lit sem birtist í flokkatöflunni.

Útgjaldaflokkur hefur engin áhrif á bókhald. Bókhaldslykillinn sem útgjaldið bókast á er valinn á hverri línu útgjaldsins, óháð flokknum — flokkurinn er eingöngu til flokkunar og síunar.

Útgjaldaflokkar

Stækka

Útgjaldaflokkar án flokka — tóm staða með hnappnum „Stofna fyrsta flokkinn"

Listinn yfir flokka

Efst á síðunni er fyrirsögnin Útgjaldaflokkar með undirtexta „Stjórna flokkum fyrir útgjöld". Hægra megin er hnappurinn Endurhlaða sem sækir listann að nýju frá þjóninum. Fyrir ofan töfluna er hnappurinn Nýr flokkur og leitarreitur með ábendingunni „Leita eftir nafni…". Leitin síar töfluna jafnóðum eftir nafni flokks (óháð há-/lágstöfum).

Dálkur	Lýsing
Litur	Litaður hringur sem sýnir lit flokksins. Grár ef enginn litur er skráður.
Nafn	Heiti flokksins.
Lýsing	Nánari lýsing ef til er, annars „-".
Staða	Grænn merkimiði Virkur eða grár Óvirkur.
Aðgerðir	Hnapparnir Breyta og Eyða fyrir hverja línu.

Taflan er með síðuskiptingu (10 línur á síðu sjálfgefið), stærðarval á síðu og telur samtals fjölda með textanum „Samtals X flokkar". Séu engir flokkar til — eða finni leitin engan — birtist tóm staða með textanum „Engir flokkar fundust" og hnappnum Stofna fyrsta flokkinn.

1

Opna stofnunargluggann

Smelltu á Nýr flokkur. Gluggi með titlinum „Nýr flokkur" opnast. Flokkur er sjálfgefið virkur og með bláan lit.

2

Slá inn nafn (skylda)

Skráðu heiti flokksins í reitinn Nafn, t.d. „Ferðakostnaður" (hámark 100 stafir). Nafn er nauðsynlegt — annars birtist skilaboðið „Nafn er nauðsynlegt". Nafnið verður að vera einstakt; sé það þegar til fæst villan „Útgjaldaflokkur með nafnið ... er þegar til".

3

Bæta við lýsingu (valfrjálst)

Skráðu valkvæða lýsingu í Lýsing-reitinn til að útskýra hvað flokkurinn nær yfir.

4

Velja lit

Í Litur-fellilistanum velurðu einn af forstilltum litum. Hver kostur sýnir litaðan hring við hlið litarheitisins.

5

Stilla stöðu

Rofinn Virkur stjórnar því hvort flokkurinn er í boði þegar útgjöld eru skráð. Slökktu á honum til að fela flokkinn án þess að eyða honum.

6

Vista

Smelltu á Vista. Þegar tekst birtist skilaboðið „Flokkur stofnaður", glugginn lokast og listinn uppfærist. Notaðu Hætta við til að loka án þess að vista.

Reitur	Lýsing	Skylda
Nafn	Heiti flokksins, að hámarki 100 stafir. Verður að vera einstakt innan fyrirtækisins.	Já
Lýsing	Valkvæð nánari lýsing á flokknum.	Nei
Litur	Forstilltur litur til að auðkenna flokkinn sjónrænt.	Nei
Virkur	Rofi sem ræður hvort flokkurinn er í boði við skráningu útgjalda.	Nei

Litavalkostir

Í litafellilistanum eru eftirfarandi litaheiti: Blár, Grænn, Appelsínugulur, Rauður, Fjólublár, Blágrænn, Bleikur, Gulur, Grár og Svartur. Liturinn birtist sem hringur í Litur-dálki töflunnar og hjálpar til við að greina flokka fljótt í sundur.

1

Breyta flokki

Smelltu á Breyta í aðgerðadálknum. Sami gluggi opnast, nú með titlinum „Breyta flokki" og reitirnir forútfylltir. Gerðu breytingar og smelltu á Vista — skilaboðið „Flokkur uppfærður" birtist.

2

Eyða flokki

Smelltu á Eyða. Staðfestingargluggi með titlinum „Eyða flokki?" og textanum „Ertu viss um að þú viljir eyða þessum flokki?" birtist. Staðfestu með Eyða eða hættu við með Hætta við. Þegar tekst birtist „Flokki eytt".

Ekki er hægt að eyða flokki sem er í notkun. Ef eitthvert útgjald vísar í flokkinn birtist villan „Ekki er hægt að eyða þessum flokki þar sem X útgjöld nota hann". Í slíkum tilvikum skaltu frekar merkja flokkinn sem óvirkan — þá hverfur hann úr vali við skráningu en eldri útgjöld halda tengingunni.

Staða	Litur	Merking
Virkur	Grænn	Flokkurinn er í boði í reitnum Flokkur við skráningu útgjalda og í flokkasíu útgjaldalistans.
Óvirkur	Grár	Falinn úr reitnum Flokkur og úr flokkasíu útgjaldalistans; eldri útgjöld halda tengingunni og sýna áfram heiti flokksins.

Haltu flokkum einföldum og lýsandi — það gerir útgjaldalistann læsilegri og skráningu fljótlegri. Í stað þess að eyða úreltum flokki er oftast betra að slökkva á Virkur til að varðveita söguleg tengsl. Sjálfgefna umframkostnaðarlykilinn hér að ofan þarf aðeins að stilla einu sinni — hann er forvalinn í hvert sinn sem kerfið stingur upp á umframkostnaði við greiðsluskráningu.

Næst · Bútur 15 af 34

Greiðslumátar útgjalda

Hvað greiðslumátar útgjalda eru, hvernig þú stofnar þá og tengir við sjóðs- eða bankalykil, og hvers vegna þeir birtast ekki þegar útgjöld eru greidd.

Horfa á næsta bút · 1:32